現場執行總體方案

2021-03-04 09:55:33 字數 4865 閱讀 1462

中國·貴州生態產品(技術)博覽會現場執行工作細案

一、任務目標

1、服務好開幕式和簽約儀式,保障活動按時有序進行;

2、服務好各場館主辦單位,協調主搭建服務商與組委會、與貴陽國際會展中心呢之間的對接工作。

3、保障登入大廳和4個場館按組委會要求,高效有序推進布展、開展、拆展等各項工作。

二、人員配備(70人)

1、外場工作組:指揮人員3人,志願者4人,安保人員14人(登入大廳入口4人,停車場6人,巡邏組4人)

2、登入大廳現場組:指揮人員2人,禮儀8人(貴賓休息室外2人,室內6人),志願者8人,音像4人(音響控制2人,**控制2人)安保人員8人(入口4人,貴賓休息室出口4人),攝影攝像2人

3、展館組:安保16人(每個場館4人),聯絡協調4人(每個場館1人)

4、後勤組:統籌4人,交通保障2人,財務1人

三、組織機構

四、工作職責

1、現場執行工作組長:

● 根據本方案確定各分組組長人員,並要求各分組做出各自工作執行方案

● 根據開幕式和簽約儀式流程,保障各組人員提前到位,並按程式完成工作

● 根據各組反應的情況,統一協調解決

2、外場組工作職責

● 門崗保安人員負責登陸大廳的秩序維護和驗票工作

● 停車崗保安人員負責引導車輛按車位停放

● 巡邏崗保安人員負責場館外圍的步行巡邏工作和臨時機動

● 志願者負責場外機動補充工作

● 指揮崗負責整個外場的工作安排和臨時事宜處理以及與場內的聯絡工作

3、登入大廳現場組職責

● 指揮組總指揮,負責整體排程和協調

● 指揮組導演,負責音**工作和儀式程式的指揮協調

● 指揮組聯絡,負責無線通訊不暢通時,及時傳達口令

● 門崗保安人員負責進場觀眾的疏導工作

● 貴賓休息室保安人員負責最外圍的保障工作

● 志願者負責觀眾的指引和諮詢工作

● 禮儀人員負責開幕式和簽約儀式的禮儀引領工作

● 音像組的音響控制人員根據工作台本和現場導演的指令,完成音響控制工作

● 音像組的**控制人員根據工作台本和現場導演的指令,完成音響控制工作

4、展館組工作職責

● 安保崗負責巡查各自負責的場館,主要職能是消防檢查、隱患排除和秩序規範(吸菸、動火等)

● 聯絡崗負責對接各場館主布展商和會展中心,協調處理問題,無法處理時上報組委會

5、後勤保障組工作職責

● 統籌崗負責保障現場執行團隊的後勤工作,包含交通、通訊、工作餐以及臨時的協調任務

● 財務崗負責現場不可預計費用的支付,以及發布會臨時費用的收取

● 交通崗負責開幕式交通管制期間,工作人員的進出交通調配以及平日開展時,應急事項的交通工具保障

五、區域責任劃分及人員配置表

六、工作細案

1、開幕式及簽約儀式細案

一、時間:

2023年7月19日

9:00—9:30 開幕儀式

9:30——9:45 簽約儀式(安排於開幕式過程中)

9:45—10:30 領導巡館

二、地點:

貴陽國際會展中心登入大廳

三、出席人員(邀請約500人):

1、國家領導及部委領導(10人,環保部及各展館牽頭單位對應部委領導)

2、外省領導及陪同人員(8人)

3、貴州省、市領導及陪同人員(20人)

4、組委會相關領導(10人)

5、相關直管部門領導(20人)

6、相關直管部門代表(200人)

7、各市州投促局領導及簽約嘉賓(120人)

8、企業代表、國際組織代表(50人)

9、參展企業代表(50人)

10、新聞**代表(30人)

四、貴賓席人員

領導和貴賓(vip,共計12人左右,就坐貴賓席)

名單:五、活動流程

(一)迎賓流程

1、8:10——各直管部門領導及代表、參展企業代表在開幕式現場候場。提前15分鐘在大廳廣播通知代表入場。各工作人員協助引導代表進場。

2、8:30——領導及貴賓進入貴賓休息室(位置待定)休息,簽名、佩戴胸花。

3、8:45——由工作人員(禮儀)引領貴賓席貴賓就座。

4、8:55——由工作人員(禮儀)引領貴賓席貴賓登上主席台,按地貼序號站位。貴賓席貴賓就位後,8名志願者速在主席台兩側按指定位置就位(兩邊各4名)。

說明:受邀領導按分工由專人負責聯絡了解出發時間。貴賓的迎接由各陪同人員提前通知出發時間。

領導及貴賓車輛進入會展城後,由專人引導分別進入各停車車位。展館外設立貴賓和嘉賓車位,並確保其他各類車輛停車有序。

領導及貴賓到達後由工作人員引領至貴賓休息室。

貴賓休息室門口安排2名志願者迎賓服務,室內安排6名志願者,準備簽到簿和30朵胸花。負責貴賓簽到、佩戴胸花。

貴賓休息室提前放置會刊、宣傳報紙、貴賓站位圖(示意圖見附件1)。

(二)開幕式流程

會前準備

1、8:00主會場做好迎賓準備。工作人員全部到位,進場對現場環境、裝置進行最後檢查。

2、8:10,現場**暖場**,吸引觀眾。

3、8:30起,暖場**表演,8:50停。

4、8:52起,開幕式會場配樂(曲目待定)起,8:57-9:00,由志願者引導領導及貴賓登上主席台。

(主席台按預先安排好的座位,對應名字入座)

開幕式流程:

1、9:00配樂停,主持人介紹領導和嘉賓

2、9:05-9:10,省領導(待定)致辭

3、9:11-9:16,市領導(待定)致辭

4、9:17-9:25,組委會領導致辭,介紹論壇和博覽會概況

5、9.26-9:28,簽約組織工作

6、9.28-9:38 簽約儀式

(1)落實簽約嘉賓在開幕式前入場並在指定區域就坐,簽約文字由專案組事先統一印製並發放給簽約代表隨身攜帶備籤。

(2)禮儀人員引導參會領導上主席台入席;(完畢)

(3)主持人介紹參會領導(完畢)

(4)主持人請雙方嘉賓簽約(完畢)

(5)主持人祝賀簽約雙方合作順利

(6)主持人宣布集中簽約儀式結束(禮儀人員引導領導離場)。

7、9:38-9:40,省領導啟動開幕環節,宣布生態博覽會開幕!(電視背景鳴放焰火、迎賓禮花,廳內****)

8、9:40-9:43 邀請領導嘉賓在主席台合照留念

9、9:43起,開幕式結束,引導領導和貴賓巡館(新聞**全程跟蹤拍攝報道)

巡館線路及流程(由各分館提供各館的路線,然後統籌整體巡館路線——時間約50分鐘)

9:43 開幕式結束,領導準備巡館

9:43~9:53 1號館

9:53~10:03 3號館

10:03~10:13 4號館

10:13~10:23 2號館

10:28 巡館結束,離開展館(安排下一項活動)

登台大廳平面圖

領導巡館圖

六、現場布置:

(一)主席台:

1、主席台(舞台)鋪設綠色地毯,製作博覽會開幕式及簽約儀式**背景(3d動畫+實景)。

2、主席台設立式話筒4支,左右各2支,供主持人、領導致辭用。另備無線話筒1支。

3、音響及調音師:1000瓦音箱4個,350瓦返聽音箱2個,調音師1名現場操控。

(二)大廳內環境:

主席台台口及兩側布置綠植。

(三)大廳外場布置:

1、現場布置道旗若干。

2、登入大廳入口處設參展商名錄及展位分布圖。

(四)貴賓休息室:

1、休息室提前擺放茶水、水果、手巾,會刊、宣傳報紙、貴賓座位圖。室內提前擺放台花4盆。

2、工作人員按照分工,負責聯絡貴賓出發及到達現場時間,引領貴賓在貴賓休息室簽到,佩戴胸花,了解主席台站位圖。

(五)觀眾區:

觀眾區位於主席台下正前方,兩頭設「嘉賓區」標識牌。其餘觀眾自由站立。

七、保安、禮儀、攝像

(一)禮儀配備:

1、 休息室安排6名志願者接待及佩戴胸花、倒茶水。

2、 2名負責站門口迎賓。

3、 開幕式開始前,6名志願者負責引領領導上主席台。開幕式開始時,8名自願者統一分列主席台台下兩側。

4、 開幕式結束後,2名自願者負責引領貴賓參觀展區。其餘6名自願者迅速集中至展會門廳,列隊迎候貴賓和觀眾。

(二)保安配備:

場館內外配備保安60名。分別負責引導車輛停放、入口安檢、場館秩序維護和巡查等。具體各位置人員配備詳見後勤保證方案。

(三)攝影、攝像:

整個活動重要環節,安排攝影、攝像,留存資料。

八、開幕式籌備工作任務分工

(一)從7月10日開始至7月18日止,每天與市組委會對接將出席開幕式的國內外領導、知名人士、專家學者、企業家的落實情況,確保全面準確及時掌握所邀請嘉賓的全體名單和反饋落實情況。責任人:

(二)7月12日將所有已經落實的參會名單彙總(確定級別,以便分類排序),並列印出席開幕式的領導及嘉賓名單(7月16日初排序圖送審)。

(三)會場布置工作:包括登入大廳所有的布置、進出通道、桌椅擺放、花卉布置、音響、同傳、攝影裝置等準備布置。責任人:

(四)安保:開幕式前,18號晚上對會場進行全場搜爆工作後由警衛和會展中心保安人員接管會場。所有進出會場的人員必須出具相關證件。

附件1開幕式貴賓站位圖(主席台)

觀眾區 2、登入大廳展會期間執行方案

一、登入大廳展會期間職能

1、入場觀眾分流,資訊查詢,會展服務

2、各場館總服務台

3、各場館新聞發布會

二、區域及分工

三、工作流程

1、開展前工作流程

(1)7月13日前,統計完畢舉辦新聞發布會或技術交流會的的申請表,根據申請人數統一安排發布會時間;

(2)根據申請數量安排時間,如果會議較多,則按場館順序舉辦:19日1號館專場,20日2號館專場,21日3號館專場,22號4號館專場;如果場次不多,則安排在7月19日下午、20日全天;

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