會議營銷指導手冊（2）——
會前的準備整套的會銷流程
（五）會前準備?
會前分工
策劃部提前一周確定聯誼會的時間、地點，並告知所有人員；考察會場，確定會場能容納人數、各區域位置，檢查相關裝置；於會議前２～３天將會議資料、禮品等一切會務用品準備妥當，聯絡講師、演員；每份會議資料報括：系列宣傳品、自查表、身體檢測表（含身高、體重、血壓），每位參會顧客都應得到這樣乙份資料。?
銷售部? 銷售部在收到會務通知後，協同資料部發放消費者目標顧客名單。
財務部? 準備貨物、手提袋、發貨單、發票等物品。
服務中心? 落實典型顧客名單，於會議前將典型顧客的具體情況通知策劃部，由會務部主任通知主持人；整理若干名"××（產品名）健康之星"的資料並洽談好會議中相互配合的有關事宜，選擇的"健康之星"必須是服用產品後收到了突出效果、對公司和產品的忠誠度都很高的顧客，要讓他們很樂意在會上談自己的感受（他們可長期輪流作為聯誼會的典型發言顧客）。?
場地確定?
選擇檔次比較高的會議室或多功能廳（最好是星級賓館內的，一定要有投影螢幕、無繩麥克風等裝置），並要求賓館方提供相應的服務，如會場布置、音響配合、進入會場指示牌及茶水準備等。場地容量既要考慮到與會人員的座位，又要為與會人員留下足夠的活動空間，且會場大廳外最好有比較寬敞的走廊，以便設定簽到區和檢測區。會務部應在會議前一周確定會場，並親自到會場考察情況。?
物品準備?
橫幅準備是會議籌備中一件重要的工作，其作用是渲染會場氛圍，內容要準確、簡潔地反映會議的主題。?
（六）會場準備?
活動現場好比乙個人的臉，它的好壞代表乙個企業的精神面貌，亦可影響到活動的效果。如懸掛彩帶、氣球等可體現喜慶氣氛。
迎賓區? 迎賓區入口處應有醒目的引導牌，禮儀小姐身披綬帶，統一穿鮮豔的服裝，對顧客應主動上前迎接，挽扶老人，將其領到簽到區。
簽到區? 一般位於會場的入口處。簽到區要求乾淨、整潔，最好有台布；要收集邀請函及發放資料袋、摺頁、自查表、宣傳資料等。
測試區? 測試區桌面上的儀器要求擺放井然有序，螢幕擺放的方向要便於消費者**；測試桌上要乾淨、整潔（特別指出：在測量的時候要注意對用過的酒精棉球及紙巾進行處理，不要丟在桌面上），最好用印有企業標誌的桌布；測試區與講座區要分開（不能在同一區域中，那樣容易引起混亂）；規定適當的測試時間（講座和**錄影時不允許檢測）。
售貨區? 要求產品擺放整齊，產品展示要醒目，要包裝彩帶；售貨桌上最好用印有企業標誌的桌布；桌子正上方要懸掛印有"售貨區"的展示牌；寫有優惠政策內容的海報要貼在售貨區的後上方，位置要醒目，書寫要整齊大方，內容包括優惠政策、饋贈禮品的種類等；要注意聯誼會售貨時的安全性，首先要考慮聯誼會的舉辦場所是否安全，最理想的是在公司內的大型服務中心，或者是在酒店、賓館舉行，要注意事前辦理好產品展銷會的相關手續，可以在賓館、商場、超市內鋪貨銷售或者在會場上只簽訂單，然後在會後送貨。
陳列區陳列要求醒目、有序、整體統一；展區要燈光明亮；展板最好陳列在進出口處。
專家諮詢處? 專家諮詢處的桌子上最好要用印有企業標誌的桌布；諮詢桌上要放置印有"醫學顧問"字樣且標明其職稱（如××教授，××主任醫師）的席牌；桌子正上方要懸掛印有"諮詢區"的展示牌，專家諮詢處展牌懸掛要醒目；諮詢處與購貨區相鄰（諮詢後便於顧客購買產品），諮詢點要乾淨、整潔。
條幅? 條幅的顏色要能烘托現場氣氛；會場的大門口、出口處的正上方、入口處的對面、主席台的正上方都可以懸掛條幅（主席台正上方要懸掛帶有活動主題的條幅）；懸掛的各種條幅，內容、色彩、字型要協調一致；條幅製作要乾淨、整潔、醒目。
投影螢幕擺放醒目，規格應統一，便於每一位顧客舒服、清楚看到幻燈片內容；螢幕與投影之間無障礙；螢幕懸掛要處於背光區。
樣品展示區產品模型或樣品要醒目、突出、整齊；樣品盒要乾淨、整潔；樣品區的目的在於展示產品，不同於售貨區，因此，樣品展示區要設在較醒目的位置。
禮品區? 禮品區應設在主席台旁，以便形成視覺效果；同時要與售貨區相鄰，利於銷售；禮品包裝要大而醒目，要包裝彩帶，要體現禮品價值。
顧客區? 要井然有序，每桌７人（其中１名事業代表）；顧客區的布置要便於顧客**投影、錄影。
桌椅布置布置要適合活動的主題，應體現方便性和有序性，即有利於顧客來回走動，坐得舒服。
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