國立台北科技大學
檔名稱
檔案編號：
制定單位：
制定日期：
c05p01-02a
1、 目的：使品質系統所使用之檔案迅速、正確流通，以確保各相關單位能適時獲得
適當且有效之最新檔案。
二、範圍：本校所提供之服務物件為各單位教職員工及學生。
三、權責：
3.1檔案審核許可權。
3.2檔案之分發、收回、銷毀及管制：文書組。
3.3檔案制訂、修訂及廢止：原制訂單位主管。
四、定義：無。
五、作業內容：
5.1 檔案編碼系統：各類檔案之制訂、修訂均需由文書單位，依檔案編碼
系統編號處理。
5.1.1 檔案編碼系統：
流水號m：品質手冊
檔案類別p：程式
單位別（如附件一） w：辦法、規範
5.1.2 表單編碼系統：
表單版本a.b.c…….
表單流水號
檔案編號
5.1.3 總務文管人員對檔案編碼應予以管制，檔案編碼不得有重複之
情形。 5.2 檔案制訂、修訂、廢止作業：
5.2.1 檔案制訂作業：視業務需要及組織任務，由相同單位指定專人，
以各類檔案標準格式，依業務需求擬案後，填妥
「檔案制訂、修訂、廢止申請單」，由擬案單位以
「標準檔案格式」擬案送相關單位會簽無議後，
呈擬案單位主管審查後，頒布上網發行（檔案審
查、核准、頒布上網發行等階段，若有任何異議
得由原擬案者修改之，必要時得召開會議）。
5.2.2 各檔案發行時，檔案及表單編碼均為a版，修訂變更後為b版，依
此類推為c………z，再重複使用。
5.2.3 檔案之修訂作業：檔案若有不合現狀需修改、增訂者，得由提議單
位填寫「檔案制訂、修訂、廢止申請單」，提出
修訂原因，交原擬案單位研議修改。修改完成後
檔案審查、核准、頒布發行作業內容，同檔案制
訂作業。
5.2.4 手冊、程式或辦法、規範之修訂，以5.2.2 規定發行之。表單修訂
時，原擬案單位應以「檔案制訂、修訂、廢止申請單」提出，經相
關單位主管審核後由網管人員予以上網更新。
5.2.5 檔案之廢止作業：
5.2.5.1 檔案廢止之申請、審查、核准、頒布作業同檔案修訂作業。
5.2.5.2 檔案廢止後，原檔案之編號應列管，不可再重複應用。
5.3 檔案分發、收回作業：
5.3.1 經頒布發行之檔案，得由總務文書人員，以「檔案總覽表」列帳管理
，並予以上網。
5.3.2 表單不予以上網，以書面方式頒布發行，由總務文書人員加蓋發行章，並於換版時舊版自動失效。
5.3.3 修訂及廢止時，應由總務文書人員，要求網管人員予以上網更新。
5.3.4 修訂及廢止時，舊版失效檔案應於新檔案頒布後發行時，即刻失效。
5.3.5 各檔案使用之表單均當作附件。
5.4 檔案儲存、作廢作業：
5.4.1 各檔案類別之儲存及作廢：
5.4.1.1 收文單位應依據「檔案總覽表」對應上網檔案之正確性。
5.4.1.2 總務文書組需將前次版本變更之原案加蓋「作廢章」後予以
儲存，並與有效檔案分開儲存。
5.5 檔案之檔案管理：
5.5.1 各單位使用之檔案需置於各單位作業場所。
5.5.2 使用單位不得列印正式檔案。
5.5.3 各部門需設有專人管理檔案，且納入內部品質審核專案中，以確保資
料之正確使用。
5.5.4 總務文書人員需依據檔案變更狀況更新「檔案總覽表」，以顯示檔案
之最新版本，及分發狀況。
5.6 電子**:
5.6.1 電子**應於檔案總覽上標示現行之版本。
5.6.2 使用備份之磁片亦應標示檔案版本狀態避免誤用,並應防止其損壞。
5.6.3 所有電子**列印之報表資料,均由使用者自行保管。
六、相關檔案：無。
七、相關表單：
7.1 檔案制訂、修訂、廢止申請單
7.2 檔案首頁
7.3 檔案內頁
7.4 檔案總覽表
附件一：各單位簡碼
檔案制訂、修訂、廢止申請單
□ 制定 □ 修訂 □ 廢止no：
c05p01-01a
國立台北科技大學
檔名稱
檔案編號：
制定單位：
制定日期：
c05p01-02a
檔案總覽表
□ 程式檔案外部檔案
□ 辦法規範表單、紀錄製表日期： 年月日
核准制表c05p01-03a
檔案管制程式
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