1.0 目的
為了公司的質量體系檔案得到有效控制，確保體系運作的有效性，保證各相關部門都能及時有效獲得最新版本的受控檔案，減少檔案的非預期使用，防止使用失效與作廢檔案。
2.0 適用範圍
本公司所有質量體系檔案及與之產生有關的記錄。
3.0 引用檔案和術語
3.1 參考iso9001-2000版本標準。
3.2 正本檔案：原案檔案,由檔案原審批部門正式簽署的檔案，由文控員儲存。
3.3 副本檔案：原案檔案影印件（分發給各部門使用檔案）。
4.0 職責
4.1總經理：負責核准質量管理體系手冊、程式檔案、**檔案和外來檔案。
4.2技術總監：負責技術性檔案（**檔案）的核准。
4.3文控員：按照本程式進行檔案的發放、存檔、**、銷毀及受控。
4.4其它部門：負責本部門職能範圍內檔案的編制，審核。
5.0 程式
5.1 檔案的編寫與審批
5.1.1質量手冊由總經理組織編寫及批准發布。
5.1.2程式檔案由相關職能部門組織編寫，總經理批准發布。
5.1.3各類作業指導檔案連同運作產生之表單記錄,由相關職能部門編寫，總經理或生產廠長審核（根據具體所分管的部門）
5.1.4本公司質量體系正本檔案交文控員管理受控。
5.2 檔案的發放
5.2.1檔案的分發範圍由總經理審批決定。
5.2.2相關人員負責接收相關檔案，接受受控檔案時需在《檔案收發記錄表》中簽名以示收到，不得使用非受控版本或擅自影印受控檔案。
文控員根據《檔案分發確認表》發放到各個部門、發放份數加蓋「受控檔案」印章，原件由文控員儲存不需蓋「受控檔案」章。在新檔案發行後，必須將舊檔案交回文控，並由文控確認交回檔案無誤,若有異常，則必須查明原因，並加以對策。
5.2.3發放的受控檔案在使用時有遺失等現象,檔案接受人罰款10元/份,文控再給發放乙份.
5.2.4如外部要求提供質量手冊、程式檔案、**檔案等，由相關部門填寫《檔案申請單》，由總經理審批，方可外發,不得帶出公司.
5.3 檔案的狀態標識：
5.3.1《質量手冊》、《程式檔案》、作業指導類檔案等受控檔案，發放到各部門需蓋「受控檔案」印章，文控員處保留原件不需蓋「受控檔案」印章，作廢檔案須加蓋「作廢檔案」印章。
5.3.2 所有外來檔案發放份數一律蓋上「外來檔案」印章，並登記到《外來檔案一覽表》，按其原來編號進行管制，並按公司受控檔案發放。
5.4 檔案的修訂：
5.4.1在下述情況下需由相關部門對檔案進行的評審,確認檔案修訂的需求:
a.質量管理體系策劃的結果;
b.體系審核的結果及管理評審的輸出;
c.採取糾正預防措施;
d.與客戶溝通或客戶反饋資訊要求;
e.資料分布的結果。
5.4.1檔案修改時，由提出人員（單位）進行修改,更改後的檔案需經授權人員重新審核。
5.4.2更改或換版後的檔案，由文控員對各部門的舊版檔案進行**，並發放新版檔案，但文控員需對歷次版本變更的正本予以儲存，加蓋作廢印章區分於有效檔案，作廢正本檔案儲存２年，其它檔案儲存半年
5.5 檔案的銷毀作業：
5.5.1各部門**的舊版副本檔案，由文控員銷毀，其餘作廢檔案保留原件應註記「作廢」標識，以作參考或追溯,避免使用作廢檔案，如受控部門因管理不善，致使作廢副本檔案不能及時收回，文控人員應在簽收時加備註，並報到總經理處理。
5.6 檔案使用：
5.6.1現場使用的檔案，須置於作業現場，使用部門不得影印正式檔案。
5.6.2非現場使用檔案，由各部門自行集中管理。
5.6.3使用部門如發現檔案缺頁、破損、字跡模糊，應填寫《檔案申請單》交總經理審批，要求文控員補發，檔案使用部門不得以影印方式自行處理。
5.6.4任何人不得在正式檔案上加標記或書寫任何文字、字母、符號。
5.6.5檔案的借閱規定：到文控員借用檔案，須總經理批准方可借用，借用人不得將檔案私自影印。
5.7 外來檔案的管制：
5.7.1本公司與系統有關的外來資料主要包括國際標準、國家標準、行業標準、和技術檔案等。
由相關部門負責收集，並做好《外來檔案一覽表》，由總經理核准，原件由文控員保管（客戶知識專利資料由開發部保管），影印件由文控員加蓋「外來檔案」印章後給相關部門使用。有關儀器裝置操作說明書原件由開發部保管。
5.7.2標準資料由品質部負責每年至少一次到相關標準局查詢,發現有新版重新修訂,舊版本作廢。
5.7.3外來檔案的其它管理專案的管理方式同本公司發行檔案。
5.8 質量體系檔案可以使用電子**的形式儲存，當本公司質量體系檔案需要存於電子**時：需由專人輸入電腦，電子文件需備份存檔，以防檔案損毀。
電子**的形式檔案需有防病毒措施。電子**的批准:需要批准時列印出此文件由批准人簽名後存檔,當沒有列印稿時,由文件的最後操作人承擔責任.
5.9 檔案版次的管理：
檔案版次由制訂時的日期形成。（***x年x月x日）
5.10檔案編號的管理：
5.10.1質量手冊：
hl-qm-□□□
流水號質量手冊代號
公司代號
5.10.2程式檔案：
hl-qp-□□□
流水號程式檔案代號
公司代號
5.10.3**檔案：
hl-wi
流水號部門(人事部:rs 行政部：xz;生產部:sc;品質部:pz;物控部:wk;採購部：
cg； 業務:yw；財務部:cw；開發部:kf;工程部:gc)
**檔案代號
公司代號
5.10.4**檔案：
hl-qr
流水號部門(人事部/行政部:rx;生產部:sc;品質部:pz;採購部：cg；業務:yw；財務部:cw；開發部:kf;工程部:gc)
**代號
公司代號
注： bom單由產品型號，日期形成。（bom-產品型號-日期）
生產工藝流程由拉別，產品型號，人數，日期形成（gy-拉別-人數-日期）
6.0 相關檔案
《質量手冊》
7.0 附件
《檔案收發記錄表》
《檔案申請單》
《外來檔案一覽表》
制定： 王蘭玉核准：李侃
檔案及管制程式
國立台北科技大學 檔名稱 檔案編號 制定單位 制定日期 c05p01 02a 1 目的 使品質系統所使用之檔案迅速 正確流通，以確保各相關單位能適時獲得 適當且有效之最新檔案。二 範圍 本校所提供之服務物件為各單位教職員工及學生。三 權責 3.1檔案審核許可權。3.2檔案之分發 收回 銷毀及管制 文...
採購管制程式
信達包裝材料 檔案編號檔案類別 st qp yw 008二階檔案 採購管制程式 版本頁次 3.11 2 1目的 本程式檔案規定了採購的控制程式，以確保採購產品符合規定的要求。2範圍 本程式適用於生產性所需物料及委託外包產品的採購控制。3定義 無 4職責 4.1業務跟單負責提供採購產品的技術資料以及下...
件與管制程式
東莞市xx電子塑膠 名稱 檔案與資料管制程式 文號 xx cx 001 版本 a 修訂 0 發行日期 2007 09 01頁次 1 9 檔案頁數修訂登入表 表單文號 xx bd 002a 每一頁之頁次修訂須與檔案頁數修訂登入表相同 本頁之程式版本顯示此程式之最新版本 檔案頁數修訂訂登入及檔案內容修訂...