《辦公室實務》第三次作業輔導
一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。
參閱教材p162—167頁
社會化大生產和快節奏生活要求節約會議成本，提高會議效率，這也是企事業單位提高經濟和社會效率最本質的要求。要提高會議效率，文秘人員必須注意以下幾點：
1、遵循法律法規
2、合理確定會議目標
3、確定必要的與會者
4、減少會議數量
5、縮小會議規模
6、簡化會議程式
7、縮短會議時間
8、控制會議經費
9、分析會議成本
二、日程安排計畫表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制乙份××預定表。
問題源於教材第八章第4點的「日程安排計畫表的種類和管理」。 可參閱教材p165--p170。
1．日程安排計畫表的種類：
（1）年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般於年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出乙個月的預定計畫，以乙個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計畫。
周預定表是乙個月預定計畫中的一周計畫，此預定計畫比月預定表更詳細。
日預定表則是從周預定表裡寫出一天的預定計畫，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。
2．各種預定表的編制請同學們參照教材p.166—p.170上的例子，編寫。
三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。
文秘人員應該為上司的商務旅行做許多準備工作，以下是文秘人員在準備國內國際旅行時要履行的主要職責。
（1）準備旅行計畫和旅館資訊
（2）制定約會計畫。
（3）為商務洽談收集資料
（4）決定旅行用品
四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
問題源於教材第十章第3點「文秘人員對上司主要工作的輔佐」，可參閱教材p199—p204。答題基本思路如下：
1．提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備溼毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。
2．私事方面的協助。
協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關係到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關係來協助他解決私人的事務。
3．財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入**者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
4．其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員**致謝函，並做紀念保管。
五、舉辦一般規模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關要點，並選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。
舉辦一般規模的宴會，需要做如下工作：
1、 客人的選擇
2、 確定時間
3、 會場的選擇
4、 擬訂選單
5、 寄發請柬
6、 席次的排列
以會場的選擇為例：
決定舉行宴會後，要及早選定會場。會場的選擇應配合宴會的性質、客人的數目以及預算費用等，如果是新建築物落成，多半在自己公司舉行。應注意下列幾點：
1） 宴會的形式與氣氛
2） 交通是否方便
3） 場地大小是否合適
4） 菜式
5） 有無停車場
第三次作業
10 30日，新民工廠發來的甲材料800千克，本月27日已入庫，月末仍未收到有關憑證，款項未付，按每千克4.50元估價入賬。三 要求 1 根據上述經濟業務，編制會計分錄。2 開設並登記 原材料 材料成本差異 的t形賬戶。3 計算材料成本差異率，編制會計分錄，調整發出材料應負擔的材料成本差異。習題三一...
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