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哈佛管理技能培訓教程：第八單元哈佛經理時間管理第二章哈佛經理時間管理通則
第二章哈佛經理時間管理通則
辦公促效法
促效法1．將公司報表檔案原稿與資料的紙張統一起來
最近的辦公自動化裝置，大多具備便捷的功能，影印機自動送稿(adf)，即為功能之
因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大
的節省人力與時間。
可是，這種精心設計出來的功能，卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表檔案上經常可以發現，文章是用文字處理機打在a4的紙上，而圖表資料紙是b4大小。
即使只有一張大小不一，自動送稿功能(adf)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統一資料等所有檔案的紙張大小，不只是影印上，在各方面都將大大提高效率。
2．單面使用活頁紙
從學生時代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。當然，有時也會使用一般的筆記本。不過，從講究效率的觀點來說，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。
或許，這樣會令人覺得太浪費，但是以單面使用每一張只記乙個專案，即使隨著思路起伏隨手記下，事後還是能分門別類自由地調整頁碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說，必要的時候活頁紙可以插換。此外影印時只單面使用，可以免去一張張翻頁的麻煩，得以順利的進行作業。
3．把書架上大套書籍書背向下排置
百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識的寶庫，平常應經常翻閱利用才是。事實上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。
把大套書籍排上書架時，都要書背向下排置。大套書籍所以被人敬而遠之的原因之一，在於難以放在普通的書架上。只要向下排置，就可以解決這個困擾。
把書背向下排置時，令書底朝外並在上面寫上書名，這麼一來就可以隨手抽取查閱，不會再有笨重、不便的感覺了。
4．利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效
把百科全書排上書架時，應該一定先把硬紙盒取下來，讓它「赤裸裸」地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。
百科全書或全集之類的大套書，一套都有數十冊之多，利用這些硬紙盒做「整理盒」，分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是最理想不過了。以後檢索找尋，自是「手到擒來」。
5．將經常使用的工作用語記號化、簡略化
在處理的事務過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上「人、住、印、檔」，然後交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、影印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經濟使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點，得以省去不少麻煩。
不只是一般的事務工作，連書信中經常使用的客套話也可加以簡略化。例如「悉」表示「來函敬悉」，「祺」表示「敬祝商祺!」等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。
6．將重要的剪貼資料印成b5大小
很多人都有剪貼報紙、雜誌的習慣，不過，如果以此來整理應用資料，未必是提高效率的方法。
例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當不便。 在管理者辦公室中，剪下的報紙、雜誌文章一律要影印，而且利用影印機放大縮小的功能，全部統一成b5大小，這麼一來，不但日後容易整理，而且檢索工作也會更為輕鬆愉快。
7．在活頁紙的兩側打孔
我們習慣在活頁紙的兩側打上二十六個孔，因為想同時對照兩種資料時，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。單面使用法的優點是，在這種情況下，將效能發揮到極點。
如果有兩側打孔的活頁紙，在裝訂歸檔之時，就更加方便，何樂而不為呢?
8．參考書籍在影印出所需資料後，要立刻歸位
書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當然會導致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊，如此工作才能順利的進行下去。整理的要訣在於——盡快將使用過的書籍歸位。
通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多佔兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應都應只把必要的章節印下來，隨即把書籍放回書架上，這麼一來，書架才能保持有條不紊，過後也不必為了找尋書籍，而浪費許多不必要的時間。在整理與檢索上，都是非常有效率的，實在是一舉兩得。
9．編制派得上用場的「專屬用書」 〖ht5」，5ss〗每個月都要寫相當多的稿件。寫
一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時間也不夠用。一般來說，專門書籍大都是厚重一大本，要在這麼厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費不少心力。
因此，從必用的參考文獻中，事先印下認為需要的資料，編成一本「專屬用書」。先將資料整理成一冊，高效率地進行工作。
10．採用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄
喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，無論打到哪，都可立即記下分數。
除了一般的筆記外，也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這麼一來，即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業務員也都應這樣，隨身攜帶筆記簿。如果採用這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。
11．善用鉛筆型橡皮擦
我們在寫稿的時候，都使用一種改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是長方體，不過這種橡皮擦卻是圓筒狀，幷包在筆型的塑膠管內，可像鉛筆一樣一點一點的推出來使用。它和一般橡皮擦最大的不同點在於，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。
一旦習慣了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。無論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。
12．在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西
大部分的辦公桌，都會在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過這種塑膠盤卻不實用，尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時都浪費掉了。
所以就利用空名片盒，來裝抽屜裡的小東西，由於名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格仔，分門別類用來放置郵票、大小迴紋針、零錢等小東西，移動很方便。
13．經常備有文具目錄
經常在辦公室中備有文具目錄，對自己來說，能夠提高工作效率的才是真正便於使用的文具，不過由於文具的種類實在太多了，即使到大型的文具專賣店，也不見得能夠找到自己想要的東西，這時候如果手頭上有一本目錄，就能夠馬上找到自己想要的東西，並且知道正確的商品名稱。
想要目錄，只要向廠商索取，他們就會寄來，或是向附近的文具店索取
一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當然能有效迅速找到適用的文具製品。
14．事先決定文具的「購買庫存量」
要提高工作效率，從筆記簿到郵票，影印用紙等的文具用品，永遠都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實施文具庫存管理，是非常重要的。因此，事先決定「購買庫存量」，再根據這個標準加以補充。
15．記下常用文具的商品號碼
前面講過，利用目錄來選購文具的方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號碼預先記錄下來，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通**就可完成訂貨工作。所謂的商品號碼，就是商品的正式名稱。
只要告訴廠商這個號碼，就能夠正確且迅速的讓對方了解到所需哪一類文具。
例如，如果指名要「ｘｘ牌三○一夾」，即指一般的輕便夾，可以需要的數量和顏色來訂購，就不會有送錯東西的情形發生。比起在店裡對老闆費勁的描述了老半天：「我要那種方方的，差不多這麼大……」這些繁瑣的話，卻不必能說清情況。
16．期數完整的雜誌須編制索引
通常將雜誌上必要部分印下來之後，加以捨棄即可，然而，有關自己的專業雜誌卻是例外，全部一期不漏完完整整的儲存下來。
可是有些雜誌自從創刊以來，已達幾百期，過期雜誌已有相當數量。這就要求將每一百期發行一次的「索引」存檔，以備必要時加以檢索。一般說來，即使收藏完整無缺的雜誌，大概也很少有人會特地編制一本「索引」。
其實把目錄印下稍加整理就成了一本「索引」，日後檢索時，能節省不少時間。
17．在書架上為手頭正在進行的工作保留乙個「專用區」
整理書架時，大概很多人都是根據書籍的內容，而分門別類的排列，有關法律書籍，就應根據內容，例如，「債權法」、「民法」……區分成不同的範圍。不過，在書架上為手頭正在進行的工作保留乙個「專用區」，為特殊書籍提供隨時可用的空間。
剛剛開始著手一項新工作時，資料不會太多，但是隨著工作的進行，有時資料會一直增加，或是內容發生變化。預先為此保留應用的空間，縱然資料一點一點的增加，也能加以集中整理。
18．把經常使用的文字、數字刻成橡皮印 〖ht5」，5ss〗在現代的辦公室中，oa機器已經成了不可或缺的必需品，不過除了利用這些機器之外，只要稍稍動點腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說，利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應俱全)。
在需要反覆書寫同樣的文字與數字的情況下，如果一一手寫，那會耗費許多時間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務上，便能夠省下相當多的時間。即使要多花點錢，但是由於節省手寫作業的時間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。
19．夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來可馬上記下
躺在床上時，突然靈感一閃，大概很多人都有過這種經驗。的確，有許多絕妙的靈感都是產生於枕邊，不過，要是不立刻記下來，到了第二天早上就會忘得一乾二淨，這種情況經常可見。
在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現時，就可立刻隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖範圍，所以不必特地開啟電燈，就可以記錄。
哈佛時間管理規則
促效法 1 將公司報表檔案原稿與資料的紙張統一起來 最近的辦公自動化裝置，大多具備便捷的功能，影印機自動送稿 adf 即為功能之因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大的節省人力可是，這種精心設計出來的功能，卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其原因 之一在於原稿的...
總經理時間管理
每個人身上都有不只是乙份責任 對待我們的家人 對待我們的學習 對待我們的工作人生在世，短短的幾十年的時間一點一滴的算來 真正能夠派上用場的 不過是那麼短短的幾年而已。你是不是已經很長時間沒有去看望父母了呢？你是不是已經很長時間沒有和孩子一起長談了呢？你是不是覺得每天的時間都不夠用呢？你是不是每天手邊...
哈佛經典管理自己》
作者 彼得 德魯克 peter f.drucker 彼得 德魯克早在1959年就提出了 知識工作者 的概念，並預言這個群體將成為新型社會的主導群體。德魯克認為，知識工作者的工作難以監督，因而組織效力將取決於組織成員能否對自身進行有效的管理。在首次發表於1999年的這篇文章中，德魯克對 自我管理 的思...