一、目的
對各項工作中形成的記錄、科技資料、往來檔案(書)檔案進行控制，為質量體系有效執行和檢測工作符合要求提供證據，為工作改進提供依據。
二、 範圍
2.1 適用於質量控制和檢測活動中的各種質量記錄和技術記錄、各部門間的往來檔案的歸檔管理等。
三、 職責
3.l質控部辦公室人員負責往來檔案收集、立卷及各科室立卷的保管；負責在崗人員的人事、業績考核資料的立卷、歸檔管理。
3.2 各科室負責與其相關的往來檔案、儀器裝置等資料的收集、立卷。
3.3 財務人員負責會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。
3.4 宣傳人員負責影像資料的收集歸檔管理。
3.5 質量管理人員負責會同有關科室設計和統一質量記錄、技術記錄的格式及健康相關產品的檢驗報告，做好質量體系活動與技術運作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。
3.6 辦公室主任負責審批檔案室儲存檔案的借閱。
3.7質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式並批准實施。
3.8 各科室在質量活動和技術運作時，按要求填寫質量記錄和技術記錄，做好各類記錄的收集。
3.9 各科室兼職檔案員負責本科室記錄的預立檔和移交。
3.10 技術主管批准到期記錄(檔案)的銷毀處理。
四、程式
4.1 記錄格式的確定
4.1.1 技術記錄的格式可由各科室設計，各科室負責人審核。
4.1.2 質量記錄的格式由質量管理人員組織設計，經質量主管審核。
4.1.3 質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式，並批准實施。
4.1.4 所有經批准受控的記錄格式由質量管理科統一編碼標識，編制記錄清單，並發布使用，非受控**經科室負責人審核同意後直接投入使用。
4.1.5 在評審和使用過程中發現記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經相應審批後發布使用。質量管理人員負責通知有關部門和人員，發放新的格式表。
4.1.6 上級部門規定的記錄格式直接採用，並將其編碼列入記錄清單。
4.2 記錄的內容要求與改進
4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內容必須滿足資訊足夠的原則，並經科室負責人審核批准；科室負責人應定期組織有關技術骨幹對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進行評定，並隨著實踐不斷改進完善。
各科室應有記錄格式的控制清單，在批准起用新格式時，原有的格式應予以廢除停用。
4.2.2 原始記錄要包含有足夠的資訊以保證檢驗工作的可復現性。
檢驗原始記錄的內容應包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗專案、檢測依據、器材記錄、環境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結果及匯出資料、檢驗人員和校(復)核人員簽字等。
4.3 記錄的填寫
4.3.1 各科室負責人應根據以上職責和「記錄的管理流程」(附後)要求認真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。
4.3.2 記錄填寫應及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。
4.3.3 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批准要求的，相應的簽字人應按檔案規定要求進行審核、批准、簽字。
4.3.4 檢測的技術記錄要記錄技術操作的過程及結果再現所需的足夠資訊，注意詳細記錄每次測定條件和環境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。
4.4 記錄的更改
4.4.1 當記錄中出現差錯時，應遵循記錄的更改原則：
被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(採用「槓改法」)，更改後的值(或文字)應在被更改值(或文字)的右上方，並由檢測人在改正的內容旁簽名或蓋章。
4.4.2 如需改正的資料或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標識「作廢」兩字，由改正者在改正的內容旁簽名或蓋章。
4.4.3 電子儲存記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始資料丟失或改動。
4.5 記錄(檔案)的收集與歸檔
4.5.1 本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。
4.5.2 記錄要定期收集、歸檔。
原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。年度辦理完畢的檔案、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負責人審定簽字；記錄檔案卷宗上應有該記錄的標識、記錄的名稱及**、歸檔日期、儲存期限等內容。質量管理主管負責質量體系檔案、檢驗過程資料的收集編目和歸檔。
4.5.3 各科室的質量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集彙總一次，按記錄內容分類編目，年末進行預立卷後，凡重要的質量控制或涉及質量控制的法規檔案填寫《檔案移交清單》，於規定時間交檔案室歸檔。
4.6 記錄的儲存和管理
4.6.1 檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂儲存，按「年度---科室---儲存期限分類法」進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發文字》。
由辦公室主任、檔案員及有關科室負責人根據檔案內容確定保管期限。記錄、檔案的儲存期一般為五年，特殊情況需長期儲存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過儲存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負責人審核，報技術管理層批准後銷毀。
4.6.2 檔案儲存室的環境要適宜，能防盜(鐵櫃、鐵門、鐵窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質的檔案資料應及時修復或複製；設定記錄檔案框架。
4.6.3 記錄檔案應存放有序，便於訪問、檢索和借閱。嚴格遵守保密紀律和制度，執行相應的保密和保護所有權的程式
4.6.4 電子**的記錄應確保軟盤、硬碟、光碟不受損壞，確保記錄完整。
4.6.5 檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和利用情況進行統計，填寫《檔案統計登記表》報上級部門。
4.7 記錄(檔案)的借閱
4.7.1 對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經相應檔案管理科室負責人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業範圍的業務檔案，受控檔案資料借閱按《檔案控制程式》執行。
4.7.2 外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質量檔案須經質量管理科負責人批准，其他檔案經相關管理部門批准。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。
檢驗檔案管理制度
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檢驗檔案管理制度
一目的為完整 準確 系統 安全和有效利用檢驗資料檔案，結合本所實際，制訂本制度。二範圍適用於本所食品檢測活動中的各種技術記錄的歸檔管理。本所檢驗資料樣品的檢驗報告和原始記錄等 檢驗原始記錄的內容應包括 樣品受理編號 收檢日期 樣品名稱 樣品批號 檢驗專案 檢測依據 器材記錄 環境條件記錄 檢驗起止日...
檢驗檔案管理制度
4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內容必須滿足資訊足夠的原則，並經科室負責人審核批准 科室負責人應定期組織有關技術骨幹對記錄格式的必要性 充分性和可追溯性進行評定，並隨著實踐不斷改進完善。各科室應有記錄格式的控制清單，在批准起用新格式時，原有的格式應予以廢除停用。4.2.2 原始記錄要包含有足夠的資...