裝置管理資訊系統

裝置耗材管理系統需求分析

一、問題的提出

（1）開發背景

稅務部門在資訊化過程中，投入了大量的裝置和耗材，如何管理好配置在不同崗位不同部門的計算機裝置和外設，規範耗材領用和裝置維修程式，是乙個急待解決的問題。因此，提出了開發「裝置耗材管理系統」設想。建立乙個高效、準確、操作方便，具有查詢、更新及統計功能的微機管理資訊系統，以滿足各類人員申請、使用、維護、查詢的需求。

（2）專案目標

一是，實現裝置採購的申請、審批、實施、發放、盤點的管理需求；

二是，實現耗材的採購、庫存、領用申請、發放的管理；

三是，實現裝置維修的申請、審批、維修檔案的管理。

四是，實現耗材、裝置的盤存點驗，查詢、報表和臺帳管理。

二、流程設計

裝置及耗材採購流程圖

三、主要功能

（一）系統管理

1、部門維護

2、人員維護

3、**商維護

4、裝置名稱維護

5、耗材名稱維護

（二）採購管理

1、採購申請管理

發起單位可以是需求部門也可以是技術科，採購申請分為兩類，一類是裝置採購申請，另一類是耗材採購申請。申請表可以直接在計算機上填寫，並通過網上流轉審核，也可以列印出來，走人工審核程式。

裝置採購申請單

申請單位申請時間：

耗材採購申請單

申請單位申請時間：

2、採購審批管理

審批單採取推送的方式，在系統維護—人員維護中進行角色定義、許可權定義，發起人提交申請單時，可把申請單推送到相應的審核人，審批流程完成後，最終審批單會推送到財裝和技術部門。

如果是一般的耗材採購，可根據職責規定，由財裝或技術部門負責採購，聯絡**商。

如果是裝置採購，完成招標程式後，可根據定單自動生成合同。

3、採購合同管理

合同實現自動生成，可以從**商名錄中提取**商資訊，可以從訂單中提取採購資訊，可以從模板中提取權力、義務條款等，還可對合同實施有效的管理，查詢。

4、採購下單管理

合同簽定後，就可以開始執行，執行部門分別為財裝科和技術科，系統可以對執**況進行監督，主要是對單據的狀態進行監督，如付首付款，**商開始採購，**提供物流單號，監控物流情況，**商到貨，**商送貨，我方收貨等。

（三）庫存管理

在技術科下要建兩個倉庫，一是裝置倉庫，倉庫可以是虛擬的，這是因為，裝置到貨會有兩個狀態，即庫存狀態和發放狀態，兩種狀態下裝置責任人是不一樣的；二是耗材倉庫，耗材倉庫是真實的。

1、入庫管理

開啟採購入庫單編輯介面，在這裡主要用於製作新的採購入庫單，如果要對單據進行修改、審核、關閉或下查等操作，可通過採購入庫單序時簿進行操作，採購入庫單上包含的業務和管理資訊非常多，單據頭部分用來描述針對該業務處理過程共性的業務資訊，如單據編碼、單據日期等；單據體部分用來描述不同物料的基本資訊和單據資訊，如每條物料數量、每條物料**等等。

裝置或耗材入庫就納入系統管理，對裝置的入庫**管理採用一台裝置乙個**的管理；對耗材的管理採取加權平均單價管理。

2、領用申請

3、發放和**管理

耗材和裝置在發放管理上的不同的，一般情況下，耗材發放後不在進行管理，只是可以對某一部門耗材發放情況可以進行統計，可以掌握不同單位耗材領用情況，比較分析各單位對耗材使用的管理情況，如果對耗材使用確定定額，可以按定額使用發放。

對裝置的發放則要進行長期的跟蹤管理，確定發放時間，責任單位和責任人。

裝置發放後會計入裝置管理台賬。

4、回入舊裝置處理

在很多情況下，發放的同時要對原來的舊裝置進行**，**過程如同入庫理，舊裝置入庫後，進入舊裝置處理環節，如折價變賣，捐贈等，確定處理方式後，做出庫操作，舊裝置出庫後不再納入管理，只是可以查詢，了解它們的去向。

5、盤存點驗管理

可以把耗材庫存清單和裝置清單匯入到手機上，到倉庫或裝置存放實地，用手機上列舉的清單一一對的查對帳和實物的對應關係，防止資產流失。這種盤存點驗方式，不用按傳統的方式按列印的**順序檢查，而是任意的，檢查完畢做好標識，不用一次性的完成所有點驗或盤存，可以分批進行，使檢查工作常態化

。6、裝置調配管理

由於人員調動，會出現裝置的責任單位和責任人變化的情況，通過裝置調配管理，可以實現裝置責任人和責任單位屬性的改變。

（四）裝置維修管理

1、裝置維修申請

2、維修審批管理

3、維修檔案管理

將每一次修記入維修檔案，掌握裝置的維修情況，掌握維修經費的使用情況。

(五)報表臺帳

1、綜合查詢

提供乙個綜合查功能，可方便的查詢各類原始單據，如；各類申請**，入庫、出庫單據、裝置領用單據等，查詢庫存耗材情況，裝置配置情況。

2、統計報表

彙總裝置或耗材的綜合情況，供相關部門掌握；

3、裝置臺帳

了解裝置的明細情況。

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