編號：jt/nykj/zy-18
1 目的
為了進一步從承辦、管理、歸檔等各環節規範公司的合同管理流程，明確相關職能分工，提高合同管理效率和工作質量，現根據《公司合同管理制度》，結合集團及公司的實際管理情況，本著簡約、高效原則，特制訂本實施細則。
2 適用範圍
本實施細則作為公司在貫徹落實集團合同管理制度的具體細化補充內容，適用於公司對所有承辦合同的管理。公司在未制定相關實施細則前，也暫時按照該細則執行。
3 合同概念
本實施細則所指的合同，包括各類合同、協議以及具有合同性質的文書資料。
4 職責界定
4.1財務部作為公司「合同管理部門」，設立專職合同管理人員，負責公司各項合同（勞動合同除外）的日常管理及監管工作，其主要職責如下：
（1）主導各合同承辦部門全面貫徹落實集團合同管理制度，並根據公司的實際管理要求，適時對該細則提出修改修訂意見。
（2）負責合同的審核，必要時提請法律顧問進行審核。
（3）嚴格按照合同的規定執行資金的收支，建立合同執行台賬，並按月對合同進行整理、彙總、歸檔。
（4）集團及公司授予的其他職責。
4.2人力資源部作為「勞動合同專管部門」，專項負責公司各種勞動合同的日常管理，貫徹落實集團和公司的合同管理要求，接受監督檢查。
4.3行政管理部應本著建立健全公司制度體系的原則，從行政督察的角度，協助財務部做好相關協調協助工作。
4.4具體需要簽訂合同的各業務部門均為「合同承辦部門」。合同承辦部門應設立專職或兼職合同管理崗位，其主要職責：
（1）貫徹落實集團和公司的合同管理制度，接受合同管理部門的監督檢查，妥善辦理集團授權範圍內和授權範圍外合同的審批和履行工作。
（2）合同承辦部門為合同管理的第一責任人，負責市場調研、客戶資信調查、組織合同談判、草擬合同條款、執行合同及相關事宜。
（3）集團及公司授予的其他職責。
4.5 具體提供技術指標或技術條款的部門為合同的技術審核部門，包括集團研發中心及公司質控中心、甲醇三期專案部、裝置部、電氣部、儀表部、自控部等部門，其主要職責：
（1）為招標議標提供技術支援，草擬技術指標或技術條款。
（2）對合同的技術條款進行審核。
（3）集團及公司授予的其他職責。
5 具體細則要求
5.1合同編號要求
（1）公司承辦的所有合同，無論合同版本上是否已有對方編訂的編號，必須按照公司統一編號原則進行（或再次）編號，具體編號原則以行政管理部2023年簽訂的合同為例
5.2合同組成及裝訂要求
（1）一般情況下，每份合同原件應由合同正文（即商務合同）、相關技術協議、相關廉潔合作協議書共同組成，特殊情況下還會產生補充協議。
（2）一般情況下，每份勞動合同只有合同正文，特殊情況下還會產生補充協議、解約協議。
（3）每份合同原件應按照組成內容的主次、先後順序整理裝訂成冊後，方可附上合同審批表辦理會簽審批手續。勞動合同附用印申請單直接提交相關領導審核審批。杜絕會簽審批及用印過程中不加整理裝訂，出現散頁、順序混亂的現象。
（4）與對方通過傳真簽訂的合同，一般情況下承辦部門要和合同簽約方協商把原件傳送過來。如不能滿足此項要求，承辦部門要向分管領導匯報同意後，方可用傳真件作為合同執行和歸檔。
5.3合同原件數量要求
（1）授權內審批的合同至少保證有4份原件：合同管理部門乙份、承辦部門乙份、行政管理部門乙份、簽約方乙份。
（2）授權外審批的合同至少保證5份原件：除前述部門各持乙份外，報集團合同主管部門（行政管理中心）乙份。
（3）勞動合同至少保證有2份原件：勞動合同專管部門乙份、簽約方乙份。
（4）在合同簽訂後又再次產生補充協議的，該補充協議原件的數量應與原合同數量一致，並分別送至原合同持有部門留存。續簽的勞動合同也應該遵照該條規定。
（5）對於已經簽批的合同審批表，原則上行政管理部須留存原件，合同管理部門留存影印件，其他相關部門原則上不必留存。
5.4合同審核審批要求
（1）原則上，承辦部門應採用集團合同主管部門（即行政管理中心）認可的範本，或雙方共同起草的合同。如必須使用對方提供的範本，或者經認可的範本中法律條款出現變動，需經集團合同主管部門審查通過後方可使用並辦理會簽審批手續。勞動合同原則上應使用當地勞動部門認可的範本。
（2）公司合同管理部門應嚴格按照集團合同管理制度中明確規定的職責，對公司各部門承辦合同（勞動合同除外）的內容條款、簽字情況、編號情況、審批表使用情況、履約情況進行嚴格審查、監管。發現存在約定內容不詳或有缺漏、無經辦代表簽字或無簽約時間等不利於執行控制、不利於公司利益以及不符合要求的合同，應拒絕簽字，予以退回並要求改正。
（3）合同承辦部門應嚴格按照集團合同管理制度中規定的審批許可權準確判斷使用哪種合同審批表。合同管理部門負責監督檢查，並為承辦部門提供相關指導。
（4）人力資源部作為勞動合同的專管部門兼承辦部門，應嚴格按照勞動法規範操作勞動合同的審核簽批及送審鑑定工作，規避用工風險。
（5）行政管理部按照公司印章管理制度對各部門承辦的合同規範用印，對無合同審批表、審批手續不全、不符合合同管理要求的合同，一律拒絕給予用印。緊急情況下經公司總經理指示或郵件批覆後可先行蓋章後補手續。
5.5合同的登記歸檔
（1）合同的承辦部門、管理部門、行政管理部應安排專人對承辦的所有合同及時建立管理臺帳，以便查詢。
（2）管理臺帳應按照單位分別建立，體現合同名稱、合同標的、公司合同編號、對方公司全稱、簽訂日期、簽字代表人員等內容，並說明是授權內審批還是授權外審批，承辦部門應註明採取的方式（例如招標＼議標＼論證等），勞動合同還應體現簽約方姓名、合同限期、到期時間、續簽日期等內容，並對到期合同及時組織續簽。
（3）行政管理部於每年的1月15日前，將本部門留存的上一年度所有合同原件全部上交公司檔案室存檔。
（4）對於公司先行蓋章的合同，行政管理部在用印後要及時跟蹤催促索要合同原件並歸檔建賬。
（5）各承辦部門在2023年5月1日起簽訂的合同，不再上交公司檔案室，作為部門檔案做好建檔保管工作即可。
6 審核審批流程要求
6.1下列合同需要技術部門出具技術協議，並經技術部門審核：
（1）除勞動合同、銷售合同和有國家標準的通用裝置、配件、材料的合同；
（2）集團或公司認定其他需要簽署技術協議的合同。
6.2所有的土建合同、安裝合同、防腐保溫合同、裝飾合同等需要集團審計監察中心審核。
6.3授權內合同由承辦部門填寫授權內合同審批表（見附件1），並按以下順序進行審核審批：
（1）承辦部門負責人審核；
（2）分管承辦部門的副總經理（總經理助理或總工程師）審核，所有的採購合同，由集團採購中心總經理審核；
（3）符合本細則6.1的合同，由技術部門審核；
（4）分管技術的副總經理（總經理助理或總工程師）審核；
（5）符合本細則6.2的合同，由集團審計監察中心審核；
（6）財務部部長審核；
（7）分管財務的副總經理（總經理助理）審核；
（8）公司總經理審批。
6.4授權外合同的審核審批流程
授權外合同由合同承辦部門填寫授權外合同審批表（見附件2），辦完授權內合同的審核審批流程後，報集團審批後執行。
7 考核
7.1合同管理部門發現各承辦部門存在違反以上規定要求的行為，可以向行政管理部門提出考核意見。行政管理部門在行政督察過程中發現合同管理部門、承辦部門存在違反以上規定要求的行為，可以向公司提出考核意見。
7.2對於違犯以上條款的行為，每項次考核直接責任人1-2分，問題嚴重的連帶考核部門負責人2-5分。情節特別嚴重或給公司造成經濟損失的，將按照集團合同管理制度中的獎罰規定進行嚴肅處理。
8 本實施細則自2023年5月1日起開始執行，由行政管理部負責解釋，由財務部聯合行政管理部修訂。其他未盡事宜遵照集團合同管理制度執行。
二ｏｏ七年四月十七日
合同審批表
合同編號填表日期： 年月日
附件2：
合同審批表
合同編號填表日期： 年月日
合同管理實施細則
暫行 第一章總則 第一條為了加強公司合同管理工作，規範簽約履約行為，規避合同風險 減少糾紛，依據國家有關法律法規及礦業公司有關規定，結合公司實際，特制定本細則。第二條本細則適用於公司對外簽訂的工程施工 裝置器具購置 勘察 設計 服務等合同。第三條合同管理是公司經營活動的重要內容，公司各部門必須相互配...
合同管理實施細則
目次目次 i 前言 ii 1 範圍 1 2 規範性引用檔案 1 3 合同管理機構和職責 1 4 合同管理的內容 2 5 合同簽訂和支付程式 2 6 合同的履行 3 為加強陝西省高速公路建設集團公司西安至銅川高速公路改擴建專案合同管理，根據 中華人民共和國合同法 集團公司合同管理辦法 的有關規定，制定...
合同管理監理實施細則
目錄一.工程概況 218 二 編制依據 219 三 合同管理目標 219 四 合同管理內容 219 五 合同管理措施 方法和手段 220 六.費用索賠及合同爭議的管理 223 七 合同管理監理工程師職責 224 本站施工監理的標段為長沙至昆明鐵路客運專線湖南段ckjl 2標段，位於湖南省湘鄉 婁底地...