一場會議的成功與否，關鍵在於會前的策劃準備是否到位。
一、 會議策劃
會議策劃工作直接決定著將要舉辦的會議的成敗。會議策劃人員必須對整個會議的詳細情況有清晰的認識，能夠站在一定的戰略高度對會進行全域性把控，因此，對於會議策劃人員就有嚴格的要求，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計畫、組織、指揮、協調、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
（一） 會前籌備
1.對此次會議的認識
在開會前必須清楚認識會議的內容（名稱、地點、時間、場地、參會人員、會議的意義）
2.組織會前動員會
組織召開會前動員會對於會議的成功起著至關重要的作用。會前動員會由會議策劃人員主持召開，會議主持人、會議後勤服務人員、會議記錄、音響師、會場控制、攝像師以及必要時會議邀請的嘉賓及領導也請參會。
（1）在開會前必須清楚地向參會人員傳達此次會議的內容（名稱、地點、時間、場地、參會群體分析、會議級別、會議意義及主辦方要達到的會議效果等）
（2）進行人員安排。會議總策劃給會場服務人員安排任務（×××負責主持、×××負責後勤服務、×××負責會議記錄、×××負責音響裝置、×××會場引導及現場控制、×××負責攝像等）。
（3）介紹此次會議的詳細流程
（二） 會議承辦方各塊負責人應具備的素質
1、 會議策劃
能夠站在一定的戰略高度對會進行全域性把控，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計畫、組織、指揮、協調、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
2、 主持
（1）主持人應具備良好的語言表達能力
語言，是節目傳播內容的重要載體，主持人的語言對於主持人而言非常重要。首先，語言要通順流暢，。其次，主持人語言應具備嚴密清晰的邏輯思維。
再次，在語言表達上，要有自己的特色，要富有感染力。
（2）主持人應具備一定的臨場應變和即興發揮能力
一定的臨場應變和即興發揮能力是節目主持人在節目的製作過程中，由於人的因素、裝置的因素、以及組織管理協調等方面原因，使得節目製作過程發生了一些難以預料的但又客觀存在的變故，此時主持人能夠保持冷靜，充分發揮自身的主觀能動性，運用大腦迅速思維並作出判斷，並根據大腦判斷組織語言和反應，使變故通過主持人靈活巧妙的語言組織和反應逐漸朝好的方向轉化的能力。比如，在主持節目的過程中主持人及時發現了自己的口誤時，則應隨機應變，保持冷靜，用機智幽默的語言化解危機。
(3)主持人應具備個性鮮明的主持風格
任何乙個人從事任何一項工作都具有自身的風格，作為主持人的主持風格則是在主持節目過程中，主持人的學識、思想、品德、舉止、談吐、能力、才藝、智慧型、志趣和格調化的綜合表現。
3、 後勤負責人
（1）會前確定能夠到場的領導、嘉賓和觀眾的名單（了解參會群體），會議現場檔案、**等制定與列印(包括：簽到表，會議記錄表，工作安排表、桌牌等)
（2）對會場所需道具、用具須提前購置備齊
（3）會議開始前一至二小時組織人員對會場進行布置（會議標語、會場桌椅、桌牌、水擺放）
（4）與會場引導積極溝通，做好簽到及引導工作
4、 會議記錄
會議記錄員要能夠準確地記錄會議的每乙個環節，為會議總結和會議報道提供材料支援。
會議記錄員應具備的素質：（1）有速記能力。（2）有很強的概括能力。（3）善於捕捉每個人特點的能力。能夠準確地記錄會議的每乙個環節，為會議總結和會議報道提供材料支援。
5、 音響師
音響師須要在會前準備好會場**、**及文件資料，會議開始前一小時對會場多**、音響、麥克等除錯，電源確認，對多**裝置有充分的準備，保證會場多****正常。（能夠熟練操作電腦及多**裝置，具備隨機應變的能力）
6、 攝像師
（1）領悟會議精神；（2）有一定的攝影經驗。攝像師須要清晰地認識會議的意義，能以最獨特的視角留住會場的每乙個精彩瞬間，能根據主辦方需要達到的會議效果有針對性的進行人物特寫抓拍。為會議總結和後期會議報道提供必要的**素材和參考。
7、 會場引導和現場控制
會場引導和現場控制人員須對舉辦會議現場的空間布局有清楚的認識和深刻的印象（會議室位址、周邊停車場、衛生間、會場通道、會場主席台、領導席、嘉賓席、觀眾席的布局等）。
（1）會前有序引導領導、嘉賓及觀眾（簽到）入席；
（2）會議中間對會場紀律監督、帶動會場氣氛，有序引導現場出入人員，對現場遇到的突發事件能夠隨機應變；
（3）宣布會議結束時，要有序引導與會的領導、嘉賓和觀眾離場。
（三）會議總結
會議結束後，各中心做好會議總結，並於三日之內交送於總務辦公室，進行備份存檔。總務辦公室將會議記錄以及相關檔案做好整理，一併存檔入庫。由技術服務部對其所採集**進行技術處理
（四）材料及財務預算
海報、條幅、膠水、剪刀、透明膠帶紙、別針、曲別針、刀片，簽到冊、會議記錄本，
（五）突發事件的處理預案
1．技術部多帶儀器裝置，保證影像的。
2．保證會場安全通道暢通、照明及消防設施完好
3．確定四名隨機調派人員（現場控制），做突發事件的人員安排
（六）備註
1、全體工作人員必須穿正裝，佩戴工作證，隨身攜帶小筆記本，便於資訊的準確傳達。
2、各負責人一定要盡職盡責，如有特殊情況，必須提前宣告，以便及時調整。
3、與會人員按照中心就坐
4、會議現場的總負責人×××。
二、會前動員會
會議策劃只是把活動作為乙個專案確定下來，而會務籌備會才是對會議方案進行**論證的過程。會前動員會籌備會由會務組籌備召開。參會人員對既有方案各抒己見，暢所欲言，群策群力，提出自己的創意，綜合討論，讓會議既有一定的模式，又有更多的創新和提高。
關鍵是在於統一會務組織人員的思想認識，增強會務組織人員的信心，明確在舉辦會議過程中自己的責任的權利。
三、彩排
在會議策劃方案最終確定後，至少於會前一天到會場現場彩排。對方案中考慮欠周祥的地方及時進行修改和增補。
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