作業11．將辦公室實務工作的簡要內容填入下列**，內容基本相同的填在一行中。
2、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光碟等；（3）鉛筆；（4）原子筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等； （9）小刀；（10）日曆等；（11）其他，如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。
3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關係如何？
文員工作分為三個步驟：計畫、實施和檢查。
（1）計畫的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，並思考以什麼方法進行效率會最佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計畫和實績的差異，並把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。 其次，說明三個步驟之間的關係。
三者的關係為：
1、先作計畫，付諸實施，然後檢查結果，圍繞「計畫——實施——檢查」這樣乙個滾動的
過程開展。三者相互聯絡形成乙個迴圈。
2、 文員首先要仔細制定計畫，然後根據這個計畫去實施，並嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計畫有所幫助和啟示。
4、5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。
受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、檔案批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易於文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。
受意方法要注意：（1）善於領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，並要注意方式、態度；（6）接受指示後，要不失時機地貫徹實施。
結合實際談體會。
我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫乙份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬體和軟體配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事後，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。
只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。後來，我再次向總經理詢問，並備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
作業21、從文員工作的角度對比說明打**和接聽**的異同。
同：（1）都應先問好，再傳達自己的資訊；（2）都應保持耐性、熱情的態度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。
異：（1）打**應首先查清楚對方的**號碼；接**應等**鈴響2—4聲就接聽。（2）打**應將重點部分在掛**之前再確認一遍；接**則沒有這一步。
2、怎樣做好為領導篩選**的工作,主要做法有哪些？
1、詢問對方來電目的，詢問對方是什麼人，如果是推銷的，可直接拒絕。
2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。
3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的**號碼本。
4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。
3、簡要回答郵件分揀的一般標準。
（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。
4、怎樣處理上司不在時的郵件？
如果沒有授權就不要拆看。整理好放在上司的辦公桌中間位置。如果授權可以拆看，就把重要的事情**告知或請示上司，不重要的放在上司的辦公桌上。
5、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
作業31、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。
1、注意把握時間，靈活的話，可以以端茶、遞交檔案等提醒會議人員注意節奏；
2、主題；這是乙個相當重要的環節，在議題上一定要扣緊
3、發言順序；這個直接關係到會議質量，一般的順序是先談問題，再表揚，最後總結；
4、中場休息，這個時間要選擇合適；
5、會議人員的座位次序，這個關係到他們是否能及時的發表意見。
2、日程安排計畫表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制乙份××預定表。
日程安排計畫表的種類：
（1）年預定表（2）月預定表(3) 周預定表(4) 日預定表
3、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。
(1)準備旅行計畫和旅館資訊。旅行計畫要準備三份，乙份給上司，乙份給他(她)的家人，乙份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要並有權利要，應再額外準備乙份。
(2)制定約會計畫。如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。
(3)為商務洽談收集資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的檔案扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。
(4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。
4、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
私事方面的協助。 （1）特別指示事項的時候（2）純私人性請求時
財物管理。包括：（1）薪金收入管理（2）支票往來的管理
其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員**致謝函，並做紀念保管。
5、舉辦一般規模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關要點,並選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。
1.根據參加宴會的人選地點，定檔次 2.發請帖 3.
確定參加人員，訂餐 4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實，不能到到的人員再次邀請。 5.
到時間正式進行
文秘人員應在宴請開始的前一天通過**了解情況，在宴請的當天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應負責招待的工作，迎客、帶路，宴會結束分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會後協助收拾會場。
作業41、簡要闡述社交話題的選擇原則。
合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題（3）顯示地方或民族色彩的話題（4）比較高雅的話題（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、**、醜聞、**等 （3）過於敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對於專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。（5）誇耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。
2、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用範圍如何？
印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用範圍：（1）落款章加蓋於文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和檔案的有效性。（2）騎縫章用於帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連線處的騎縫線上。
（3）更正章用於文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正後，作為法定作者自
行更正的憑信。
3、簡要闡述收文處理的程式及分送的基本原則。
收文處理的程式：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—
—注辦。
分送的基本原則：（1）屬於方針政策性的，關係本機關工作全域性的指揮性檔案或重大問題的請示、報告
之類的檔案，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；
（2）屬於機關日常事務性的已有明確分工的檔案，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工範圍分送給有關部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關領導閱批的檔案，要先填好「公文處理單」，連同檔案一併送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理
（5）在檔案份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、後閱知，先主辦、後協辦，先正職、後副職的次序分別審閱處理，並以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
4、按照文書立卷特徵立卷，主要有哪幾種型別？簡要說明按照問題特徵立卷的基本含義。
型別：（1）按問題特徵立卷；（2）按作者特徵立卷；（3）按文種特徵立卷；（4）按時間特徵立卷；（5）按地區特徵立卷；（6）按通訊者特徵立卷。
按問題特徵立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯絡和處理情況，運用最廣泛。
5、簡要說明電子檔案歸檔的基本方法
1、將應歸檔的電子檔案最終版本存入磁、光記錄介質上。
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