差旅管理是指企業利用資訊科技，對差旅活動進行全過程監控，從而達到控制差旅成本的目的。
然而傳統的差旅管理模式存在巨大的浪費、有著難以克服的管理漏洞，而現代化的差旅管理能夠為企業提供完善、快捷、方便、經濟的差旅服務，為企業節約費用、減輕企業行政人員和財務人員的負擔，為企業管理層提供差旅管理報告以利於差旅費用的控制和提公升整個企業的管理水平。
目前中國多數企業缺乏差旅管理意識，其差旅費用的報銷流程複雜而繁瑣，財務人員的工作量巨大，出差員工差旅費用控制薄弱，管理效率低下。
1．企業管理層缺乏差旅管理意識
2．針對出差費用缺乏管理控制力
3．報銷流程複雜、資料無法用於管理
4．現金是首要的差旅費支付模式
友為差旅費管理軟體是針對差旅費應運而生的.友為的開發人員專門針對差旅費,進行了大量的前期的調研工作,花費了大量的人力物力,而研發出來的一套差旅費管理軟體.
差旅費用是包含在預算費用之中的,因為友為這套差旅費用管理軟體不單單只包括了差旅費,還囊括了預算在內,一套完整的預算管理軟體.
友為網上報銷系統在設計與開發中，強調產品的靈活性、通用性和可擴充套件性，因此可以根據企業資訊化的發展階段、需求特點，進行靈活的組合，形成適應企業不同階段特點的解決方案。
1、創新的管理理念：
以網上報銷（網路報銷）管理為核心的工作平台,核心管理理念是「致力於推進企業成本最小化、費用合理化、管理規範化」提供了全面的成本管理方法與手段,幫助企業降低成本,幫助員工提高工作效率,減少重複工作,提高員滿意度,提高企業核心競爭力。
2、人性化的操作介面、準確的產品定位：
b/s結構、系統安全，擴充套件性好，伸縮性強，易於維護，介面友好,易學易用，功能強大，執行速度快，資料查詢快捷、簡便，員工可以**或離線實現自助報銷、狀態查詢、預算及費用支出情況。
3、先進與成熟相結合的技術架構：
採用先進的設計理念，基於.***體系架構，結合強大的平台擴充套件功能及安全機制，和關係型資料庫擅長處理結構化業務資料的特點，完美地解決了系統資料型別複雜、實時協作和安全控制要求高的需求。
4、靈活的流程設定：
改變傳統的手工審批操作模式，自定義企業各種流程，系統管理靈活配置,贏得廣大使用者的認可。
5、強大的資料處理：
提供了綜合的表單內容管理，可以靈活的自定義個性化表單模板，系統自動對各種資料進行計算、匯**計、分攤核算、以保證資料後期容易搜尋、查詢、統計分析，並可設定相應的許可權管理。
6、實時協作，支援移動辦公：
員工報銷及領導審批不在受時間地點的約束，隨時實現移動辦公，系統在流程設定中可以選擇待辦通知、郵件提醒等多種方式，實現員工的實時協作、滿足不同使用者的移動辦公需要。
7、資訊整合，整合資訊孤島：
標準的對外介面，能夠與主流的oa、crm、帳務軟體/erp、網上銀行、預算編製系統及hr/各種ldap目錄伺服器整合，實現多套系統單次登入。幫助您成功實現整合業務、駕馭變化的策略。
8、完善的安全控制機制：
結合底層系統平台和應用層的各種許可權機制，提供了完善的安全授權機制，支援職位許可權授權，資料傳遞採用ssl加密演算法。客戶認證，全部在伺服器上認證，資料本身的安全機制保護資料庫。
實施現代化差旅管理的建議
1．建立一套體現企業文化、人性化的差旅政策
企業差旅政策的制定體現了公司差旅費用支出的具體原則，涉及到旅行安排、付款方式、差旅開銷及支出的處理程式等。在差旅政策中應有以下條款：員工出差的審批、出差員工的職責、旅行指南、交通工具的選擇、機票和酒店預訂系統選擇、住宿標準、員工安全及保險條款、同行家屬費用條款、信用卡和現金使用條款、出差餐飲條款、**費及計程車費條款、報銷程式條款、可以選用的差旅行程預訂系統、協議酒店名單、協議航空公司名單等，差旅政策條款應盡量細化以方便嵌入差旅預訂系統，從而保證良好的執行效果。
在制定差旅政策時還應注意以下問題：
（1）差旅政策的制定要在分析以往差旅費用的基礎之上。通過分析以往的差旅費支出找出規律性的出差行為，例如經常入住的酒店、經常乘坐的航班、經常出差的城市，這樣可以了解到哪家航空公司可以成為指定航空公司以獲取最低機票折扣，哪個城市出差最多，哪種交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成為協議酒店以獲取最優惠的**。
（2）差旅政策制定要在節約成本和員工滿意度之間找到平衡。如果一味地控制成本挫傷了員工的工作熱情，影響了企業的整體形象，向外界傳遞了企業資金短缺的資訊，這將給企業的經營帶來負面影響；如果一味地迎合員工，則會使企業差旅成本大幅提公升，利潤減少，最終也會影響企業的長遠發展。因此在制定差旅政策時要充分聽取企業各方人士的意見，尤其是要傾聽經常出差員工的心聲，還要讓財務人員會同差旅經理一同參與差旅政策的制定。
例如出於節約成本考慮，企業或許規定某個職位的員工出差到車程12小時以上的地區必須坐硬臥，而當時的折扣機票可能只比火車票價貴出一至兩百元錢，坐飛機則可以快速到達。出差員工傾向坐飛機出行，那樣不僅能夠得到很好的休息，又能提高工作效率。然而財務人員則會認為成本加大了，財務效率降低。
針對這一矛盾，在差旅政策中可以加上如下條款：在交通工具選擇中，飛機機票折扣如果達到一定標準，可以選擇乘機旅行。
另外，在差旅政策中還可以加上如下條款：嚴格出差審批，如果用**或**以及電子郵件可以解決的業務堅決不批准出差；在出差時間確定的情況下，應提前數天預訂機票和酒店以獲得更為優惠的折扣等，這些條款的制定不僅能夠有效節省不必要的開支，而且也不會遭致出差人員的強烈抵制。
（3）差旅政策的制定應體現企業文化。如果企業強調以人為本、上下級平等的企業文化，非常注重員工的感受，在出差規定上，也應該力求人人平等，高階管理人員和普通員工間的待遇不要過於懸殊；如果企業強調權本等級的企業文化，那麼在差旅政策的制定上應為不同等級員工制定不同的差旅標準，以體現等級觀念。
（4）在差旅政策的制定上要細緻入微。差旅政策中應嚴格規定可以報銷的差旅費用明細以及出差人員的職責，例如出差員工必須嚴格執行差旅和住宿標準，必須在規定的時間內用規定的預訂系統完成預訂機票和酒店，並利用信用卡支付與之相關的費用並打出消費明細，必須按照規定的流程和期限報銷差旅費用，不得報銷與公司業務無關的消費支出，不得將公務艙位轉換為經濟艙位，從而為同行的配偶換取機票等。在差旅途中會遇到很多不確定因素，在差旅政策的制定上應列示安全旅行指南，與此同時應註明列示有關保險的條款以保障出差員工的權益。
（5）對企業員工進行差旅政策的培訓，確保差旅政策的順利實施。差旅政策作為企業的重要公共檔案應放在公司網頁，以便員工熟悉了解。在執行差旅政策時，要加強與員工的溝通，例如對新員工進行差旅政策的宣講，提供乙個公司內部的論壇用以討論政策的相關條款，這樣能夠增強員工對公司差旅制度的認知和理解，並自覺遵守。
2．任命差旅經理，確定差旅經理職責
當一家企業或者企業集團每年的差旅費用達到一定規模，任命一名專門負責企業或者企業集團差旅事務的經理人員將是十分必要的。其工作職責應該包括：
（1）參與制定差旅政策，負責向員工宣講差旅政策。差旅經理應配合企業差旅業務發展的需要，協同財務人員、經常出差的員工參與制定差旅政策，提出適合企業文化和業務需求的建議；差旅政策一旦確定，差旅經理所帶領的差旅管理團隊需要採用網上公示、進行培訓、和出差人員充分溝通等方式確保差旅相關人員了解該政策。
（2）擔當外部商旅**商與企業內部出差員工的中介。差旅經理所帶領的團隊有義務與每位差旅者進行溝通，使他們了解安排差旅時能夠利用哪些資源；當差旅政策中列示的**商發生改變時，差旅部門應及時將新**商名單告知全體員工，同時定期更新和增加差旅網頁的資訊，使出差員工及時了解差旅管理部門的工作；隨時與以下**商簽訂合同並協調關係：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃公司、企業信用卡提供商等。
（3）監控差旅活動。差旅經理需要監控、追蹤並評估公司差旅過程的各個方面，並就差旅工作質量進行管理和監督，確保差旅工作的準確性和及時性；及時妥當地安排差旅事務中遇到的特殊情況；根據差旅業務的需求，引進新的差旅服務方案並制定相應的工作計畫，以達到高效率、高標準地服務內部差旅員工的目標；負責開發新的商旅**商以及評估現有**商，保證現有**商所提供的服務能夠最大程度地滿足本企業差旅需求。
3．選擇適合企業的差旅管理公司
一家專業的差旅公司，能夠消化企業差旅管理中較為繁瑣且專業性甚強的內部事務，而使企業將有限的精力集中於主業的開拓上。在選擇差旅管理公司時要注意以下幾點：
（1）選擇經驗豐富、講求信譽的差旅管理公司。認真審閱差旅管理公司的「**表」，確認其所提供服務的全部內容和標準是否符合公司的經營目標，是否能夠與公司的差旅政策相符合。
（2）挑選具有強大網路的差旅管理公司。網路強大的差旅管理公司可根據企業的各種實際要求和變化對差旅活動適時進行調整和重新做出安排，以確保企業差旅活動的順利進行。
（3）差旅管理公司應能夠在為企業開闢的專門網頁上提供**預訂服務，使企業員工能夠方便地使用該系統進行機票和酒店以及行程的預訂。
(4)保證企業的差旅政策與差旅管理公司的系統相整合。例如將差旅審批、各部門差旅預算、各種人員出差住宿的標準等嵌入差旅公司的預訂系統。預訂系統通過自動辨認個人賬號和個人身份證號碼，為出差員工顯示他（她）所能夠乘坐的艙位和入住的酒店，因此出差人員只需輸入事先得到的個人賬號，輸入身份證號碼即可在網上申請出差，出差申請被批准後購買機票、挑選座位、預訂賓館、租車等均不需擔心會違反企業的相關規定。
企業在差旅政策中可能會要求員工在預訂時選擇最低票價，那麼在預訂系統中就會有相應的提示。
(5)差旅管理公司應能用電子郵件將旅行路線圖以及機票確認號碼傳送給即將出差的員工，而員工也可利用**預訂系統、列印確認函確認電子機票和酒店的預訂是否成功。
(6)差旅管理公司的預訂系統能夠與企業的網上報銷系統、企業的erp系統，網上銀行實現資料的共享，從而最大程度地避免資訊孤島，提高工作效率，規避風險。
（7）差旅管理公司將能提供除預訂行程以外的其他增值服務，例如提供差旅管理報告以便於企業對各種出差資料進行分析、協同企業差旅經理分析現有差旅政策的合理性並提出改進建議、利用企業消費的資料向航空公司和酒店議價，為企業爭取最優惠的**。
4．制定信用卡計畫
信用卡能夠有效地幫助企業管理日常開支，如機票、酒店住宿、餐飲以至辦公用品的支出等，為企業省時省錢。採用信用卡結算機票和酒店等一系列差旅費支出能使企業透過此卡所提供的全面性綜合報告，對賬項一目了然，掌握全盤開支，也免除了預借現金、歸還現金的環節。由於信用卡具有免息期的功能，也避免了占用企業流動資金，能夠有效地提高企業資金的使用效率。
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