管理人員常常面臨時間緊迫的難題：有許多重要的工作要去完成，卻沒有足夠的時間；有各種各樣的機會擺在面前，卻缺乏得力的人手去有效地利用；還有眾多的問題和緊迫事件需要處理。在這種情況下，就要求管理者確定事情的優先順序。
但是根據什麼來確定呢？表面上看似乎外部環境的壓力迫使管理者被動地接受了工作任務的安排。其實，真正決定了管理者工作順序的是工作本身，管理者只有了解了工作本身，才能有效確定工作順序。
小看板：如果不是管理者作決斷，而是根據環境壓力來決定工作的先後順序的話，我們可以這麼預言：重要的工作肯定會被犧牲掉。
另乙個可以預見的結果便是最高管理層將無法開展工作，因為外界的壓力總是迫使管理者將注意力集中到以往的事情上去，而不能集中精力去開創明天的新局面。
—[美]彼得·f·德魯克
管理者可以利用優先排序矩陣來確定每項工作順序，具體操作步驟如下：
列出清單
將所有要進行的工作列一張清單，上面可以列個人私事，也可以列乙個方案行動。總之要將當前的工作任務及相關事務都列出。
小詞典：優先排序矩陣，是一種用來決定順序的工具，當您面對一大堆工作任務，需要決定首先做哪一項時，可使用此方法。
畫圖進行分類
如下圖所示，畫乙個矩陣，將平面分為四個象限，然後註明每一象限的型別及標準。
定位每項任務
根據每項工作任務的重要程度和緊急程度，在十字方格中將它們分別定位。在這個階段，通常有必要和其他人共同**您所選擇的定位，因為您自己可能認為所選的定位是最合適的，但對您的組織或上司來說卻不一定是最重要的。
確定工作順序
利用該矩陣，根據這些工作任務的重要程度和緊急程度的高低，將它們按順序排列。在這個過程中，應當注意，嚴格按照矩陣中的分類確定順序，對於重要的事情一定要佔據優先的位置。而緊急的事務應結合實際情況加以判斷，盡量不要佔據重要工作的位置。
提醒您：涉及關係到組織發展的工作必須要同上司或公司顧問**，這樣做的一大好處是避免南轅北轍，同時也會增強您完成工作的信心。
排定工作的順序是經理人提高工作效率走出的第一步，它將決定您隨後的努力會換來多大的成效，您的才能是否能夠充分發揮，最終影響的將是您的工作效率和組織的發展。掌握以上方法，這些問題將會迎刃而解。
★牢記要點：
確定工作順序應切實掌握優先排序矩陣，注意以下步驟：
列出清單
畫圖進行分類
定位每項任務
確定工作順序
實用範例：
按事情的「緩急程度」而不是按「重要程度」辦事的職業經理人不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且使自己經常處於危機或緊急狀態之下。業務報告的編制就是乙個典型的例項。
任何一位職業經理人可能都承認，業務報告的編制是極其重要的事。但若現在離完成業務報告的截止日期尚有兩個月的時間，則一般職業經理人大概不會將它視為今天「應該」做的事，更不會將它視為今天「必須」做的事，而極可能將它視為今天「可以」做的事，既然它是「今天可以做的事」，它也是「今天可以不做的事」，因此，它將不斷地被拖延下去。結果不是遲交了業務報告，就是草率地應付了事。
從這個案例可以看出，僅按事情的「緩急程度」辦事的習慣會極大地削弱經理人工作的效率。在此需要強調的是，在編列工作次序時應先考慮事情的「輕重」，然後再考慮事情的「緩急」，根據優先排序矩陣依次確定出工作的順序，即本末。
實踐練習：
請利用優先排序矩陣，確定您一周內的工作順序，堅持下來，看看有什麼變化。
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