採購管理是財務及企管軟體購銷存系統的乙個子系統，它的主要功能包括以下幾個方面。
⒈ 採購訂單管理
採購訂單管理包括採購訂單的編制、採購訂單的審核，動態掌握採購訂單的執**況，並向拖期交貨的**商發出催貨函。
⒉ 採購業務處理
採購業務處理主要包括採購入庫、受託代銷入庫、採購退貨、採購結算等內容。採購管理系統處理採購入庫單、採購發票，並根據採購發票確認採購入庫成本。
⒊ 採購賬簿及採購分析
採購管理系統可以提供各種採購明細表、增值稅抵扣明細表、各種統計表及採購賬簿供使用者查詢。同時提供採購成本分析、**商**對比分析、採購型別結構分析、採購資金比重分析、採購費用分析、採購貨齡綜合分析。
採購管理系統與其他系統的主要關係如圖9-1所示。
圖9-1採購管理系統與其他系統的主要關係
採購管理與系統管理共享基礎資料。也就是說，採購管理需要的基礎資料既可以在系統管理中統一設定，也可以在採購管理中自行錄入，最終都是由各模組共享；採購管理中錄入的採購入庫單，可以在庫存管理中審核確認，以證明入庫單上的貨物已經入庫；採購管理中錄入的採購入庫單，需要在「存貨核算」中記賬，以確認存貨的入庫成本，並生成入庫憑證；採購管理中錄入的採購發票，在進行採購結算處理後，自動傳遞到應付款管理，以記載應付款明細賬；在應付款管理系統完成付款處理和編制記賬憑證的同時，回寫採購發票有關付款製單的資訊。
採購訂單也稱為採購合同，是企業與**商之間簽定的一種購銷協議，主要內容包括採購什麼貨物，採購數量，由誰供貨，什麼時間到貨，到貨地點，運輸方式，**，運費等。採購訂單管理的內容包括訂單的錄入、審核、關閉、查詢等。
⒈ 填製採購訂單
當與供貨單位簽定採購意向協議時，可以將採購協議以訂單的形式輸入計算機，並列印出來報採購主管審批。
已錄入未審核的訂單狀態顯示為「輸入」。未經審核的訂單可以修改、刪除。
⒉ 訂單審核
訂單輸入到計算機儲存後，只有經過審核，才能在錄入採購入庫單或採購發票時參照使用。審核訂單可以有3種含義，可以根據企業需要選擇其中一種。
⑴ 已由供貨單位確認。
⑵ 如果訂單是由專職錄入員輸入的，由業務員進行資料檢查，確認訂單內容正確。
⑶ 經過採購主管批准了的訂單。
已審核訂單，在訂單的底部顯示審核人的姓名，狀態顯示為「審核執行」。已審核訂單不能直接修改、刪除，如果需要修改，必須先取消審核。
採購訂單審核後，可以在「訂單執行明細表」和「訂貨統計表」中查詢。
⒊ 訂單執行
訂單執行分為兩種：一種是以採購的貨物入庫為依據；一種是以取得發票為依據。凡是根據採購訂單進行的採購業務，貨物到達後填製入庫單、發票時，必須正確註明訂單號，否則不能正確統計出訂單的執**況。
⒋ 訂單關閉
採購訂單執行完畢，也就是說某採購訂單所訂貨物已入庫並且已付款取得採購發票後，該訂單就可以關閉了。對於確實不能執行的某些採購訂單，經採購主管批准後，也可以關閉該訂單。訂單關閉採用人工關閉。
已關閉訂單狀態顯示為「關閉」。若訂單已關閉，則不能在填製採購入庫單和採購發票時用做參照。已關閉的訂單可以重新進入。
⒌ 訂單查詢
訂單列表可以將本年度的採購訂單以列表的形式顯示出來，以便於快速查詢訂單。通過訂單查詢功能，可以查詢訂單的到貨執**況，訂單中各存貨的到貨執**況，對於拖期執行的訂單，可以向**單位發催貨函。
按貨物和發票到達的先後，將採購入庫業務劃分為單貨同行、貨到票未到(暫估入庫)、票到貨未到(在途存貨)3種型別，不同的業務型別相應的處理方式有所不同。
⒈ 單貨同行業務
當採購管理、庫存管理、存貨核算、應付款管理、總賬整合使用時，單貨同行的採購業務處理流程如圖9-2所示。
圖9-2 單貨同行的業務處理流程
從圖9-2可以看出，對於單貨同行業務，在採購管理系統需要做的工作有以下三步。
⑴ 錄入採購入庫單
採購入庫單是根據採購到貨簽收的實收數量填製的入庫單據。採購入庫單既可以直接填製，也可以由複製「採購訂單」或者複製「採購發票」或者複製其他的「採購入庫單」生成。
⑵ 錄入採購發票
採購發票是從供貨單位取得的進項稅發票及發票清單。採購發票按發票型別分為專用發票、普通發票、運費發票;按業務性質分為藍字發票、紅字發票。
採購發票既可以直接填製，也可以從「採購訂單」、「採購入庫單」或其他的「採購發票」複製生成。
採購發票不需審核，待採購結算後會自動輸入審核人的姓名。
⑶ 進行採購結算
採購結算也叫採購報賬，在手工業務中，採購業務員拿著經主管領導審批過的採購發票和倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認採購成本。在本系統中採購結算是針對採購入庫單，根據發票確認其採購成本。採購結算從操作處理上分為自動結算和手工結算兩種方式。
自動結算是由計算機系統自動將相同供貨單位的，存貨相同且數量相等採購入庫單和採購發票進行結算。
使用「手工結算」功能可以進行正數入庫單與負數入庫單結算、正數發票與負數發票結算、正數入庫單與正數發票結算、費用發票單獨結算。手工結算時可以結算入庫單中部分貨物，未結算的貨物可以在今後取得發票後再結算。可以同時對多張入庫單和多張發票進行報賬結算。
手工結算還支援到下級單位採購，付款給其上級主管單位的結算，支援三角債結算，即支援甲單位的發票可以結算乙單位的貨物。
在實際工作中，有時費用發票在貨物發票已經結算後才收到，為了將該筆費用計入對應存貨的採購成本，需要採用費用發票單獨結算的方式。
⒉ 貨到票未到(暫估入庫)業務
暫估是指本月存貨己經入庫，但採購發票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對暫估業務，系統提供了3種不同的處理方法。
⑴ 月初回沖
進入下月後，存貨核算系統自動生成與暫估入庫單完全相同的「紅字回沖單」，同時登入相應的存貨明細賬，衝回存貨明細賬中上月的暫估入庫。對「紅字回沖單」製單，衝回上月的暫估憑證。
收到採購發票後，錄入採購發票，對採購入庫單和採購發票做採購結算。結算完畢後，進入存貨核算系統，執行「暫估處理」功能，進行暫估處理後，系統根據發票自動生成一張「藍字回沖單」，其上的金額為發票上的報銷金額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。
對「藍字回沖單」製單，生成採購入庫憑證。
⑵ 單到回沖
下月初不作處理，採購發票收到後，在採購管理中錄入並進行採購結算；再到存貨核算中進行「暫估處理」，系統自動生成紅字回沖單、藍字回沖單，同時據以登記存貨明細賬。紅字回沖單的入庫金額為上月暫估金額，藍字回沖單的入庫金額為發票上的報銷金額。在「存貨核算」|「生成憑證」中，選擇「紅字回沖單」、「藍字回沖單」製單，生成憑證，傳遞到總賬。
⑶ 單到補差
下月初不作處理，採購發票收到後，在採購管理中錄入並進行採購結算；再到存貨核算中進行「暫估處理」，如果報銷金額與暫估金額的差額不為零，則產生調整單，一張採購入庫單生成一張調整單，使用者確認後，自動記入存貨明細賬；如果差額為零，則不生成調整單；最後對「調整單」製單，生成憑證，傳遞到總賬。
以單到回沖為例，暫估處理的業務流程如圖9-3所示。
當月，貨到票未到：
下月發票到:
圖9-3 暫估業務處理流程
對於暫估業務要注意的是在月末暫估入庫單記賬前，要對所有的沒有結算的入庫單填入暫估單價，然後才能記賬。
⒊ 票到貨未到(在途存貨)業務
如果先收到了供貨單位的發票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發票進行壓單處理，待貨物到達後，再一併輸入計算機做報賬結算處理。但如果需要實時統計在途貨物的情況，就必須將發票輸入計算機，待貨物到達後，再填製入庫單並做採購結算。
由於材料質量不合格、企業轉產等原因，企業可能發生退貨業務，針對退貨業務發生的不同時機，軟體中採用了不同的解決方法。
⒈ 貨到未做入庫手續
如果尚未錄入採購入庫單，此時只要把貨退還給**商即可，軟體中不用做任何處理。
⒉ 記賬入庫單的處理
⑴ 入庫單未記賬
即已經錄入「採購入庫單」，但尚未記入存貨明細賬。此時又分3種情況。
未錄入「採購發票」：如果是全部退貨，可刪除「採購入庫單」；如果是部分退貨，可直接修改「採購入庫單」。
已錄入「採購發票」但未結算：如果是全部退貨，可刪除「採購入庫單」和「採購發票」；如果是部分退貨，可直接修改「採購入庫單」和「採購發票」。
已經錄入「採購發票」並執行了採購結算：若結算後的發票沒有付款，此時可取消採購結算，再刪除或修改「採購入庫單」和「採購發票」，若結算後的發票已付款，則必須錄入退貨單。
⑵ 入庫單已記賬
此時無論是否錄入「採購發票」，「採購發票」是否結算，結算後的「採購發票」是否付款，都需要錄入退貨單。
⒊ 付款採購發票的處理
⑴ 採購發票未付款
當入庫單尚未記賬時，直接刪除「採購入庫單」和「採購發票」，已結算的「採購發票」需先取消結算再刪除。當入庫單已經記賬時，必須錄入退貨單。
⑵ 採購發票已付款
此時無論入庫單是否記賬，都必須錄入退貨單。
⒋ 退貨處理
退貨業務處理流程如圖9-4所示。
圖9-4 退貨業務處理流程
所謂現付業務，是當採購業務發生時，立即付款，由供貨單位開具發票。現付業務處理流程如圖9-5所示。
圖9-5 現付業務處理流程
受託代銷業務是指商業企業接受其他企業的委託，為其代銷商品的行為。這種業務的處理流程如下：
⑴ 受託方接收貨物，填製受託代銷入庫單。
⑵ 受託方售出代銷商品後，手工開具代銷商品清單交委託方。
⑶ 委託方開具發票。
⑷ 受託方進行「委託代銷結算」，計算機自動生成「受託代銷發票」和「受託代銷結算單」。
第九章班級管理
1 班級管理的功能有哪些？1 有助於實現教育目標，提高學習效率 2 有助於維持班級秩序，形成良好班風 3 有助於鍛鍊學生能力，學會自治自理。2 班級的規章制度由哪些部分組成？1 教育行政部門統一規定的有關班集體與學生管理的制度 2 學校根據教育目標 上級有關指示制定的學校常規制度 3 班集體根據學校...
第九章調動管理
一 目的 規範員工調動手續，確保對員工的各項工作不致因調動而出現脫節 失誤。二 範圍 適用於所有正式員工的崗位調整 調動等手續的辦理。第一節調動定義與分類 一 調動的定義及相關費用劃分 一 調動 因工作需要調往其它公司，或部門 崗位發生變動的情況稱為調動。二 借用 因工作需要 開業 大忙增援或其他情...
第九章注意
考試要求 通過對本章的學習，理解注意的概念 注意的功能和外部表現 掌握注意的分類，容易引起無意注意的條件和有利於保持有意注意的條件 重點把握注意的品質，懂得如何運用注意的規律來組織教學 識記無意注意 有意注意 注意的範圍 注意的穩定性 注意的分配 注意的轉移 興趣 直接興趣 間接興趣 興趣效能 興趣...