管理資訊系統在企業管理中的應用

2021-03-04 04:15:48 字數 4177 閱讀 7333

工商管理

管理資訊系統(management information system,簡稱mis)是一門新興的科學,其主要任務是最大限度的利用現代計算機及網路通訊技術加強企業的資訊管理,通過對企業擁有的人力、物力、財力、裝置、技術等資源的調查了解,建立正確的資料,加工處理並編製成各種資訊資料及時提供給管理人員,以便進行正確的決策,不斷提高企業的管理水平和經濟效益。

乙個完整的管理資訊系統應包括:輔助決策系統(dss)、工業控制系統(ccs)、辦公自動化系統(oa)以及資料庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關及外界交換資訊的介面。其中,特別是辦公自動化系統(oa)、與上級機關及外界交換資訊等都離不開intra***(企業內部網)的應用。

基於inter***的管理資訊系統系統的核心是bs(browser/server——瀏覽器/伺服器)架構,該架構不需要專門的操作環境,在任何地方,只要能上網,就能夠操作管理資訊系統。

管理資訊系統具有多種功能,各種功能之間又有多種資訊聯絡,構成乙個有機結合的整體,形成乙個功能結構。其功能主要是:

1、資料處理,即資料的收集、輸入、傳輸、儲存、加工處理和輸出。

2、事務處理,即將管理人員從繁重的重複性的事務處理中解脫出來,以更多的精力思考管理問題,從事創造性勞動。

3、**功能,即運用數學、統計或模擬等方法,根據過去的資料**未來的情況。

4、計畫功能,即合理安排各職能部門的計畫,並按照不同的管理層提供相應的計畫報告。

5、控制功能,即對計畫的執**況進行監測、檢查,比較執**況與計畫的差異,並分析其原因,輔助管理人員及時用各種方法加以控制。

6、輔助決策功能,即運用數學模型,及時推導出有關問題的最優解,輔助各級管理人員進行決策。

將管理資訊系統應用於企業管理中,可促使企業向資訊化方向發展,使企業處於乙個資訊靈敏、管理科學、決策準確的良性迴圈之中,為企業帶來更高的經濟效益。所以,管理資訊系統是企業現代化的重要標誌,是企業發展的一條必由之路。

資訊系統在管理各項事務中有著普遍的應用,促進了企業管理工作的提公升。管理資訊系統是為管理服務的,它的開發和建立使企業擺脫落後的管理方式,實現管理現代化的有效途徑。

管理資訊系統能為企業的管理提供科學的計畫決策。計畫是管理的首要職能,是從現在通向未來的橋梁,它對未來事件作出**,為管理活動提供基本依據,以制定出行動方案予以應對。管理資訊系統可以從多方面快速地為計畫提供科學、準確的資料。

一是促使計畫資料能夠快速、準確的獲得及訪問。通過建立計畫資訊資料庫可以使計畫資料得以快速、準確地獲得及訪問,並實現計畫編制自動化,達到利用計算機進行生產指揮的高度,提高了管理效率。二是其擁有強大的統計分析功能。

統計是資訊加工的重要方法,它能反映管理經營活動的成效、彼此的內在聯絡、發展趨勢和存在問題,是科學**、制定計畫的前提。管理資訊系統就提供了強大的統計分析功能。三是促進**的準確性。

科學的**是計畫的基礎,而管理資訊系統為科學的**提供了準確的資料,通過吸取準確的資料,從而選擇適當的策略,為科學決策打下良好基礎。四是支援計畫的優化。通過資訊系統的分析,可以利用最優化和其它數學方法,選擇最優或較佳方案。

總之,管理資訊系統的使用,不但使企業部門之間的溝通、員工與員工之間的溝通更加容易,上下層之間資訊的傳輸更加迅速,而且更容易收集到客戶的產品需求資訊、競爭對手的資訊和其它市場資訊,有利於生產計畫和銷售計畫的制訂。由於各種參考資料唾手可得,使領導的決策水平空前提高,達到「運籌帷幄之內,決勝千里之外」的效果。

管理資訊系統能夠優化企業管理的組織職能。組織是指完成計畫所需的組織結構、規章制度、人財物的配備等。資訊科技是組織改革的有效技術基礎,資訊系統的開發應用是組織規範管理、提高效率的契機。

管理資訊系統進行到一定階段必然會引發企業管理機制的變革和業務流程的重組;再者,管理資訊系統本身是一種先進管理思想的載體,它要求企業進行相應的組織機構的調整或業務流程的重組。這兩者的相互作用將幫助企業進行「企業再造」和「管理重塑」。從業務流程分析到業務流程重組,減少迂迴,消除延遲,提高效率。

目前,縱橫交錯的計算機網路改變了資訊傳遞的方式,使其由階梯層型逐步變為水平型,與資訊傳遞方式緊密相連的管理組織結構也就從尖頂的「金字塔」型變成扁平的「矩陣」型,組織結構扁平化意味著打破部門之間的界限,任命跨職能部門的任務團隊。同時,高層決策者與基層作業者直接聯絡的方式增多,基層作業者根據實際情況及時參與決策的機會增多。扁平化結構的非集中管理模式,減少層次,減少環節,增強了管理功能,提高了管理效率。

管理資訊系統促進了企業管理的領導職能的發揮。領導職能是指對所屬物件的行為進行發令、排程、檢查。確保把所有的管理物件集合起來,同時,建立默契的配合關係,保持整體平衡,以便共同為企業的發展做貢獻。

管理資訊系統正在成為企業管理的重要戰略手段和企業文化的一部分。多**和綜合業務數字網(isdn)的利用,可以使企業通過聲音、圖象和文本來近地或遠端控制產品生產或服務提供的全過程,從而減少產品的不良率和提高顧客的滿意程度。通過計算機網路和執行其上的應用系統,可以高效地、便捷地、經濟地管理跨地域的分公司。

公司總經理坐在計算機前就可以快速對外地分公司下達指令和及時了解分公司當天的運營情況。總公司能更加容易控制分公司的業務活動,分公司的不透明性因素在減少、決策失誤在減少,通過管理資訊系統的使用,可以加強資訊溝通,掌握內外動態,輔助決策制定,及時處理、解決問題,最大限度的發揮了領導的職能。

管理資訊系統支援企業管理控制職能的實現。控制是促使組織的活動按照計畫規定的要求展開的過程。控制職能是按照既定的目標、計畫和標準,對組織活動各方面的實際情況進行檢查和考察,發現差距,分析原因,採取措施,予以糾正,使工作能按原計畫進行。

或根據客觀情況的變化,對計畫作適當的調整,使其更符合於實際。控制職能與計畫職能密不可分。計畫是控制的前提,是控制的開始;控制是實現計畫的手段,控制活動為計畫的實現提供保證。

資訊的充分、準確和及時傳遞對實現控制職能起著舉足輕重的作用。實施控制必須經歷4個主要步驟:1、收集資料:

2、處理資料;3、解釋處理結果;4、採取相應行動。資訊系統可以在前兩步給予具體的支援和實現,對後兩步也能起一定的輔助作用。管理資訊系統對於各個不同管理層次的控制都可以支援:

對作業層是確保作業有效實施;對戰術層是隨時掌握實際作業資訊,將實際作業情況與計畫要求進行分析比較,並提供各種可能的解決方案;對戰略層是分析、提供各種縱向,橫向資料,**未來,輔助制定戰略計畫。企業管理中的一些較為重要的控制都可在管理資訊系統中協助實現,如庫存控制(定量控制、定時控制等)、質量控制(散點圖)、行為控制、生產進度控制、成本控制、財務預算控制等。

例如管理資訊系統在菸草公司中對企業的「產、供、銷」環節進行控制和**。在此基礎上,建立了網路智慧型辦公系統和顧客關係管理資訊系統。

目前,菸草公司的捲菸零售客戶數量眾多,分布在不同的地理位置。這種特點決定了菸草公司95%以上的資料都有空間屬性,比如零售戶資訊、區域銷售狀況、品牌區域銷售分布等,都與地理資訊相關聯,僅以**或文字的形式來展現統計分析結果,不僅形式呆板,不夠直觀,而且可能將一些重要的資訊隱藏在文字背後,無法及時發現。而採用電子地圖表現的方式,將各個零售戶的資料與電子地圖關聯起來,從電子地圖上來觀察和分析這些資料之間的關係,便可以一目了然地得出資料之間存在的規律,幫助企業進一步完善業務過程,對企業經營進行指導,輔助領導進行準確的決策、制定更加符合企業的經營策略等,提公升企業的決策、規劃、經營能力。

網路智慧型辦公系統的應用使客戶經理可利用電子地圖研究、掌握自己所管理的零售戶的分布狀況,合理安排自己的客戶拜訪計畫,高效地安排自己的工作路線與工作時間;品牌經理可利用電子地圖對品牌宣傳、投放進行**及效果分析,實現品牌合理布局、品牌選擇等工作;送貨員可利用電子地圖選擇最適合的送貨路線,及時、準確地把捲菸送達零售戶;稽查員可利用電子地圖來合理安排自己的市場巡查計畫,高效地安排自己的工作路線與工作時間。

在菸草商業企業中匯入顧客關係管理系統的好處有兩個方面:一是通過對客戶資訊資源的整合,實現資源共享,為客戶提供更快捷、周到的優質服務,提高客戶滿意度和忠誠度;二是通過對業務流程的重新設計,更加有效的管理客戶關係,降低企業成本。

同時,***衛星定位技術和無線網路通訊技術可以實現對整個區域物流車輛的實時精確定位、排程,監控管理,實現統一管理的集中模式,實現對銷售和物流資料的高度動態共享,物流車輛資源以及相關人力資源全盤監控智慧型排程,實現實時的菸草配送管理排程、配送路線優化、配送捲菸過程監控、配送車輛報警救援和物流資料動態採集、領導決策輔助支援,最大程度地提公升了為捲菸零售客戶服務的水平。

由此可見,在現代化管理中,管理資訊系統已經成為企業管理不可缺少的幫手,它的廣泛應用已經成為管理現代化的重要標誌。在企業管理現代化中,組織、方法、控制的現代化離不開管理手段的現代化。隨著科學技術的發展,尤其是資訊科技和通訊技術的發展,使計算機和網路逐漸應用於現代管理之中。

面對越來越多的資訊資源和越來越複雜的企業內外部環境,企業有必要建立高效、實用的管理資訊系統,為企業管理決策和控制提供保障,這是實現管理現代化的必然趨勢。

企業管理資訊系統

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