流程圖：
一、會議前準備工作
1、會前所需準備的檔案：會議通知、回執、會務手冊、主持詞、參會人員表、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅（一般由會議承辦賓館製作）、會議背景***、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料、報到處。各檔案具體形式如附件。
2、會前準備工作流程
2.1、會議的計畫：
（1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。
（2）確定會議的名稱，初步擬訂出席物件、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等。
（3）決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。
2.2、 確定會議日程。編排會議日程表，並與會前發給各參會人員。
（1）議程表。
將會議議題按照內在聯絡、主次和先後排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發給與會人員。
（2）日程表與作息時間表。
會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。
2.3、 會議成本預算。
會議的成本=場地租借費+檔案資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+諮詢勞務費。
2.4、 準備會議資料。
（1）開幕詞、工作報告、發言稿等
（2）會議所用的技術性、程式性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛排程表等。
2.5、 傳送會議通知及接受回執。
（1）會議通知：本單位的小型會議，可採用口頭、**、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。
會議通知可採用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請物件可用傳送書面通知或邀請柬，再加**徵詢、確定的雙重方式。
（2）回執：為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上並附回執。
回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前傳送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。
2.6、 會場布置，會場根據與會人數選擇適當場所，具體要求如下：
(1) 會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數相適應。按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。
(2) 主席台席位。
第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左後右，左高右低．前排為主。後排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便於按位入座。
(3)會場設施。
會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄影、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、裝置等應事先反覆檢查、除錯(如擴音器的音量大小)，以免臨時發生故障或出現差錯。
2.7、 其他準備
會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫護人員值班。同時應準備接送車輛。
會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛人員和保密措施。會議計畫中如安排參觀、考察、遊覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。
二、會議期間工作
1、會議期間需準備的檔案：簽到表、會務發放表、考勤表。
2、會議期間的工作流程
2.1、 在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。
2.2、 做好來客接待工作，確認和分發房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關資訊。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
確認用餐時間、選單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
2.3、 會場桌椅擺設確認：燈光／音響／麥克風／銀幕/講台／幻燈機／投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。
2.4、 會議現場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發會議資料。
2.5、專人負責會場的協調事務工作（包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發放以及會場溫度控制等）。
2.6、 確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
2.7、 協調會議期間的交通工具的安排。
2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯絡，出現突發事件能以最短的時間解決。
三、會議後續工作
1、會議後需準備的檔案：參會人員通訊錄、演示文稿、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。
2、會議後的工作流程
2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2.3、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的彙總，總結工作及印刷發放代表通訊錄。
2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。
2.5、歡送代表工作。
2.6、會議費用的結算工作。
四、人員職責
1、會務負責人
1) 聯絡協調
— 對內負責與所領導及各科室負責人的溝通，制定會議計畫書及工作進度表，確保會議順利完成；
— 對外負責與各參會領導及參會人員之間的聯絡，確認人員名單及行程安排；
— 協調會務工作人員的活動。
2) 制定會議方案並實施
— 負責擬定和調整會議方案，會議組織程式，並上報相關領導審核；
— 負責協調各職能組分工，並確認工作安排和程序。
3) 會場及住宿安排
— 負責會議酒店（場地）接洽、預訂及協議簽訂；
— 負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。
4) 負責審核會議對外的文字資料內容及相關合作協議
— 各類資料內容的確認審核；
— 確定印刷地點；
— 會場布置的審核。
5) 制定可行性預算
6) 同會議發言人及各位貴賓聯絡
1、 會務助理
1) 各類文字的起草、修改，資料的編排、製作
— 根據會議的要求，負責會議通知書的設計、製作及印刷；
— 負責會場背景效果圖的設計與製作；
— 代表證、餐券的設計與製作。
2) 負責重要人員的聯絡事宜
— 負責重要人員的行程安排的聯絡、確認；
— 負責重要人員的機（車）票的預訂；
— 負責重要人員的專人接、送及陪同安排；
— 負責重要人員在會議期間的用車安排。
3) 負責與會代表聯絡事宜
— 負責會議通知書的寄發及確認回執工作；
— 負責會務資料的收集、確認並輸入資料庫；
— 如會議資訊有變，負責與與會代表聯絡，及時告知。
4) 負責會場的管理工作
— 負責會場及儀器裝置的管理；
— 提前做好儀器裝置的除錯工作；
— 負責會場影像/通訊的管理(計算機、***資料收集彙總、同傳裝置等)；
— 確保會議期間演講嘉賓***的收集、正常**及保密工作。
5) 負責交通管理及安全措施
— 負責用車計畫；
— 負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。
6) 負責會場安全保障工作
— 負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查並制定解決方案
7) 會務帳務管理
— 會前負責制定收入、支出預算表
— 會後負責製作收入、支出明細表
— 負責會務費用分配方案的制定、上報及落實
2、 應急人員
1) 負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發。
2) 負責參會人員的引領、接待。
3）負責就餐秩序的控制。
4）負責會中其他應急工作。
附：會議所需準備的所有檔案的形式見附表（以第一次會議的各檔案形式為例）。
檔案明細
會議通知附表1
回執附表2
會務手冊附表3
主持詞附表4
參會人員表附表5
會議議程書附表6
桌簽附表7
餐卷附表8
代表證附表9
會議背景***附表10
房間號碼表附表11
會議資料領取表附表12
與會人員簽到表附表13
會務費發放表附表14
考勤表附表15
參會人員通訊錄附表16
演示文稿附表17
會議總結附表18
會議證明附表19
新聞稿附表20
會議策劃流程
然後根據以下一些條件進行篩選 n 會場型別及風格，如五星級酒店 四星級酒店 商務會所 度假村等等 星級酒店一般既能接待小型會議也能接待大型會議，有乙個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中 西式餐廳 娛樂設施等，而且交通一般比較近。度假型酒店一般建在旅遊勝地或海邊，外部...
20160219會議流程策劃
一 會議主題 分享經驗相互激勵團結進取工作計畫 二 會議時間 2016年2月19日10 00 三 會議地點 南充市東泰假日酒店 會議目的及意義 隨著2015年過去，2016年的到來。為了更好地把我們這一年來的各項工作進行全面系統 詳實準確地總結，共同分享我們的成長與經驗，也為了在2016年我們能有更...
會議策劃書
組織機構及人員安排 組長 吳瑞桃 副組長 謝穩 組員 徐靜 張霞 吳璐穎 許婷婷 李超 李海霞 職能職責 會議總策劃 會務總排程 過程控制 各項工作方案審批。會場布置 地點 重慶大酒店 時間 會場地形圖 第一部分 會場布置 1 講台設計 講台 長1公尺。寬0.5公尺，高1.5公尺 講台測置於大螢幕前...