會議籌備方案的擬訂

內容：。作用：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。

**會議（適用於規模不大辦公地點相對集中的企業）交流資訊的特點 1方便靈活準備時間短恢復迅速是電子通訊會議中花費最少的，更能激發創造性思維容易修正自己的特點2缺少身體語言，

**會議資訊工作要求 1準確發出開會資訊，說明是否設分會場

**會議特點1實現了聲音影象同時傳送

※ 遠端會議籌備方案特點 1遠端會議具有節省時間和金錢,能與**服務機構商定使用錄音帶做永久記錄,且交流更加直接,簡短的優點。

2遠端會議籌備方案擬定時,應預先了解提供電信會議服務公司的服務業務,並提前一周與電信會議服務公司預約,明確提出自己的要求,並提前將下列內容告訴電信服務公司：（會議日期、會議起止時間、會議參加人數、與會者的**號碼、主持人姓名等。3會議程式、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論）4遠端會議籌備方案中要有專人負責檢查遠端會議裝置是否齊全和正常擺放是否符合要求

會務機構分工的要求：會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實.會務機構的各部門需明確各息的任務和要求.

具體要求:1要根據會議的規模和型別組織人員隊伍2會務機構要分工明確、責任到人3加強協調，定期溝通

會議籌備方案的制定程式1組建會議籌備委員會 2分成籌備小組3形成籌備方案 4領導審核方案

檢查會務籌備情況檢查內容：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、檔案材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛工作檢查以及其他。

方法 1聽取會議籌備人員的匯報（聽取匯報的領導加強前期調查；對匯報材料的準備要側重困難和問題；匯報時間正當；對薄弱環節及時調整加強）2會前現場檢查:確保所有事項條理清晰；注意氣味；樹立入場登記臺；佩戴徽章名牌；準備接待休息室. 檢查結果的形式:

書面.口頭.協調會

檢查會議籌備情況的工作程式:開會檢查的程式1會議籌備機構對會議準備情況進行自我檢查 2會議領導小組確定匯報會的時間和地點並發出協調會通知 3召開協調會並在會上現場解決問題 4匯報會後對檢查中發現的問題予以催辦和落實.現場檢查的程式1指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點並通知有關籌備部門2製作檢查單，

※新聞發布會的注意事項1確定新聞主題，選擇發布良機2挑選媒介單位、落實宴請範圍3確定會議主持人，精選發人4處理好應迴避的問題制定各種應變措施

※慶典活動組織工作重點1.前期調查研究2.精心策劃準備3.選擇最佳時機4.邀請嘉賓光臨5編排活動程式6安排其他活動7善後工作處理

對檢查所發現問題的糾正 1首先分析問題的性質和範圍確定其對會議的質量的影響程度

會議檔案審核內容與工作程式:內容：1審核會議檔案的準確性和完整性2具體內容（審核會議檔案與會議主題的關係，審核會議檔案是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相衝突的內容，審核會議內容是否經過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的檔案是否進行了會商，審核會議檔案是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確）

工作程式1起草該檔案的秘書就內容進行自審 2主觀秘書進行初審 3如內容涉及部門較多，要進行會審 4審核修改後主要領導或主管領導進行終審

與領導溝通有關會議事宜1原則：時間性原則、及時性原則、全面性原則。2方法:

定期向領導提交書面報告；有會議負責人定期向領導口頭匯報；領導親自參加會議，其他途徑3程式：明確會議目標：明確會議領導與各小組的任務；明確會議涉及範圍；會議工作所要求的質量標準；會議要達到的階段性目標；制定目標時留出意外情況時間；明確溝通會議有關事宜的方法和途徑：

確定溝通的時間地點與會人員；檢查溝通所用各類檔案資料；向領導匯報會議籌備情況和進展；聽取領導指示；將記錄送給領導。注意事項

會議應急方案的內容

1.會議中可能出現的問題：人員問題場地裝置資料健康與安全與會者情緒與會者返程行為 2.明確問題出現時負責解決的會議工作人員 3.處理會議突發事件的方法：同上

會議應急方案的工作程式：1**情況2準備應對備選方案3討論會議緊急情況4確定會議應急方案注意事項：住宿安排要妥善、餐飲服務要周到、醫療衛生工作要有備無患、交通保障應落實到位、會議通訊服務力求標準穩定可靠迅速、娛樂生活要豐富多彩、會議值班要制度健全，人員要堅守崗位

提示會議按計畫進行：原則：認真傾聽，最少限度打斷談話；樹立自信心，確信自己能對任何衝突產生積極影響；消除交流障礙；強調問題；使用精湛的人際交流技巧。

工作程式1了解議題和議程2準時宣布開會3有效引導議題（會議開始前明確開始和結束的時間保證及時開會散會；議題開始前，規定討論範圍並保證平等發言；議題結束後簡單總結並宣布結束。）

會議經費的監督方法：報告和會議、授權與自我控制、質量、損益平衡表、比率分析、審核時要逐項細審。會議經費使用的程式:

1申請經費2主管領導審批3財務部審批4財務人員提取現金或填寫支票5經費支出6審核會議經費支出

處理會中突發事件1型別：人員問題，健康與安全，處理行為2程式：對會議中出現的突發事件及時向領導報告；啟動會議應急方案的各項措施；調動會議有關人員及時進行補救和處理；必要時向公共應急機構請求支援；處理好突發事件的善後工作 3注意事項：

1責任分工：綜合管理，統籌安排；增強責任意識；加強崗位責任制。2突發事件與規章制度：

應急方案的定期檢查制度；突發事件的第一時間報告制度；各種應急設施的檢查維護制度；值班工作責任到人制度

會議總結工作 1目的目標實現情況小組執**況總結經驗教訓獎懲人員解決遺留問題 2內容：會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題,參加會議的上級領導人,會議的主持者,領導報告或講話的要點,對會議的基本評價和貫徹要求,會議的決議情況及今後的工作任務布置等。3程式：

對會議徵詢意見，擬就工作總結稿；向領導報告會議結論；總結定稿；印發；歸檔；組織全體工作人員進行總結4方法：座談會表彰會書面總結

※中型以上的會議結束後，大會秘書處要組織全體工作人員進行總結，如有的領導有具體要求，就需要在開號總結會的基礎上寫出書面的會務工作總結，並交有關領導審閱後作為大會的檔案材料連同會議記錄會議演示文稿會議檔案等一併作為完整的卷宗歸入檔案，對於重要的會議秘書可以在會議結束前印發乙份問卷或會議組織評估表，以對會議的成效進行打分，；切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題；有理有據，實事求是；會議的總結贏一分為二，激勵為主。

會議評估工作內容：1構成有效會議的要素（目標清晰，適當時間地點形式，緊湊的議程，準確的資訊傳遞，周密的前期準備合理內容安排）2影響會議效率的主要因素（會議必要性；會議前期準備工作的質量；會議責任分工；會議的多，長，大，高，支出超標、浪費驚人，準備不充分質量不高，組織不當。3會議評估標準：

目標（是否達成，主持人的準備，發言者發言是否引起共鳴，會議形式地點是否合適，資料是否及時），會議時間評估，與會人員參與會議的狀態和收穫，會議服務評估，會議實際費用、成本支出、再度召開時繼續推進與維持的事項。

會議評估工作程式：分析影響會議效果的因素、設計會議效果評估表、彙總評估結果。注意事項：

避免欠缺會議記錄，落實不力，得失進行總結，不解散已完成任務的工作組；與會人員對會議不滿。高效率會議的決定因素：會議要開的短；安排較多的活動使會議獲最大價值；特別注意選擇地點；對與會人員名單要精益求精；請公關公司籌辦時應多看多問；對某會議承辦公司的工作感到滿意時可考慮長期合作；討價還價。

涉外置待原則：不卑不亢、依法辦事、內外有別、尊重個人、女士優先、入鄉隨俗。禮賓次序:1國家地區名稱的拉丁字母2具體身份職務高低3抵達時間4告知東道主自己決定到訪的具體時間5不排列

禮賓次序確定步驟1確定禮賓次序方案2提前通知有關各方3按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

涉外迎送儀式要求：1發出邀請2準備工作：清楚來訪者的基本情況；外賓飲食愛好宗教禁忌等；擬定訪問日程；安排食宿3善始善終

著裝要求：穿正裝

安排涉外迎送工作程式 1確定迎候人員2準備迎賓的物品3見面講究禮節4送行前的拜訪5安排送行儀式

安排涉外會談的要求:充分了解雙方情況；準備工作要落實到位；會談會見要做好記錄，問題要落實.拜訪要求：拜訪前線**聯絡；到達賓館大廳通知對方；初次見面可不送禮物。

會見會談工作程式：1約定2通知對方有關事項3準備工作：背景資料，會見場所布置，人員安排4迎接客人5會見會談6送別客人

涉外宴請的原則：宴請環境要雅緻安靜，點菜注意個人飲食習慣或因宗教信仰而來的忌諱，菜餚要有地方特色，參加宴請的人要講究個人衛生、衣裝乾淨得體、女士要化妝、不穿白天的工作裝

選擇禮品的注意事項: 1與受禮者的關係2明確送禮的原因3了解受禮者的特點4經濟方面的限定

辦公模式發生變化的原因:1辦公場地的費用過高，企業都想方設法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創造最高的利益2城市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排3高科技的發展，尤其是通訊技術的改變，使人們的聯絡更加方便，不在辦公場所也能相互溝通4企業自身的發展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期專案就不需聘用長期的正式員工5企業間競爭的加劇，使得企業不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本6一些企業的組織結構進行了改變，需要用人制度相應改變7在寬鬆的社會環境中，人們希望最大限度地發揮自己的才幹，多做工作，也需要不同企業實施多種模式的工作方式

不同辦公模式的特點

會議籌備方案的擬訂

會議籌備方案

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