一、能夠制定大型專業會議的籌備方案
(一)學習目標
能夠制定大型專業會議的籌備方案
(二)方案的制定
1.確定會議主題
無論組織什麼樣的會議，都有會議主題，特別是組織大型會議，必須明確會議要研究解決什麼問題，達到什麼目的。
會議主題的確定的主要方法主要實際一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。
2.確定會議的時間和地點
會議時間包括會議實際進行時間和會議過程中的休會時間。會議地點選擇的重點是會場大小適中，會場地點適中，環境適合，交通方便，會場附屬設施齊全。
3.確定會議的規模
會議的規模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量，會議規模由會議的組織者根據實際情況掌握，以嚴格控制規模為原則。
4.確定會議議程
會議議程包括會議主持，會議典型發言(或重點發言)、會議討論、會議講話、會議總結。確定會議議程的方法主要一是根據到會主要領導的情況，確定會議主持人；二是根據會議的主題，確定會議發言人；三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，並根據會議規模，確定討論方式；四是根據會議擬達到的目的，安排主要領導做好會議的總結。
5.確定會議檔案和材料的準備
包括大會的主報告；大會發言單位的材料；會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席台座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱檔案和相關資料。
6.確定會議組織和分工
這裡所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括與會議有關的每項組織工作，每乙個工作環節都必須有專人負責，責任到人，並明確任務和要求。會議組織分工包括檔案起草和準備、會務組織、會場布置、會議接待，生活服務(含娛樂活動安排)、安全保衛、交通疏導、醫療救護等。
(三)注意事項
1.明確領導意圖，弄清籌備方案的目的、要求和意義，以便制定。
2.反覆多次與領導和有關方面商定、必要時通過開聯席會徵求制定的意見或方案。
工作職責：
1、 負責與飯店的住宿房間、會場、裝置、用餐等事項的預定、分配、落實、協調工作。
2、 負責與飯店協調解決參會客人臨時需求的工作。
3、 負責會議期間飯店大堂會務服務台的服務工作。
4、 負責會議指南的起草、印刷、裝訂、發放工作。
5、 負責會議期間的餐券、車證製作分配工作。
6、 負責各種會議裝置的財產管理，合理安排會議裝置的分派、領用登記、**保管工作。7、 負責各種會議裝置的維護保養工作。
8、 負責檢查會場的安全狀況，協調飯店及時發現、消除隱患，做好防火、防盜、保密等安全工作。
9、 負責會議期間的影印、傳真工作。
10、 負責會議辦公用品的**、發放、補給工作。
11、 負責會議期間協助監標人檢查安全、保密紀律的落實工作。
會議籌備方案
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