檔案管理實施方案

2021-03-04 03:17:38 字數 2049 閱讀 4884

一、指導思想檔案管理工作是檔案提供利用的前提,檔案經過整理,可以檢驗收集工作的質量,便於檔案的鑑定、保管、統計和檢索,促進檔案工作各環節的良性運動。為了方便公司的檔案材料統

一、集中、有序儲存,加強公司檔案管理工作, 有效地保護,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權益,同時促進各部門的協調和各項工作的順利開展,為加大檔案規範化管理力度,更有效地積累、 保護和利用我公司檔案資源,更好地為公司生產銷售等發展服務,現按照安徽省檔案管理標準的要求,結合我公司的工作實際,特制訂實施方案如下:

一、成立檔案整理工作領導小組,制定檔案的分類方案,保管期限表和歸檔範圍。

二、對單位的檔案材料做認真的收集、分類、劃期、立卷歸檔。

三、按照不同類別及其相互關係,進行合理的排列歸類。

四、編寫檔案案卷目錄等檢索工具及編研工作,有序地為檔案的提供利用工作服務。

二、檔案的儲存 1、儲存地點:辦公室檔案櫃2、儲存內容:包括過去和現在的公司各部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有辦存價值的各種檔案、賬冊、憑證、報表、技術資料、協議合同、電腦碟片、 音像製品、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、儲存的具體方法見*科技****檔案管理制度規定。

三、實施步驟 (一)準備階段(2010 年11 月-2010 年12 月) 1、考察學習,借鑑經驗。由公司分管檔案工作的領導指導,辦公室相關人員參加,協同檔案管理員建立檔案室。同時檔案管理員自身加強對檔案管理的學習,逐步落實具體計畫實施方案。

2、嚴格執行和完善安徽*科技****制度。根據國家檔案局,結合我局實際,在深入調查的基礎依據《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案管理條例》的有關規定上,完善公司檔案材料分類方案、歸檔範圍和保管期限表, 為歸檔檔案材料的收集整理提供參照依據和標準。 3、成立檔案管理領導小組。

為確保公司檔案目標管理達到標準化、規範化, 成立檔案部組長,公司相關成員、公司各部(單位)主要負責人及相關責任成員的檔案管理達標工作領導小組,組織實施我公司檔案管理實施工作。領導小組主要負責全公司人員的統一協調、專案論證、任務安排、經費使用監督和協商聯絡等檔案管理工作。 4、召開檔案組成立大會。

召開由相關責任領導、中層以上幹部和責任人組成成員參加的檔案檔案工作動員會,安排介紹公司檔案管理工作的規定及實施方案。同時,組織相關人員學習《檔案法》及相關檔案業務知識。

(二)實施計畫(2011 年1 月-2011 年2 月) 1、收集整理各門類檔案資料。 (1)文書檔案材料的收集整理按照歸檔範圍對2008 至2010 文書檔案材料進行收集整理,對已經歸檔整理的文書案卷,按照標準進行全面系統檢查整改,進一步規範。 (2)生產檔案自生產投產以來檔案、資料和圖紙,和其它相關圖紙等進行重新裝盒、編號整理。

(3)會計檔案收集齊全,進一步規範。 (4)聲像、**檔案材料的收集整理對我公司在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會議、重大活動、 工作成果包括生產成果、專利申請、工程管理、科研培訓、專家(政務要員)考察來訪等型別的聲像、**資料進行收集和規範整理。 (5)電子文件檔案材料的收集對一部分整理不規範,散存在科室單位和個人手中的電子文件等進行收集和保護,規範整理。

(6)實物材料的整理對我公司獲得的獎證、獎牌、獎盃、獎品等具有儲存價值的實物進行收集, 分類存放檔案室。 2、制定和完善檔案管理制度。根據《中華人民共和國檔案法》、《歸檔檔案整理規則》等有關檔案規定,建立健全歸檔、保管、保密、鑑定銷毀、統計和利用等檔案規章制度。

同時結合本公司工作實際,制定相關門類資料的管理辦法,如會計檔案、電子文字及**等,進一步規範各門類檔案資料的整理。 完善《檔案人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱須知》等制度。 3、做好檔案資訊編研工作。

編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字彙編,整理專題匯集、發文匯集等參考資料,收集統計檔案工作基本情況,編制案卷目錄、案卷檔案目錄等檢查工具。 4、完善基礎設施,改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護結構要求進行檢查維護。

二是購置安裝、標準擺放檔案密集架,合理安排檔案庫房、閱檔室(榮譽室)和檔案人員辦公室,做到"三分開";配齊檔案櫃、防磁櫃、空調、 抽濕機、裝訂機、燒錄機、電腦、吸塵器、溫濕度計、防光窗簾等裝置設施, 達到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關制度上牆, 整理好的各門類檔案上架入庫保管。

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