為規範檔案管理的各個環節，更好的為企業的建設、生產、發展服務，根據上級部門檔案管理的有關規定，結合本企業的實際情況制定本制度。
第一章檔案的收集、歸檔
第一條對在基建、生產、經營過程中所形成的一切有查考利用價值的檔案資料、電子檔案、**、實物、光碟等均應進行收集歸檔，部門和個人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、影印件代替正本、原件歸檔。
第二條歸檔的檔案資料應齊全、完整、法律手續完備且符合耐長久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、原子筆、紅墨水、純蘭墨水、複寫紙等不耐久保管字跡的檔案資料的歸檔。已破壎的檔案應給予修整，字跡模糊和易褪變的檔案應予複製。
第三條各部門應指定一名業務熟練，對檔案資料的形成、移交、歸檔有控制作用的人員擔任兼職檔案員，負責本部們檔案資料的收集、移交、歸檔和留存本部們查閱檔案資料的保管。
第四條 0—7大類和８大類的綜合部分的檔案資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；「43」（會計帳務）所包含的報表、帳冊、憑證等檔案由財務部門按有關規定自行歸檔；8—9大類的圖紙、說明書等檔案資料一般應形成三套，二套移交歸檔，一套留存本部門備查。
第五條 0—6大類的檔案一般在形成的次年三月底前向檔案室移交完畢；7—9大類的檔案應在專案、工程結束乙個月後移交歸檔；重要的合同、協議、會議檔案、報表等可及時移交歸檔；因公出差形成的歸檔範圍內的檔案、資料、圖紙返回單位後要及時歸檔，個人不得留存。
第六條電子檔案的邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質檔案的規定定期完成。歸檔的電子檔案應使用不可擦除型光碟，一式三套。不允許用軟盤進行歸檔。
在接收電子檔案前應對檔案的每套載體及技術環境進行檢驗，合格率達100%時方可進行交接。歸檔的電子檔案應有相應的紙質檔案一併收集歸檔。歸檔電子檔案應以盤為單位填寫《歸檔電子檔案登記表》。
歸檔完畢，電子檔案形成部門應將存有前電子檔案的載體儲存至少一年。歸檔的電子檔案應用通用格式，如不能轉換，收集時應同專用軟體一併歸檔。
第七條檔案人員參加重大裝置到貨的開箱驗收，現場收集應歸檔的說明書、圖紙、清冊等資料，並在開箱驗收記錄上簽字。物質部門按年度將開箱記錄、裝置清單等整理歸檔。
第八條所有歸檔的檔案資料、光碟、實物、**等檔案均應辦理移交手續，接受登記表一式兩份，乙份由檔案室存放，乙份交移交部門儲存。檔案人員對不符合質量要求的檔案有權拒收，並指導移交人按要求重新收集、整理、歸檔。
第九條檔案人員應對檔案資料形成的真實性、完整性、和質量進行檢查，並對查出的問題依據公司的經濟責任制考核辦法提出考核意見。
第二章檔案的整理
第十條歸檔的檔案資料移交檔案室後，檔案人員要及時進行高標準的規範整理，使案卷質量達到《歸檔檔案整理規則》（da/t22-2000）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（gb/t11822-2000）及《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》（da/t28-2002）等的要求，不得存在《火電機組達標投產考核標準》中的扣分事項。「43」類（會計帳務）檔案由財務部按有關規定進行整理。
第十一條採用《火電企業檔案分類表》的（0-5大類）（6-9大類）兩個分類表對歸檔檔案資料進行分類，做到分類準確無誤。
第十二條合理確定檔案資料的保管期限和密級。
第十三條整理時要做到組卷合理，編目符合規範要求，案卷題名簡明、準確地揭示卷內檔案內容，著錄案卷目錄。
第十四條案卷整理應在整理間或辦公室整理區域內進行。整理時嚴禁無關人員進入或停留；因故離開時要將檔案資料放好；嚴禁在整理間或整理區域內抽菸和閒聊，做與工作無關的事情。
第十五條篩選出的沒有存檔價值或重份的檔案資料要妥善放置或退回到形成部門供查閱使用，嚴禁隨便放置或當廢品處理掉，卻需銷毀處理，必須登記造冊，經主管領導批准後進行。
第十六條歸檔的電子檔案按《電子檔案歸檔與管理規範》（gb/t18894-2002）的要求進行整理。歸檔電子檔案以件為單位整理。將著錄結果製成機讀目錄和紙質目錄。
第十七條檔案人員對案卷質量負責，如發現問題要立即進行整改。重大失誤要按公司經濟考核辦法進行考核。
第三章檔案的保管
第十八條應選用較好的裝具裝放檔案。捲皮、捲盒均應採用無酸材料製成，檔案櫥架要擺放整齊，實行定置管理，檔案排架要有規律、合理，便於搬運和通風。
第十九條檔案庫房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對濕度要保持在45%-60%，溫度要保持在14—24℃。
第二十條做好定期工作，保持庫房的整潔，每天要早上、下午兩次對庫房進行檢查，記錄溫度和濕度。
第二十一條嚴禁無關人員進入庫房；嚴禁在庫房內抽菸和進行與工作無關的事情。
第二十二條檔案庫房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管，不准交與無關人員，不准隨便放在辦公桌上。
第二十三條每年年底要對庫存各類檔案進行一次統計，登記好統計臺帳，在規定的時間內上報上級檔案管理部門。
第二十四條歸檔電子檔案的保管除符合紙質檔案的要求外，還要符合下列條件：
1、歸檔載體應作寫保護處理，避免擦、劃、記錄塗層。
2、單位載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
3、存放時要遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。
第二十五條每年均應對電子檔案的讀取、處理裝置的更新情況進行一次檢查登記。裝置環境更新時應確認庫存載體與新裝置的相容性；如不相容，應進行歸檔電子檔案的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年。保留期滿後對可擦寫載體清除後重複使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。
第二十六條對磁性載體每滿2年、光碟每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時採取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。
第二十七條對密級到期檔案要進行及時解密；對保管期限到期的檔案要及時做出鑑定和處理。
第二十八條檔案人員調離時，要嚴格履行交接手續，對檢索工具、庫房鑰匙和檔案管理狀況等情況進行有效交接。
第四章檔案的利用
第二十九條公司員工到檔案室查閱、借閱、複製存檔的檔案資料要出示證件，辦理登記簽字手續，凡與本職工作無關的檔案原則上不與借閱。利用帶密級和非工作範圍內的檔案要填寫《檔案利用申請單》。機密、絕密檔案需經公司總經理批准方可提供查閱，但不能借出和進行複製。
第三十條一般情況下不向非本公司人員提供利用。卻因工作需要查閱時，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續。
第三十一條 0-7大類和8大類「綜合」檔案原則上只能查閱不能借出，確因工作需要，履行批准手續後方可複製或借出，借出時間不能超過一天。
第三十二條 8、9大類的圖紙、說明書需要借出時只能提供副本，時間不能超過三天。需要進行複製時履行批准手續。
第三十三條只有授權的人員才能網上查閱電子檔案，有關人員經過批准後可臨時授權查閱。歸檔電子檔案的封存載體不得外借。未經批准任何部門或人員不允許擅自複製電子檔案。
利用時應使用拷貝件。
第三十四條底圖、**、實物、光碟等原則上不借出檔案室。
第三十五條檔案利用者應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子檔案採用聯網的方式利用時，有穩妥的安全保密措施。
第三十六條檔案利用者要愛護檔案，不得塗畫、損壞、轉借，確保檔案的安全。
第三十七條公司員工調離時必須歸還所借檔案資料，且須經檔案人員確認後方可辦理離開公司手續。
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