獸藥GSP檔案檔案管理制度

*****獸藥銷售公司gsp檔案

為規範公司檔和憑證案管理，增強公司檔案和憑證的實用性和有效性，特制定本制度。

一、歸檔範圍

公司的規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。

二、公司的檔案和憑證管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

三、檔案和憑證管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

四、資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行「季度歸檔」及「年度歸檔」制度，即：每年的

四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。

3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發檔案資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。

五、資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據有關規定執行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

六、檔案的借閱

1. 總經理借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由經理辦理《借閱檔案申請表》送經理核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不准外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理批准。

4. 檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

七、檔案的銷毀

1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理審核批准後執行。

3. 凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理批准後方可銷毀。

4. 經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。

5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理指定專人監督銷毀。

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