第一章幹部檔案材料的收集
第一節收集工作的依據、概念、意義、原則及種類
一、收集工作的政策法規依據
一是《幹部檔案工作條例》，二是《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》。中組部、國家檔案局1990修訂下發的《幹部檔案工作條例》是我們現在從事的幹部人事檔案工作包括幹部檔案材料收集工作的總的指導性法規；而中組部2023年修訂下發的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，則對幹部人事檔案材料的收集範圍、收集方法、歸檔要求、監督檢查等都作了具體明確的規定，是我們從事幹部人事檔案材料收集整理工作的具體法規依據和行動指南。
二、收集工作的概念
幹部人事檔案的收集工作，是幹部人事檔案管理部門，根據本單位幹部人事管理許可權範圍及幹部人事檔案材料的收集歸檔範圍，向有關部門收集所管理的幹部人事檔案及形成的幹部人事檔案材料，集中起來，統一管理的工作。概括起來說，就是幹部人事檔案管理部門取得幹部人事檔案及材料的工作。包含三層含義：
一是收集本部門管理幹部的人事檔案，有協管任務的單位，還要收集協管幹部的檔案副本及材料，以保證幹部人事工作的基本需求；二是收集形成的符合歸檔範圍的檔案材料；三是只有幹部人事檔案管理部門才有權收集幹部檔案材料，非幹部人事部門不得以任何理由扣留和收集幹部人事檔案材料。
三、收集工作的意義
收集幹部檔案材料，不斷充實幹部檔案內容，為組織上歷史地、全面地考察、了解和正確使用幹部提供依據，是幹部檔案工作的根本任務，因此，幹部檔案材料收集工作在幹部檔案工作中處於特殊地位，它的意義可以從三方面來理解：
１、收集工作是幹部檔案工作的首要環節。幹部檔案工作分為收集、鑑別、整理、保管、利用、轉遞工作等環節，收集工作是首要環節。幹部檔案材料不是由幹部檔案管理人員編寫形成的，而是產生於和幹部有一定關係的各有關組織的現實工作中。
將有關組織過去和新近形成的幹部檔案材料收集到幹部檔案管理部門，既是幹部檔案工作的起點，又是貫穿於幹部檔案工作始終的一項經常性工作，幹部檔案工作的其他各個環節都是在收集工作的基礎上進行的。幹部檔案工作正是通過收集這個環節把幹部的檔案材料收集起來，為整個幹部檔案管理和建設工作提供客觀物質物件的。因此可以說，沒有收集工作，便沒有幹部檔案工作。
２、收集工作是幹部檔案工作的基礎。幹部檔案管理部門只有將幹部檔案材料及時、全面、準確的收集起來，按《幹部檔案整理工作細則》進行認真鑑別、整理，幹部檔案資訊資源才能得到開發和利用。如果收集工作不紮實，收集的材料殘缺不全或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的幹部檔案材料，就會直接影響到幹部檔案工作的其他環節。
（收集工作好比工業生產中的原材料**，沒有足夠的符合質量的原材料，工業生產就不能進行。）從整理工作來看，如果是成套材料，收集不全（如有頭無尾或者有尾無頭，缺結論或缺批覆）就會給整理工作帶來很大困難，甚至無法進行整理。從保管工作來看，如果乙個幹部的檔案材料分散在幾個單位沒有收集起來，就無法做好集中統一保管工作。
從利用工作來看就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全面、準確地反映幹部的真實面貌，就會給檔案的利用造成很大的不便。幹部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工作，將該收集的材料統統收集齊全，才能幫助組織上全面了解幹部和正確使用幹部。
３、收集工作是實現幹部檔案集中統一管理的基本途徑。幹部檔案材料是各機關、團體、企業、事業等單位在幹部、人事工作中動態形成的，具有**渠道多、零星、分散的特點。而幹部檔案的利用則要求相對的集中，即乙個人的材料必須集中在一起。
通過收集，就可以解決分散和集中的矛盾，實現幹部檔案的集中統一管理。
四、收集工作的原則
《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》明確規定：「幹部人事檔案材料收集歸檔，要本著實事求是的原則。著重收集反映幹部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等材料充實幹部檔案，有效地為幹部人事工作服務，為人事決策服務，為社會主義現代化建設服務。
」同時，我們收集檔案材料，還受國家有關法律、法規的保護和監督。
五、收集工作的種類
收集工作分普遍收集與定向收集兩種。
普遍收集是指幹部檔案管理部門對實際工作中批量產生的幹部檔案材料，集中力量來進行收集。如統一布置填寫的《幹部履歷表》，還有整黨期間形成的《黨員登記表》，調整工資的晉公升工資審批表、《年度考核表》等，可定期通知有關單位限定日期上交。
定向收集是指隨著幹部情況不斷發生變化，分散地不定時地形成的幹部檔案材料，如幹部評、聘專業技術職務、入黨、出國、獎懲、審計等材料，要經常性地及時向有關單位索要。
第二節收集材料的範圍及途徑
幹部人事檔案材料收集的範圍，是指幹部人事工作和其他工作中形成的應歸檔的幹部檔案材料。反映乙個幹部社會實踐活動的材料是多方面的，但並不是所有的材料都要歸於幹部個人檔案，有的屬於文書檔案或其他專業檔案的歸檔範圍。幹部檔案材料的收集有明確的範圍。
按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，反映幹部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等材料就是幹部人事材料的收集範圍。也就是我們通常所講的收集反映幹部「德、能、勤、績、廉」等方面的檔案材料。劃清幹部檔案材料收集範圍，可以避免錯收和漏收。
根據中組部制定的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，幹部檔案材料的收集範圍有20項，其內容為：
1、在幹部人事工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表等材料。
2、自傳和屬於自傳性質的材料。
3、考察、考核幹部工作中形成的有關材料：民主評議幹部的綜合材料，組織審定的考察材料，定期考核材料，年度考核登記表，鑑定材料，後備幹部登記表（提拔使用後歸檔）等材料。
4、審計工作中形成的有關材料：主要涉及幹部個人的審計報告或審計意見材料，離任審計考核材料。
5、國民教育、**教育（大中專）、黨校、軍隊院校學生（學員）登記表，考生登記表，學習成績表，畢業生登記表、鑑定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業成績登記表，學習鑑定、學員思想小結（結業），博士後研究人員工作期滿登記表等材料。
6、評審（考試）專業技術職稱（資格）和聘任專業技術職務工作中形成的有關材料：專業技術職務任職資格評審表，專業技術資格考試成績合格登記表，評審高階專業技術職務人員情況簡表，業務自傳，評審專業技術職務任職資格申報表，聘任專業技術職務審批表，套改和晉公升專業技術職務審批表等材料。
7、創造發明、科研成果鑑定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發表的獲獎**或有重大影響的**等目錄。
8、政審工作中形成的材料：調查報告、審查結論、上級批覆、本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；作為結論依據的調查證明、證據材料；甄別、複查結論（意見、決定）、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。
9、更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批覆等材料。
10、黨、團組織建設工作中形成的有關材料。
①中國共產黨入黨志願書（已批准轉正的）、入黨申請書（１－２份系統、全面的）、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料；黨員登記表，民主評議黨員組織意見、登記表；整黨工作中不予登記的決定、組織意見；民主評議黨員中認定為不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料；取消預備黨員資格的組織意見（記載組織意見的入黨志願書可收集歸檔）；**材料；
②中國共產主義青年團入團志願書、申請書，團員登記表，優秀團員事蹟材料，退團材料；
③加入民主黨派的有關材料。
11、表彰獎勵活動中形成的有關材料：勞動模範、先進工作者、有突出貢獻優秀專家、國家科技獎（含國家發明獎、自然科學獎、科技進步獎）、中國青年科技獎、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批（呈報）表，先進事蹟材料、先進事蹟登記表，立功、受勳、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。
12、紀律檢查、監察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關材料：處分決定，免予處分的意見，上級批覆，核實（調查）報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見，撤銷處分的有關材料，通報批評材料；法院判決書；複查甄別報告、決定（結論），上級批覆，離婚材料等。
13、幹部任免、調動、軍隊幹部轉業安置等工作中形成的有關材料：幹部任免審批表（包括所附的考察、表現情況材料）；幹部調動鑑定、組織審定的表現情況材料、考察材料；公務員過渡登記表，軍隊轉業幹部審批表、授予（晉公升）軍（警）銜審批表、轉業鑑定、定級定工資材料，退（離）休審批表等材料。
14、考試錄用和聘用幹部工作中形成的有關材料：報考登記表和錄用審批表，考察材料，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，考核考察材料，續聘、解聘和辭退材料，辭職審批材料等。
15、辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表、登記表、提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表、批覆材料等。
16、辦理出國（出境）審批工作中形成的有關材料：因公出國（出境）審批表、備案表，在國外表現情況材料或鑑定材料，因私出國（出境）審批表等材料。
17、黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議工作中形成的有關材料：代表登記表、委員簡歷、政績材料等。
18、健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用幹部體檢表和畢業生分配工作體檢表等材料。
19、辦理喪事形成的有關材料：悼詞、生平、報紙報道訊息、訃告，非正常死亡的調查報告及遺書。
20、其他對考察了解使用幹部有參考價值的材料。
明確了幹部檔案材料的收集範圍，我們就可以根據各種不同的材料找到各種具體的材料收集途徑。例如：我們可以通過組織人事部門收集幹部人事工作中形成的各種人事檔案材料；通過籌備黨代會、人代會、政協會議以及工、青、婦等群眾團體會議的部門或臨時機構收集代表登記表、委員登記表等材料；通過教育、培訓機構（部門）收集各種學習培訓材料；通過評審、聘任專業技術職稱、職務的部門收集評聘專業技術職務（職稱）的各種材料；通過黨、團組織收集各種黨團材料；通過審計部門收集幹部審計材料；通過紀律檢查、監察、司法及有關行政部門收集幹部的各種處分材料；通過幹部本人收集幹部的有關創造發明、科研成果、著作、**等材料的目錄；等等。
準確把握上述檔案材料的收集範圍和途徑，是幹部檔案工作人員做好檔案材料收集工作的必要條件。
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