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企業檔案管理制度
一、檔案管理規定
根據國家有關法律法規的規定，結合企業實際制定的檔案管理方面的總制度，它應對本企業檔案工作原則、管理體制、各項業務和工作人員職責等內容做出具體規定。
二、企業各類檔案材料的歸檔制度
是保證企業各種檔案材料、準確、及時歸檔的一項重要制度。主要包括各類檔案材料的歸檔範圍、歸檔時間和歸檔要求，必要時須明確歸檔份數和歸檔手續。
三、企業檔案利用制度
是企業檔案利用工作進行規範的制度。一般應包括利用範圍、利用手續、利用要求及注意事項等內容。
四、企業檔案保密制度
是為保證企業檔案資訊保安而制定的專門制度。內容主要包括檔案人員的保密職責、利用涉密檔案的審批手續、涉密檔案管理規定等。
五、企業檔案保管制度
是有關檔案保管條件和檔案管理人員保管檔案職責的規定。具體內容應包括檔案的接收、檔案的排架、庫房的管理以及特殊載體保管等要求。
六、企業檔案鑑定銷毀制度
是規定檔案保管期限鑑定方法、組織以及對保管期滿檔案進行鑑定銷毀的程式、手續的制度。內容應包括檔案鑑定的依據、鑑定工作的組織、檔案銷毀的程式和手續等。
七、企業檔案人員崗位責任制
這是專門針對企業檔案管理人員崗位職責而制定的制度，其內容主要包括主管檔案工作領導、檔案部門負責人、檔案部門檔案員、各部門（物業管理專案）負責人和兼職檔案人員、形成或承辦檔案的管理及專業技術人員檔案工作責任制。
一、檔案管理規定
為了加強本企業檔案業務建設，進一步提高檔案管理水平，根據國家有關檔案管理的法律、法規，制訂本規定。
（一）本規定所指的檔案，是指本企業在物業管理活動中形成的對國家、社會和企業有儲存價值的各種形式的檔案材料。
（二）企業檔案工作是企業各項管理的基礎工作，是維護本企業經濟利益、合法權益和歷史面貌的一項工作。
（三）企業檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。
（四）企業成立綜合檔案室，指定專責的檔案人員，負責統籌、協調、組織和管理本企業檔案工作，開展綜合檔案室的日常管理工作和各項具體的檔案工作事務。
（五）檔案員必須忠於職守，保守企業和業主的秘密，接受檔案專業培訓，具備檔案專業知識。
（六）綜合檔案室由企業一位領導分管，並納入主管領導任期目標管理和崗位職責。
（七）各部門（物業管理專案）應指定兼職檔案員，負責本部門（物業管理專案）形成的檔案材料積累、整理，並按規定向綜合檔案室移交檔案。
（八）企業檔案材料的形成和積累須納入各部門（物業管理專案）工作計畫和有關人員崗位職責。
（九）凡本企業在經營管理活動中形成的對國家、社會和企業有儲存價值的各種形式的檔案材料都必須歸檔。歸檔的具體範圍、時間和要求按相關檔案材料的歸檔制度執行。
（十）企業綜合檔案室對接收的檔案要按照一定要求，編制必要的檔案檢索工具。
（十一）開展檔案的鑑定。根據本企業檔案保管期限的規定，定期對保管期限已滿的檔案進行審查鑑定，剔除確無儲存價值的檔案，經企業主管領導批准後進行銷毀。
（十二）開展檔案的統計工作。建立檔案管理臺帳，對檔案數量、檔案借閱人次，檔案的利用效果、編研情況進行統計。
（十三）認真做好檔案庫房管理。按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等防護要求，做好檔案庫房的管理工作。
（十四）將檔案管理現代化列入企業現代化管理的整體計畫，努力實現企業檔案管理資訊化。
（十五）積極開發檔案資訊資源，為企業生產和各項管理工作服務。對積極開發和提供利用檔案並取得顯著效益的人員，企業將給予表揚和獎勵。
二、企業各類檔案材料的歸檔制度
為了完整、系統地儲存本企業工作活動中形成的各種門類、各種載體的檔案，提高歸檔檔案材料的質量，以滿足企業各方面的需要，特制定本制度。
（一）歸檔範圍
根據附件所列內容，結合企業實際工作，制定具體歸檔內容。
（二）歸檔時間
1、企業自身形成的管理性檔案材料一般應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔。
2、基本建設、裝置專案檔案材料在其專案鑑定、竣工後或財務決算後三個月內整理歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
3、外購裝置儀器或引進專案的檔案材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝除錯後歸檔。
4、企業職工外出參加各種公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔。
5、會計檔案材料在會計年度終了後由會計部門整理歸檔，保管一年後向檔案部門移交。
6、電子檔案的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔要與紙質檔案歸檔時間一致。
7、磁帶、**及底片、膠片、實物等形式的檔案材料應在工作結束後及時歸檔。
8、需要隨時歸檔的檔案有：物業管理專案交接，基本建設和裝置設施類變更、修改、補充的檔案材料；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料；企業產權變動過程中形成的檔案材料；其它臨時活動中形成的檔案材料。
（三）歸檔要求
1、歸檔的檔案材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的檔案材料。
2、檔案材料歸檔後不得更改。
3、歸檔的檔案材料要齊全完整，同一份檔案、乙個問題的內容要完整。
4、歸檔的檔案材料字跡要符合長期保管需要，嚴禁使用易褪色的書寫材料如原子筆、鉛筆、複寫紙、純藍(紅)墨水等書寫。
5、對破損的檔案材料要予以修復或託裱，用易於褪變、擴散的材料（熱敏紙等）書寫的檔案，要予以複製並與原件一起歸檔。
6、對大於a4規格的檔案，應按a4規格加以摺疊，對小於32開規格的檔案，應按a4規格托裱。
7、兩個以上單位合作完成的專案，主辦單位儲存全套檔案材料，協辦單位儲存與其承擔任務相關的檔案材料，有合同、協議規定的，按其要求執行。
8、非紙質檔案材料應與其文字說明一併歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。
9、具有永久、長期儲存價值的電子檔案，必須形成乙份紙質檔案歸檔。
（四）歸檔份數
歸檔檔案材料一般一式乙份。重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
（五）歸檔手續
向檔案部門移交檔案時，必須填寫《歸檔檔案移交清單》一式兩份，歸檔時交接雙方按清單交點清楚，確認無誤後，雙方簽字，各留乙份，以備查考。
三、企業檔案利用制度
為維護檔案的完整與安全，服務企業各項工作，根據企業檔案管理的具體情況，制訂本制度。
（一）本企業員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案和資料。
（二）借閱本企業檔案須辦理登記手續，保密的檔案須履行相應的手續經主管領導批准後方可借閱。
（三）本企業檔案一般不外借，借閱時應在檔案部門指定的地方進行閱覽。確須外借的檔案，要經主管領導或辦公室主任同意，按時歸還，借閱期一般不得超過七天，確因工作需要不能如期歸還者應辦理續借手續。
（四）所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案進行更改或塗寫。對借閱檔案時造成的檔案丟失、損壞或洩密的，要追究當事者責任。
（五）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
（六）摘抄或影印檔案材料的有關內容，須按有關規定，經主管領導批准後方可複製。
（七）借出檔案只限在本部門有關人中查閱，不得轉借其部門或個人，如需轉借時，應到檔案室辦理轉借手續。
（八）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案檔案後方可辦理調離手續。
（九）外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位介紹信和本人工作證，並辦理有關手續。
四、企業檔案保密制度
為確保企業檔案資訊的安全，制定本制度。
（一）檔案管理人員必須嚴格遵守職業道德、遵紀守法、保守本企業和業主的機密。
（二）檔案管理人員應適當區分檔案的密級並劃分範圍，採取保密措施，對不同密級範圍的檔案採取相應的保管措施和借閱制度。
（三）檔案管理人員不得私自將秘密檔案、檔案資料帶出檔案室，未經批准，不得將秘密檔案、資料給無關人員閱讀。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職後對所了解的機密情況，不得洩露。
（四）有關部門需查閱機密以上檔案須經企業主管領導批准。
（五）不得與無關人員談論涉密檔案內容。
（六）下班時，應將涉密檔案檔案收起鎖好，並關好門窗。
（七）經批准銷毀的檔案材料和不需要歸檔的檔案，應指定專人進行銷毀，銷毀機密檔案應登記造冊，並有人負責監銷。
（八）檔案人員一旦發現檔案材料有丟失、損毀情況，應及時向有關領導報告，採取必要的挽救措施。
五、企業檔案保管制度
為保護好本企業的檔案材料，維護檔案的完整與安全，制定本制度。
（一）接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續。
（二）案卷入庫要做到卷、目、卡相符，排放整齊，便於查詢，以保證提供利用快速準確。
（三）管理人員要掌握各門類檔案的特點和規律，熟知案卷擺放地點、上架順序，做到調檔、還檔及時準確。
（四）研究和改進檔案保護技術，定期對檔案進行檢查，發現問題及時採取措施進行處理。
（五）檔案的接收、移出、鑑定、銷毀、利用要有登記，統計準確。
（六）借閱完畢的檔案經核對無誤後，要及時入庫，以防丟失。
（七）存放膠片、**、錄影帶、磁帶要用專用捲盒。
（八）每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對，做到賬物相符。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和複製，發現檔案發霉或蟲害，必須及時採取消毒殺蟲措施加以處理。
六、企業檔案鑑定銷毀制度
（一）企業成立檔案鑑定工作小組，由主管領導、辦公室主任、檔案人員及業務部門負責人組成。
（二）企業各部門在檔案材料歸檔時，應根據本企業制定的《檔案保管期限表》，準確區分檔案的保管期限。
（三）對儲存在企業檔案部門的保管期限屆滿的檔案，先由企業檔案部門進行初步鑑定，提出鑑定意見，交企業檔案鑑定小組審定。
（四）對經過鑑定小組審定應該銷毀的檔案，由企業檔案部門寫出鑑定報告，連同檔案銷毀清冊一起送企業主管領導批准後進行銷毀。
（五）銷毀檔案時，應指定二人以上進行監銷。檔案銷毀前，監銷人應認真核對要銷毀的檔案與銷毀清冊，檔案銷毀後，監銷人應在銷毀清冊上簽字，並註明銷毀的方式和日期。
（六）銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家和單位有關規定進行處理。
（七）檔案銷毀後，應將銷毀清冊，鑑定形成的材料及領導批示等，一併整理存入全宗卷，永久儲存。
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