一、幹部檔案材料的收集、補充制度
（一） 幹部檔案材料收集範圍和途徑
1、通過組織 、幹部人事部門收集幹部工作中形成的幹部檔案材料：
（1）吸收、聘用 、續聘審批表、聘用合同書及解聘 、辭退材料。
（2）調配、轉業安置、任免、考察 、考核等工作中形成的履歷表（書）、簡歷表、履歷（簡歷）材料、各種任免呈報表（包括同時上報的考察材料）、考核登記表、民主評議和組織考察綜合材料、鑑定材料、自傳、退（離）休審批表和軍隊轉業幹部審批表等材料。
（3）辦理出國 、出境人員審批工作中形成的審批表 、登記表及在國外、境外表現情況的鑑定材料。
（4）辦理工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批覆材料。
（5）政審工作中形成的調查報告、審查結論、上級批覆、個人對結論的意見 、 檢查交待說明及作為依據的調查證明材料；甄別複查結論（意見、決定）、複查報告、批覆及主要依據材料；更改民族、出生年月、參加工作時間、國籍的個人申請、組織審批意見及作為依據的證明材料。
2、通過籌備黨代會 、人代會 、政協會 、工會、共青團、婦聯等代表會議的部門或臨時機構，收集民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料。
3、通過幹部受教育的院校、黨校、培訓部門收集學生（學員）報考登記表 、畢業生登記表 、學習成績表 、學位審批材料、學歷證明書、培訓結業成績、鑑定等材料。
4、通過評定專業技術資格部門 ， 收集評聘專業技術職務（職稱）工作中形成的專業技術任職資格申報表、專業技術職務考績材料 、聘任專業職務的審批表 、套改和晉公升專業職務（職稱）審批表。
5、通過幹部所在單位的黨委組織部門收集在組織建設中形成的已批准轉正的中國共產黨入黨志願書、入黨申請書和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、個人總結、整黨中形成的不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料。民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表、優秀黨員和優秀黨務工作者事蹟及組織審批材料，**材料，取消預備黨員資格的組織意見等材料。
6、通過單位共青團組織 ，收集團的建設中形成的入團志願書 、申請團員登記表 、優秀團員和優秀團的工作者事蹟材料、退團材料。
7 、通過有關部門收集表彰獎勵活動中形成的先進工作者 、先進生產者的登記表 、先進模範事蹟材料 、嘉獎通報材料。
8、通過紀律檢查 、監察 、司法及有關的行政部門 ，收集形成的處分決定 、免於處分的處理意見 、記過材料 、查證報告 、上級批覆 、個人對處分決定的意見 、本人檢查 、交待材料、通報批語材料、法院的判決書、複查甄別報告、決定、上級批覆材料。
9、通過審計部門收集形成的對幹部經濟工作中的評價材料、有關問題的處理意見等材料。
10、通過有關科技部門 、 本人和報刊雜誌收集幹部的發明、科研成果及有重大影響（如獲獎或在全國性報刊上發表）的**、著作、譯著等的目錄。
11、通過衛生部門收集工作人員因病、工傷、意外事故致殘的體檢表、鑑定等有關材料。
12、通過離退休幹部管理部門 、辦理幹部喪事的部門或臨時機構，收集死亡人員的悼詞（生平）、公開報道、訃告、非正常死亡的調查報告等材料。
（二）收集方法
1、建立檔案材料收集網路組織 ，由於部人事檔案工作人員牽頭，與產生檔案材料部門的檔案材料收集工作聯絡員共同組織檔案材料，彼此溝通資訊，保證收集渠道暢通，不失時機地將新形成的檔案材料收集起來。
2、形成幹部檔案材料的部門 ， 應主動配合 ， 積極支援，在形成材料後的乙個月內，按要求將材料送交主管幹部人事檔案部門歸檔。
3、幹部人事部門，應根據工作需要和檔案中所缺材料的情況，適時安排填寫幹部履歷表等材料。
二、送交幹部檔案材料歸檔制度
（一）主動送交幹部檔案材料歸檔是檔案材料形成部門的職責和義務，是不可缺少的一道重要工作程式。任何個人都不得擅自儲存檔案材料更不得據為己有。
（二）加強對幹部檔案材料收集歸檔工作的監督與檢查，及時研究解決送交檔案材料歸檔工作中的問題，建立送交檔案材料網路體系，在幹部人事、教育、科技、紀檢、工作等有關部門確定一名兼職的幹部檔案資訊採集員，及時採集、提供幹部資訊材料，保證送交檔案工作的順利進行。
（三）送交範圍（與收集範圍相同）。
（四）送交時限。幹部人事部門形成的檔案材料，在形成後二十天內送交歸檔；
（五）送交份數。一般幹部的檔案材料送交乙份；局管幹部檔案材料送交兩份，以備副本使用。
（六）送交方式 。 形成檔案材料有關部門的檔案材料收集工作聯絡員，按照檔案材料送交範圍，詳細填寫《幹部檔案材料登記表》一式兩份，派人送交範圍，詳細填寫《幹部檔案材料登記表》一式兩份，派人送往或通過機要交通轉遞。
（七）接收方式。幹部檔案管理部門，應按照《幹部檔案材料登記表》的專案，逐份逐頁地進行核對，檢查無誤後，簽字蓋章，乙份留存備查、乙份退回送交部門。
（八）歸檔要求：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式檔案材料，材料齊全完整 （ 主件 、附件齊全 、請示 、批覆齊全 ）真實 ，文字清楚，物件明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。
2、歸檔材料必須手續完備 ，凡規定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料（如審查結論、報告及處分決定意見、組織鑑定等）一般應有本人簽字，特殊情況未簽字的可由組織註明 。 幹部任免材料必須註明批准機關名稱、文號和時間。
3、經籤別不屬歸檔範圍的材料 ，要分別情況予以處理；對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應銷毀的材料要詳細登記，經主管負責人審查批准；對應銷毀的材料要詳細登記，經主管負責人審查批准 ；對應轉出的材料要辦理轉遞登記手續。
4、檔案材料載體 ，應使用16開規格（ 長×寬 ）的辦公用紙，材料左邊必須留出2.5厘公尺裝訂邊。
5、撰寫必須符合要求，文字須是鉛印、膠印、油印、計算機列印或藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫；不得使用原子筆、鉛筆、紅色墨水或純藍色墨水以及複寫紙書寫。
6、歸檔材料須是原件，除電傳材料外，一般不得使用影印代替原件存檔。
7、幹部檔案部門應該堅持制度，發現個別不符合撰寫要求或手續不完備的材料時，應立即退回送交單位或部門，提出要求，限期交回。形成檔案的部門有責任按規定辦理。
三、幹部檔案材料鑑別歸檔制度
（一）對需要歸檔的幹部檔案材料，在歸檔前必須經過認真審查和鑑別工作，鑑別工作應堅持以下原則：
1、堅持嚴肅認真的態度，必須以**有關幹部管理及幹部檔案的檔案規定為依據。
2、必須堅持歷史唯物主義和辨證唯物主義的觀點 ，具體問題具體分析。根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途及其儲存價值，確定材料是否歸入檔案。
（二）鑑別工作方法
1、認真鑑別，判定材料的真偽，做到不錯歸、錯銷。
檢查材料是否齊全完整，成套材料不缺份，單份材料不少頁。
2、審查材料的手續是否完備。
經鑑別凡是屬於應歸入幹部檔案的材料，均應按照《幹部檔案整理工作細則》的要求，進行整理後歸入卷內。
（三）不屬歸檔的處理辦法
1、有儲存價值的文書資料，如任職檔案、歷史資料、重大會議記錄等，可交文書檔案部門或其它有關部門儲存。
2、應由本人儲存的材料 ，如獎狀 、畢業證書 、學生證等 ， 要及時退還本人 ，個別不宜退給本人的 ，可經組織審查，領導批准後銷毀。
3、歸檔手續不具備的材料 ，如應蓋公章而未蓋章 ，應由本人簽署意見而未簽字的結論材料，有下級組織意見而無上級批覆及內容不完整、字跡不清的材料，要及時退給有關部門或個人補辦手續，限期15天內補辦完畢後再歸檔。
4、無結論的審查材料 ， 要退給有關幹審部門做出審查結論後再歸檔。
5、經鑑別確需銷毀的材料 ，應進行詳細登記 ，報請有關領導批准後，予以銷毀。
四、幹部檔案的保管、保密制度
（一）幹部檔案的安全保管要求
1、為確保幹部檔案的絕對安全 ，幹部檔案管理部門 ，要建立堅固的專用檔案庫房，配置專用鐵製的檔案櫃，庫房面積每千卷檔案需20—25平方公尺。
2、庫房內應具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光 、防高溫等安全措施 ，要保持庫內適宜的溫度（要求 ：溫度14—24攝氏度，相對濕度45—65%），庫房內要配置空調、去溼、滅火等裝置。
3、庫房內嚴禁吸菸，要保持清潔，不准堆放雜物。
（二）幹部檔案的保密要求：
1、 幹部檔案庫房為機要重地，無關人員不得入內。
2、檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家的保密制度，不准向無關人員談論檔案內容。
3、任何人不准攜帶檔案材料進入公共場所，個人不准私自儲存他人的檔案材料。
4、每天下班前對庫房進行安全檢查，節假日做好安全保密防範工作。
五、查閱幹部人事檔案制度
為加強幹部人事檔案管理，根據有關檔案精神結合我廠實際情況，對查閱幹部人事檔案的有關事宜作如下規定：
（一）查閱範圍
1、凡因人事考察、考核、任免、調動、政治審查、組織處理、評聘專業技術職務、調資、入黨、入團、入學、參軍、出國、離退休、治喪等事情需要查閱人事檔案的。
2、與他人案件有密切關係，而本人已經殘廢或因病不能口述提供情況，及其他特殊原因必須查閱本人檔案的。
（二）查閱手續
1、查閱副處以下（不含副處）人員幹部人事應持本單位介紹信，經勞人部主管人員批准。
2、查閱副處及以上幹部人事檔案應持本單位介紹信，經人勞部長批准。
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