對秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對書信內容所涉業務或相關背景的熟悉，還應了解中外書信的基本規範。
中文書信內容的結構，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。
1、稱呼稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關係、親疏關係、尊卑關係、長幼關係等而定，一般都用「敬語＋稱謂」的形式組成。如：「尊敬的王總經理」、「親愛的劉主任」、「尊敬的董事長先生閣下」等。
對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上「提稱」如：「尊敬的王博士總經理海成先生台鑒」、「親愛秘書明玉小姐雅鑑」等等。
2、啟詞啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的「您好」、「別來無恙」；思懷式的「久不通訊，甚為懷想」、「去國半載，諒諸事順遂」等；讚頌式的「新春大吉」、「開張大吉」等；承前式的「上週曾發一傳真件，今仍具函，為××事」，「貴公司×月×日賜函已悉」等等。不分物件，不論內容，一律以「您好」為書信之啟詞，實在極不恰當。
此外，公務書信的啟詞還可用「茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定於」；「頃聞、頃悉、頃獲」；「欣聞、欣悉、欣逢、值此」，以及「據了解、據報、據查實」等一系列公文用語，以提領全文。
3、正文正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，並注意情感分寸，不應有暱褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。
4、酬應過渡正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如「我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展」。又如「再次表示衷心的感謝」或「代向公司其他同志問候」等等。
也有用公務書信的常用結語過渡，如「特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉」，或「肅此專呈、肅此奉達」，也有「特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函覆、至希鑒諒」，以及「承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激」等等。
5、祝頌詞書信的最後，寫祝頌詞是慣例。由於寫信人與受信人的關係各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。一般說來，有「即頌時綏、敬頌台安、此致敬禮、謹祝萬事如意、誠祝生意興隆」等等，有時，因過渡詞含有明顯的祝頌義，也可省去祝頌詞。
6、簽署書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如「老王、小王、小李、張主任、趙經理」等，而要完整地寫成「××部主任張金水」、「××公司經理王富成」或者 「××公司辦公室秘書李倩」、「××部業務員劉震」等。今天，許多書信都以計算機製成，但即使已列印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊物件，署名後應有具名語，如「謹上、謹呈、敬述」等，以表示對受件者的尊重。
7、日期日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。
中文書信行款規範
1、字跡端正清晰，易於認辨。不寫錯別字，不寫錯句。單字不成行，單行不成頁。
2、一頁紙上至少有三分之一是話語長度跨兩行以上的，不宜滿頁盡是長度不跨行的短句。
3、禮儀性的賀信、唁函、邀請書等不宜太長，但不能少於，書寫時亦應注意在整頁紙上的布局合理，不能一頁大紙上就兩行小字，這既不美觀於樣式，又乏誠意於情分。
4、不可用紅墨水、紅原子筆或鉛筆寫信。
5、對境外華語地區通訊，要兼顧當地漢語書信的表達習慣。
6、信箋摺疊應是文字面朝外，受件人稱呼朝外。信箋摺疊宜簡單地橫豎對折，不宜折成燕子狀、花瓣狀，這種摺疊法不宜用於工作信件，會影響工作信件的嚴肅性。
7、信封使用要按國家郵政總局的有關規定，不可隨意印製或改制。信封書寫也應按我國郵局規定的規範行事。收件人姓名後可用「鈞啟、公啟、安啟、親啟」等，但倘為明信片、則應用「收」字，明信片的寄件人後也不能寫「緘」而應寫「寄」。
8、郵資要付足，不要寄欠資信，以免因退回補足郵資而造成時間上的延誤，郵票貼法要規範，但勿與位址太近，以免蓋郵戳時將門牌號碼遮住，造成投遞麻煩。郵資總付的信件，要與郵局相關部門妥善交接。航空信的標籤要明顯。
英文書信的格式概述
就愛學習網 1 信頭 heading 指發信人的姓名 單位名稱 位址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱 位址 號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文位址的寫法與中文完全不同，位址的名稱按從小到大的順序 第一行寫門牌號碼和街名 第二行寫...
一般書信寫作格式及
書信一般由稱謂 問候語 正文 結尾 署名 日期所構成。我們以劉星給強強的一封信為例作簡單講析。1 稱謂 在首行頂格的位置寫稱謂，後加冒號。為了表示尊敬 親切，可在稱謂前加上 尊敬的 或 親愛的 等詞。這由寫信人與收信人的關係的親疏遠近而定。親愛的強強 同學之間，關係親密，可用親愛的 2 問候語 第二...
請示的格式及寫作要點
一 格式 1 標題字型格式 華文中宋 二號 加粗 居中 2 正文本型格式 首行縮排2個字元 字型 仿宋四號字型 3 頁面設定 上左右均2.5cm 下2cm 4 段落 固定值27磅，特殊情況可以自行根據頁面設定，調整。二 寫作要點 1 掌握請示的用途 請示適用於向上級機關請求指示 批准。請示是下級機關...