國家行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定約束力和規範體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作內容，必須堅持實事求是、精簡高效的原則，及時、準確、安全地做好辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
一、發文辦理的程式和要求
發文辦理指以本機關名義制發公文的過程。
（１）草擬
由文秘人員負責。草擬公文應遵循六條基本原則：
一是符合國家的法律、法規及其它有關規定，如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明；
二是情況確實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短；
三是公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權與主送機關的行文關係確定；
四是擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度；
五是人名、地名、數字、引文準確；六是應當使用國家法定計量單位。
（２）簽發
上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。涉及需兩位以上領導簽發的，需要在會簽欄簽署意見。
（３）行文關係
確定行文關係：各級各類行政機關應根據各自的隸屬關係和職權範圍確定行文關係，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。
聯合行文：
一是同級**、同級**各部門可以聯合行文；
二是上級**部門與下一級**可以聯合行文；
三是**與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；
四是**部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；
五是**部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。
二、公文寫作要求
國家行政機關公文的各要素分為眉首、主體、版記三個部分。置於公文首頁紅色反線以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。現在我們按照順序從公文第一部分開始學習。
（１）眉首
1．按照《國家行政機關公文處理辦法》規定，帶有密級的公文要編制份數序號。如考慮有的公文的特殊情況，不帶密級的公文也可編份數序號，以使準確掌握公文的印製份數和分發範圍和物件。公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。
如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。序號編幾位，由發文機關根據公文的份數來決定，但至少不能少於兩位，即「1」編為「01」，不能只編1位。
2．秘級分為「絕密」、「機密」、「秘密」三種。需標識秘密等級的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標識保密期限的，秘密等級和保密期限之間用「★」隔開，秘密等級的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標識方法是：
「絕密★三個月」、「機密★一年」等。除特殊情況外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密期限在一年以上的以年計，在一年以內的以月計，只有秘級而不標期限的按保密30年看待。
3．緊急程度是對公文送達時限的要求，分為「特急」、「急件」兩種。需標識緊急程度的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。也就是說，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標註在版心右上角。
凡電報都應按規定在指定的位置，分別標明「特提」、「特急」、「加急」、「平急」四種緊急程度。各種緊急程度的時間按以下原則把握：「特提」是要求一天之內辦完的電報，「特急」是要求三天之內辦完的電報，「加急」是要求五天之內辦完的電報，「平急」是要求十天之內辦完的電報；
4．檔案標識都應加「檔案」二字，用紅色標識。平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至上頁邊為62mm；凡上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm，實際上就是發文機關標識距上頁邊為天頭37 mm +80mm=117 mm；由於發文機關的標識是有執法職能的國家行政機關的公文，為體現莊重，《國家行政機關公文格式》國家標準推薦使用小標宋體字；按照《國家行政機關公文格式》國家標準的規定，發文機關標識的字型大小以22 mm×15 mm為字限，現行「***檔案」的字型大小即是22 mm×15 mm。以此為高限，就是要求除「***檔案」以外，其他各級行政機關的字型大小要小於「***檔案」，以顯示***作為最高國家行政機關的地位，具體用多大字型大小，由行政機關根據機關名稱的字數多少來定，一般要小於22 mm×15 mm以醒目美觀為原則； 聯合行文時應使主辦機關名稱排在前，其他機關自上至下排列，「檔案」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布，如聯合行文機關過多，可能出現把正文擠出首頁的情況，如果首頁沒有正文，是極不嚴肅的。
發文機關過多，只能擠發文機關，不能擠正文，擠的辦法是，可將發文機關標識字型大小縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發文字號、標題、主送機關以及最少一行正文的位置。
5．各級行政機關的公文都要編髮文字號。發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，如「2000」，六角括號「〔〕」括入；序號不編虛位，即「1」不編為「001」，不加「第」字，如「金政發〔2006〕1號」。
有的單位在發文機關代字後邊加「字」，如「請字〔××××〕號」 「報字〔××××〕號」等虛字，從實用出發，也不加「字」字，儘量減少發文字號的字數；發文字號之下1—4 mm處印一條與版心等寬的紅色反線；
6．簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。上報的公文需要標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字（不頂格），簽發人姓名居右空1字，也就是和發文字號同處在一行，這樣排列對稱、美觀。
「簽發人」用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名；如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後乙個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為1—4mm （２）主體
1．公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，除上報公文外，一般應當標明發文機關；公文標題中除法規、規章或**的檔案標題名稱加書名號外，一般不用標點符號，不能引用檔案字型大小代替標題內容；公文標題在紅色反線之下空2行標識，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
2．主送機關在標題下空1行，用3號仿宋體字頂格標識，回行時仍頂格；最後乙個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關過多使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。如果僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空1行。
標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規範化簡稱或同型別機關的統稱。
3．正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標註，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數字、年份用阿拉伯數碼標識的不能回行；
4．正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。
5．一般每頁排22行，每行排28個字；當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的辦法加以解決，務使印章與正文末尾同處在一頁上，不得採取標識「（此頁無正文）」的方法解決。
6．附件。公文如有附件，在正文的最後一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標識「附件」後標全形冒號，冒號後邊標附件名稱。附件如有2件以上的，要用阿拉伯數碼標識序號，如「附件：
1.××××」。附件名稱後邊不加標點符號。
附件要與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號，並在其後標識附件（有序號的帶序號）。
7．成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。為了加強其準確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯數碼字與漢字混用，年、月、日要齊全。「零」要寫成「○」，「壹」要寫成「一」。
單一機關製發的公文，成文日期右空4字；兩個機關聯合制發的公文，應將成文日期拉開，左右各空7字；三個機關聯合發的公文，在最後一排印章之下右空2字標識； 公文的成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。經會議批准的檔案，以會議通過的日期為準。電報以發出日期為準。
8．公文如有附註，用3號仿宋體字，在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。附註一般是對公文的發放範圍，使用時需注意的事項加以說明，如「（此件發至縣團級）」、「（此件可登報）」等，不是對公文內容作出解釋或注釋。
9．用印。 單一機關行文：單一機關製發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文1行字之內，端正、居右下壓成文時間，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。
當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上，印章用紅色。 兩個單位聯合行文：當聯合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發文機關名稱，主辦機關印章在前，兩個印章橫排均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超3 mm。
三個或三個以上單位聯合行文：落款處應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列署在相應位置，再把印章套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心；最後一排如余乙個或兩個印章，均居中排布；印章上下、左右之間不能相交或相切。
版記1．「主題詞」用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號：詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，不能用標點符號號。主題詞按照《***公文主題詞表》規定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標註，一般不超過5個，不少於3個。
一些特殊內容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的後邊加乙個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞；主題詞下邊印一條黑色反線與抄送機關隔開。
2．公文如有抄送機關，在主題詞下居左空1字，用3號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號；抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊；抄送機關間用逗號隔開，在最後乙個抄送機關後標句號；按照實際情況，有的公文還有抄報機關或領導，出現這種情況，可按「抄報」、「抄送」的順序自上而下標識。 在抄送機關下一行右空一字標識「（共印××份）」，不排虛位數。
3．印發機關的標識位於抄送機關之下左空1字，用3號仿宋體字。印發日期以公文繕印日期為準，右空1字，用阿拉伯數碼標識，和印發機關同處一行。
4．為了對公文質量負責，也便於存檔查閱，公文必須標識打字人和校對人。標識的位置：「打字」用3號仿宋體字左空1字，標識在印發機關下1行，「打字」後邊加全形冒號，全形冒號後邊署錄入人姓名；「校對」右空一字標識在印發日期下與打字人處於一行上。
「校對」後邊加全形冒號，全形冒號後邊署校對人姓名。 版記中各要素之下（除「校對」外）均加一條反線，寬度同版心。這樣做，一是顯示各要素之間的區別，二是顯得美觀；版記應置於公文最後一面（封四），版記的最後乙個要素置於最後一行。
也就是說版記一定要放在公文的最後一面的最下面位置。 如果公文主體之後的空白容不下版記的位置，可以另加一頁在最下面標識版記，前面完全空白也沒有關係。
三、公文裝訂。
版面1．公文用紙。公文用紙採用gb/t148中規定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297 mm，尺寸的允許偏差為±3 mm；一般使用紙張定量為60g/m2—80 g/m2的膠版印刷紙或影印紙。
紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5—9.5。
2．公文頁邊與版心尺寸：天頭（上白邊）為37mm±1mm；訂口（左白邊）為28 mm±1mm；版心尺寸為156 mm×225 mm（不含頁碼）。
3．公文的頁碼用4號半形宋體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各致一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
公文如需附表，對橫排a4紙型**，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附a3紙型**，且當最後一頁為a3紙型**時，封
三、封四應為空白，將a3紙型**貼在封三前，不應貼在檔案最後一頁（封四）上。
4．公文製版：版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準、版心不斜，誤差不超過1 mm。
5．公文印刷：雙面印刷。頁碼套正，兩面誤差不得超2 mm。
黑色油墨應達到色譜所標bl100%，紅色油墨應達到色譜所標y80%、m80%。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、不斷劃。
裝訂公文應左側裝訂，不掉頁；包括公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4 mm。
平訂釘鋸與書脊間的距離為3 mm—5 mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，**茬或缺損。
四、公文種類
主要有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。
國家行政機關公文格式
1.公文用紙 a4尺寸210 297 天頭上白邊37 1 訂口左白邊28 1 版心156 225 2.公文3號仿宋，一般每面22行，每行28字。雙面印刷頁碼正，兩面誤差不超過2 左側裝訂，不掉頁，後背平整 不空，兩頁碼之間誤差不超過4 騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1 4處，允許誤差...
國家行政機關公文格式
1 範圍 本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求 印刷要求 公文中各要素排列順序和標識規則。本標準適用於國家各級行政機關製發的公文。其他機關可參照執行。使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。2 引用標準 下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成為本標準的條文。本標準出...
關於貫徹執行《國家行政機關公文處理辦法》的意見
浙政發 2001 5號 國家行政機關公文處理辦法 國發 2000 23號檔案發布 已於2001年1月1日起施行。為進一步做好貫徹落實工作，現根據 國家行政機關公文處理辦法 及 國家行政機關公文格式 的規定，對省 和全省 系統現行公文處理的有關問題，提出如下意見 一 關於公文種類 在繼續保留現行的命令...