目次前言 iii
1 範圍 1
2 規範性引用檔案 1
3 術語和定義 1
4 電子公文歸檔流程 1
4.1 歸檔的流程模型 1
5 電子公文歸檔方式 1
5.1 邏輯歸檔 1
5.2 物理歸檔 1
6 電子公文歸檔的機讀目錄 2
7 電子公文歸檔的組成要素描述 2
7.1 歸檔組成要素 2
7.2 歸檔組成要素定義 2
7.2.1 歸檔 2
7.2.1.1 檔案標識 5
7.2.1.1.1 分類號 5
7.2.1.1.2 全宗號 6
7.2.1.1.3 件號 6
7.2.1.2 檔案背景 7
7.2.1.2.1 檔案形成單位 11
7.2.1.2.2 檔案責任者 11
7.2.1.2.3 檔案形成時間 11
7.2.1.2.4 接收單位 11
7.2.1.2.5 接收人 12
7.2.1.2.6 接收時間 12
7.2.1.2.7 關聯 12
7.2.1.2.8 檔案標題 12
7.2.1.2.9 主題詞 13
7.2.1.2.10 內容描述 15
7.2.1.2.11 密級 15
7.2.1.2.12 使用者許可權 16
7.2.1.2.13 保管期限 16
7.2.1.3 檔案儲存 16
7.2.1.3.1 載體 17
7.2.1.3.2 載體規格 18
7.2.1.3.3 資料型別 18
7.2.1.3.4 資料格式 19
7.2.1.3.5 儲存位置 19
7.2.1.4 應用環境 19
7.2.1.5 使用日誌 19
7.2.1.6 檔案處置 20
7.2.1.6.1 處置授權機構 20
7.2.1.6.2 處置責任者 21
7.2.1.6.3 處置行為 21
7.2.1.6.4 處置時間 21
7.2.1.7 擴充套件要素 21
7.2.1.7.1 要素名稱 22
8 電子公文的歸檔格式文件的dtd定義 22
9 電子公文的歸檔格式文件的schema定義 22
10 電子公文歸檔的xml示例 22
附錄 a （規範性附錄） 電子公文的歸檔格式文件的dtd定義 23
附錄 b （規範性附錄） 電子公文的歸檔格式文件的schema定義 25
附錄 c （資料性附錄） 電子公文歸檔的xml示例 30
本部分為杭州市標準規範《杭州市國家行政機關電子公文交換格式技術規範》的第6部分，已經制定的標準有《杭州市國家行政機關電子公文交換格式技術規範第1部分總則》、《杭州市國家行政機關電子公文交換格式技術規範第2部分公文體》、《杭州市國家行政機關電子公文交換格式技術規範第3部分顯現》、《杭州市國家行政機關電子公文交換格式技術規範第4部分辦理》、《杭州市國家行政機關電子公文交換格式技術規範第5部分交換》。
本部分的附錄a、附錄b為規範性附錄，附錄c為資料性附錄。
本部分由杭州市人民**辦公廳、杭州市發展計畫委員會、杭州市資訊化辦公室、杭州市質量技術監督局提出。
本部分由杭州市質量技術監督局歸口。
本部分主要起草單位：杭州市人民**辦公資訊處理中心、浙江大學、杭州展望科技****。
本部分主要起草人：***
杭州市國家行政機關電子公文交換格式技術規範
第6部分：歸檔
本部分規定了杭州市國家行政機關電子公文的歸檔的工作流程模型、歸檔要素的定義等。
本部分適用於杭州市國家行政機關製發的基於xml的電子公文。其他機關電子公文可參照執行。
下列檔案中的條款通過本部分的引用而成為本部分的條款。凡是注日期的引用檔案，其隨後所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用於本部分，然而，鼓勵根據本部分達成協議的各方研究是否可使用這些檔案的最新版本。凡是不注日期的應用檔案，其最新版本適用於本部分。
gb/t 7156-1987 文獻保密等級**
gb/t 15418-94 檔案分類標引規則
gb/t 9704-1999 國家行政機關公文格式
國發[2000]23號關於發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知
gb/t 9704-1999《國家行政機關公文格式》和國發[2000]23號《國家行政機關公文處理辦法》中確立的術語和定義適用於本部分。
歸檔流程見圖1。
圖1 歸檔流程
通過計算機網路，在不改變原儲存方式和位置的情況下，實現電子公文向檔案部門移交的過程。
將應歸檔的電子公文解除安裝到離線載體上向檔案部門移交的過程。
歸檔檔案的機讀目錄結構按歸檔檔案的分類法分層次，第一層次為根目錄，第二層次為分類方法全稱，第三層次為分類中的第一類別，第四層次為分類中的第二類別，依次類推。例如採用「年度-機構-保管期限」的分類方法，則機讀目錄的第一層次為根目錄，第二層次為「年度-機構-保管期限」，第三層次為「年度」，第四層次為「機構」，第五層次為「保管期限」。見圖3。
圖3 歸檔檔案的機讀目錄例子
電子公文歸檔的組成要素一般包括分類號、全宗號、年度、組織機構、保管期限、館編件號、室編件號、控制符、檔案形成單位、檔案責任者、檔案形成時間、接收單位、接收人、接收時間、關聯、檔案標題、發文字號、主題詞、內容描述、密級、使用者許可權、電子公文、載體、載體規格、資料型別、資料格式、儲存位置、應用環境、使用日誌、處置授權機構、處置責任者、處置行為、處置時間等。
xml 標記：歸檔
定義：記錄電子公文歸檔各組成要素的有序集合，是歸檔的xml根元素。命名空間為
值域：不作要求。
dtd 定義：
xmlns cdata #fixed 「
schema定義：見表1表1
國家行政機關的公文
國家行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定約束力和規範體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作內容，必須堅持實事求是 精簡高效的原則，及時 準確 安全地做好辦理 管理 整理 歸檔等一系列相互關聯 銜接有序的工作。一 發文辦理的程式和要求 發文...
國家行政機關公文格式
1.公文用紙 a4尺寸210 297 天頭上白邊37 1 訂口左白邊28 1 版心156 225 2.公文3號仿宋，一般每面22行，每行28字。雙面印刷頁碼正，兩面誤差不超過2 左側裝訂，不掉頁，後背平整 不空，兩頁碼之間誤差不超過4 騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1 4處，允許誤差...
國家行政機關公文格式
1 範圍 本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求 印刷要求 公文中各要素排列順序和標識規則。本標準適用於國家各級行政機關製發的公文。其他機關可參照執行。使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。2 引用標準 下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成為本標準的條文。本標準出...