一、採購部門組織架構（見附圖）
二、各部門職責
三、採購部規章制度
在這個組織架構圖中，不同規模的超市可以對其進行適當刪減，如果是一家小型的超市，可以不設採購主管這一層，另外採購員一職也可以不用分得這麼細，比如生鮮只設兩個人，食品也只設三個人，百貨則設定兩人。如果是一家大賣場或是大規模的連鎖超市，由於品項多或業務比較繁忙，為了加強對採購工作的管理，也可以適當再增加一些人員，比如可以在品項較多、銷售較好的採購組設定兩名採購員，或是在每名採購員下面再設定一名採購肋理。但不管怎樣取捨，採購的組織架構必須能夠保證採購工作的正常開展，同時又必須兼顧到工作的效率和管理的費用。
不要出現採購人員每天都從早忙到晚但還是有做不完的工作的事情，也不要出現一件工作經過乙個星期層層傳遞還是沒做完的情況。管理的目的是為了更有效的整合企業內的各種資源，以最符合企業利益最大化的流程和路徑，去實現企業的各種指標。採購組織架構的最終確定也必須符合這個要求。
我們在前面已經紹了採購人員的基本職責，下面詳細介紹一下各個崗位的職責：
1、採購經理的職責
服從總經理指揮，執行公司制定的各項總體規劃，確保公司經營方向的正確性，全面主管公司的採購工作，領導採購人員共同完成公司下達的各項任務指標，並對各項任務指標的完成情況負有直接責任。
負責採購人員的紀律管理，維護公司形象，保障公司利益，以身作則，在採購人員中樹立正氣和培養奉獻精神。嚴守公司的各種商業機密。
將公司下達給採購部門的各項指標分配給各部門，並監督跟綜執**況，經常組織採購人員進行分析研討，及時糾正工作偏差，保證各項指標的順利完成。
商品結構的總體設計，定期組織採購人員進行商品結構的調整，並審核和最終確認新品的引進和舊品的淘汰。
確定**商管理的相關規定，流程，確定與**商的合作方式，簽約政策，相關費用的收取標準等方面的具體方案，審核並最終確認採購員與**商簽訂合同的有效性。並監督合同的執**況。
制定採購部門的年度**計畫，指導和監督採購人員實施計畫，並組織採購人員對每次**活動的效果做分析總結，以不斷提高**活動的效率。
（在沒有配送中心的情況下），和營運部門緊密配合，確保庫存的合理性，督促採購人員及時處理不良庫存，並有權追究由於庫存不合理給公司造成損失的直接責任人。
制定採購部的獎懲條例並報公司審批執行，並有權依此對採購部人員進行獎罰。
密切注意各種資訊的收集、分析和整理，並根據分析整理的結果對採購部的各項工作進行調整。
協調採購部門和其它部門的關係，並及時將採購部的相關情況和其它部門做雙向溝通。
定期與**商進行交流，從中發現問題，解決問題，並對公司的相關政策做詳細解釋。
和財務部門確定每月的付款總額，並審批特別請款單。
定期組織採購人員進行業務培訓和業務學習，不斷提高採購人員的專業水平和業務能力。
對於採購主管和各部門採購人員提出的各項合理化建議，以及須審核批覆的各項工作，必須在限期內答覆。
每週做出下週採購部門的工作計畫表，根據採購主管（採購員）預交並經過自己修改的工作計畫表，檢查採購主管（採購員）每日的工作進度，並在工作日記上填寫當日採購部的工作進度，督促採購主管（採購員）按時完成各項工作，並及時糾正計畫實施過程**現的偏差，同時不斷培養採購主管（採購員）工作的計畫性，提高整個採購部門工作的效率和有效性。
2、採購主管的職責
服從採購經理指揮，協助採購經理執行公司的各項總體規劃，主管本部門的採購工作，確保本部門經營方向的正確性，領導本部門人員完成採購經理下達的各項任務指標，並對本部門的各項任務指標完成情況負有直接責任。
負責本部門人員的紀律管理，維護公司形象，保障公司利益，以身作則，在本部門員工中樹立正氣和奉獻精神。嚴守公司的各種商業機密。
將採購經理下達給本部門的各項指標分配給各採購員，監督指標的執**況，並及時將有關資訊反饋給採購經理。保證本部門指標的順利執行。
根據採購經理制定的各項商品政策，指導本部門人員開展工作，對於規定範圍內的工作，有權直接處理，對於規定範圍外的工作，要及時向採購經理匯報，並根據採購經理的決定迅速執行。
設計本部門商品結構初步方案並報採購經理審批，定期組織本部門人員進行商品結構討論，並根據各採購員所做的調整方案，彙總成為本部門的商品結構調整方案，報採購經理審批，對本部門的新品引進和舊品淘汰工作有審核權。
根據採購經理制定的**商管理的各項規定、流程、規章制度，指導本部門人員與**商簽訂合同，進行各種談判，監督本部門合同的執**況，對於超出自己許可權的問題，及時向採購經理匯報。
根據採購經理制定的年度**計畫，安排好本部門人員按時按質的完成，並向採購經理及時匯報形勢的變化和合理化建議。組織好本部門人員分析每次**活動的成果，並將分析的結果以書面形式向採購經理匯報。
和營運部門保持良好溝通，保持本部門商品合理的庫存，及時督促採購人員清退滯銷商品、庫存不合理商品。
根據採購經理制訂的採購部獎懲條例，對本部門人員進行管理，並對相關人員的獎懲有建議權。
注意對各種資訊的收集和整理，並根據整理的成果對本部門的相關工作做出調整，但重大變動（**商的清退、**計畫的更改等）須報採購經理批准後方可執行。
定期和採購經理一起與本部門**商進行溝通，根據**商提出的合理化建議，經採購經理批准後，對本部門的相關工作進行整改，並及時反饋相關資訊給採購經理。
每月將本部門的付款計畫報採購經理，對於當月本部門的特別請款，經審核後報採購經理審批。
除了組織本部門人員參加採購部的業務學習和業務培訓外，定期組織針對本部門人員的專業培訓和學習。以不斷提高本部門人員的業務水平。
針對本部門的各項工作存在的問題，有責任將自己和本部門員工的合理化建議向採購經理做出匯報。同時對於須審核的各項工作須在限期內處理完畢。
每週做出下週本部門的工作計畫表交採購經理，根據採購員預交並經過自己調整過的工作計畫表，檢查採購員每日的工作進度，並在工作日記上填寫當日本部門的工作進度，督促採購員按時完成各項工作，及時糾正在計畫實施過程**現的各種偏差。同時不斷培養採購員工作的計畫性，提高他們工作效率和有效性。
3、採購員的職責
服從採購主管（或採購經理）指揮，主管本採購組的工作。完成採購經理下達的各項任務指標（銷售額、毛利額、營業外收入、庫存周轉率等），對各項指標的完成情況負有直接責任。
根據公司制定的各項**商管理規定、政策，開展業務工作，與**商洽談，組織採購符合銷售需要的各類商品，對超過自己許可權的問題，要及時向採購主管（採購經理）匯報。
遵守公司和採購部的各項規章制度。嚴守公司的各種商業機密。
設計本採購組商品結構的具體方案，並報採購主管（採購經理）審批，並負責本採購組新商品引進和舊商品淘汰的具體方案，報採購主管（採購經理）審核批准後執行，保持本採購組商品結構的科學合理.
根據採購經理制定的年度**方案，分配給本組的各項**指標，按時按質的予以完成，並在每次**活動結束後，進行自我分析總結，以不斷提高本採購組**活動的針對性和有效性。
採購員日常採購業務如下：
◆ 商品的議價（包括舊品、**等）；
◆ 交易條件協商（含折扣、付款方式、期票、退貨條件等）；
◆ 新商品的引進及議價；
◆ 商品的配送方式（廠商直送各分店，或者有配送中心配送）；
◆ 負責新品第一次訂貨，**商品訂貨。商品最小訂貨數量的決定（一次採購最小數量的決定）。對於大規模零售企業，如果有成熟的配送中心管理，一般也可以由配送中心來決定最小訂貨數量。
◆ 各項營業外收入的談判和落實。
採購員日常商品管理業務如下：
◆ 暢銷商品及滯銷商品的發現；
◆ 滯銷商品、庫存不合理商品的清退；
◆ 庫存的掌握；
◆ 商品的店間移動排程；
◆ 殘損商品退貨監督；
◆ 訂貨業務的檢查；
◆ 商品品質、鮮度的監督；
◆ 賣場陳列展出指導和建議。
密切留意對各種市場情報的收集、分析和整理，並及時對本採購組的相關政策進行調整，但有重大變動時，須先報採購主管（採購經理）審批同意後方可執行。收集的市場情報內容有：
◆ 本店的銷售情報（銷售、毛利、暢銷商品、滯銷商品等）；
◆ 顧客的購買情報（購買習慣、購買頻率、投訴情況等）
◆ 競爭店的相關情報（**、**、陳列等）
◆ **商動態（供貨**的異動、新品的引進、個性特點等）
◆ 市場的變化趨勢（消費時尚、相關機構的統計資料、城市的發展規劃等）
每月向採購主管（採購經理）報當月本採購組的付款計畫，若有緊急貨款須支付，須填寫特別請款單並報採購主管（採購經理）審核。
自覺學習採購業務和採購知識，不斷提高自己的業務水平和業務能力。平時注意和營運部門的交流和溝通。群策群力，共同提高本採購組的銷售業績。
對採購工作提出自己的合理化建議，並報採購主管（採購經理），提高自己的工作效率，對於各項工作，均應在規定期限內完成。
每週做出下週自己的工作計畫表交採購主管（採購經理），並於下週每天在工作日記上填寫當日工作進度，做為考核的依據。
4、採購助理的職責
服從採購經理指揮，做好採購經理分派的各項文秘工作。
協助採購經理做好公司和採購部各種資料、檔案的收集、整理、分類和歸檔留存的工作。
遵守公司和採購部制定的各項規章制度，負責錄入員的紀律管理，嚴守公司的各種商業機密。
在採購經理授權並通知相關人員後，可以代採購經理處理採購部的相關工作。
做好採購部的裝置、書籍、**、辦公用品、耗材等各項公用資產的日常管理維護工作，每月做出下月採購部辦公費用預算，報採購經理審批後交財務部門，嚴格執行各項公用資產的編號、登記、歸檔、領用、借閱、返還、盤點、報損、報廢等手續。
做好採購部的人員安排，制訂採購部人員節假日值班安排表，每月統計採購部人員的考勤情況，並報採購經理簽字後交人事部門。
積極參加和組織錄入員參加採購部的各種業務學習和業務培訓，不斷提高自己的業務能力。
督促錄入員提高效率，減少誤差，做好商品資料的日常維護工作。同時指導錄入員做好各種商品資料的整理、分類和留檔工作。
對採購部的各項工作向採購經理提出合理化建議，但不得末經採購經理許可，隨意干涉採購主管和採購員的工作。
每週做出下週工作計畫表，交採購經理，並於下週每天在工作日記上填寫當日工作進度，做為考核的依據。
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