在資料的收集、分析和處理過程中，應認真思考資料所扮演的角色，資料是否真的為決策提供了有價值的參考資料。如果資料書上僅僅是資料的堆積，而沒有任何有目的的仔細分析，很難從資料包表中真正獲得有價值的資料。
「白紙與黑紙」的討論
人們知道，在一張白紙上寫乙個字，那麼叫「白紙黑字」，可以看得清清楚楚；如果紙上密密麻麻地寫滿了字，往往最容易給人的印象僅僅是「黑紙一張」，很難找到重點。同樣的，資料包表的記錄也應該「白紙黑字」，方能顯明地使人對重點一目了然。
如圖13－1所示，是檢驗人員對產品規格的檢驗結果。顯然，報表是測量資料的堆積，很難從這張報表上迅速、直接的找到最關心的資料。檢驗結果確實是表明了產品都是合格的，但是，這張報表缺乏必要的處理。
檢驗人員在上報資料時，應明顯地標出最大值93和最小值12，註明產品的公差上限與下限，這樣就能一目了然地看出產品規格在公差帶內的分布情況，從而能比較準確地掌握產品的質量情況。否則，完全由未經過處理的資料堆積而成的報表，所起的作用實際上只相當於一堆垃圾。
圖13－1 產品規格統計報表舉例
資料處理的內容
經過處理的資料才能顯明地揭示出一些規律，反映問題的本質狀況。沒有經過處理的資料無法看清真正的根本問題所在。因此，資料並不是越全面越好，繁瑣並且未經過必要處理的資料，只能是一堆垃圾，對真正有效改善和解決問題沒有絲毫幫助。
根據實際需要，在進行資料的具體處理和分析時，可能需要處理的內容包括：通過極限的逼近來衡量風險、分析產品質量變化的趨勢、通過分析集中度考察其穩定的程度，以及分析比較實際與標準之間的差異。另外，還需要進行成本的決策。
1．極限的逼近：風險衡量
由於多種多樣的因素影響，產品在生產過程中可能引入了某種缺陷。因此，在產品的生產和銷售過程中，風險往往是不可避免地存在著的。為了衡量風險的程度，往往採用極限逼近的方法，促使企業十分重視及時進行改進。
有時，產品本身所存在的細微瑕疵並不真正影響客戶對產品的正常使用，客戶對企業產生微小的抱怨，期望企業能更好地注意改善。如果企業沒有及時處理客戶的投訴，客戶的抱怨很可能進一步擴大，嚴重的甚至導致客戶退貨。
因此，通過極限逼近，衡量的重點應主要是客戶對產品的抱怨。每一次都應該記錄客戶抱怨的時間和原因。產品改進後，應絕對避免出現客戶上次所抱怨的瑕疵。
逼近的究竟是哪一部分，客戶的容忍極限是什麼，這些都是企業最在乎的事情。
2．趨勢的分析：良品比較
衡量產品質量高低的乙個指標就是產品生產的合格率。從長期運作的角度來看，為了保證產品的質量，不僅僅是只關注產品的合格率，還應更注意觀察產品合格率隨著時間的變化而隨之變化的趨勢，從中發現生產線中可能還存在的問題。
例如，企業前三個月產品的合格率分別為98%、87%和80%，僅僅從合格率看，還是比較不錯的，都屬於合格批。但是，三個月的合格率已經明顯出現了下降趨勢。這種趨勢說明，企業的製造能力正在逐步下降。
這種趨勢是乙個十分危險的訊號，很可能有越來越多的不良品正在不斷地流入到客戶手中，引起客戶越來越大的不滿。
因此，必須堅持對不同批次的產品作良品的分析比較，尋找不良率的變化趨勢。如果不良率公升高的趨勢越來越嚴重，那麼就應及時、果斷地採取相應的改善對策，例如：提前保養機械裝置，作業規範實施得更為細緻一些。
3．集中度的分析：穩定度比較
在資料處理中，通常運用常態曲線來衡量資料的集中程度。所謂常態曲線，指的是大部分的數字擠在公差帶的中間，公差帶上、下界限附近分布的資料比較少。曲線**的資料則越來越集中，這說明產品的穩定度也越高。
一般來說，人們希望產品的資料曲線能有效地符合常態曲線的分布規律。產品指標在公差範圍之內波動的都被認為是合格產品。但是產品合格批次有不同的型別：
資料可能均勻分布在公差帶之內，也可能大部分集中在中間某一區域。比較每組資料的標準差，分析資料的集中度，當集中度比較高時，產品質量才能越來越穩定，產品的品質也才能越容易掌握。因此，集中度是穩定程度的衡量標準。
4．差異的分析：標準與實際的比較
在進行資料處理時，還包括差異的分析，分析標準值與實際值之間的差距。人們總是希望追求完美的產品，將實際做出的產品同完美的產品作比較，分析兩者之間的差距，這有利於明確產品進一步改善的目標和方向。
生產成本是影響產品銷售的重要因素之一，實際成本與預期成本之間必然會存在著差異。例如，在進行產品開發時，預期成本為5元，預期售價為7元，利潤為2元；但是進行批量生產後，發現生產成本竟高達8元，按照預期售價**的話，企業必然是要虧本的。
因此，必須分析預期值和實際值之間的差異，尋找差異的根本**，成立跨功能的團體對產品進行持續改善。例如，可以通過精簡產品結構、採用更便宜的原材料、製造部門尋找更快速的加工方法，從多方面來大幅度地降低生產成本。
5．成本的決策：從老闆的角度出發
在進行成本決策時，很多人認為老闆與下屬之間存在著衝突，下屬很難與老闆對此問題進行溝通。但是，很多出色的幹部依舊能充分得到老闆的欣賞，老闆甚至能信任完全接受他們所提出的意見。其主要原因是由於這些幹部能從老闆的角度出發來進行成本決策，很多想法自然也與老闆的想法不謀而合。
實際上，站在老闆的角度上進行任何問題的決策，幹部與老闆之間的溝通將變得比較容易。從老闆的角度出發進行成本決策，讓老闆看到資金投入後產生的效益和回報率，無疑是與老闆溝通的最佳方式。當老闆發現投入的資金和精力能明顯地改善現場，帶來更多的經濟效益時，自然會非常愉快，將會對下屬更多的進行授權，以幫助他獲取更大的銷售利潤和經濟效益。
【自檢】
根據對課程內容的學習，結合自身的生產經驗，在下列空白處填寫合適的內容。
①某企業生產的音響產品的音質比較好，但是客戶卻仍抱怨音響的外觀標識印刷不清。企業對此沒有在意，最後客戶竟為此要求退貨。其主要原因是企業沒有進行
②某企業的前三個月產品的合格率分別為98%、87%和80%，合格率已經明顯出現下降的趨勢，這種分析稱為
③某產品設計時的預期成本為4元，預期售價為6元。但是進行批量生產後發現，單個產品的生產成本竟大大高於預期的售價，達到8元。這時，迫切需要進行分析，進行持續改善以大幅度降低成本。
④在成本決策時，如果能從出發，就比較容易與老闆進行溝通，容易得到老闆的支援和授權。
見參***13－1
提防騙人的資料
對資料和報表進行分析時，要站在客觀的角度上看待資料，避免主觀臆斷對資料分析結果所產生的影響。有時，受到資料採集者個人動機的影響，收集到的資料很可能與生產現實的符合程度很低，這樣的資料完全是會騙人的，或會對主管人員的決策產生誤導。
例如，企業當月生產出來的產品可能並不是當月就能全部銷售出去的。因此，當月的產值和當月的銷售資料之間並不存在必然的關聯性，分析這兩種資料之間的聯絡未必有任何實際意義，得出的結論也很可能是錯誤的。
如表13－2所示，對現場生產的鋼筆質量進行檢驗，檢驗人員對統計資料採取不同的處理方式，對企業銷售造成的影響是截然不同的。由**內容可以看出，從一定程度來說，決策實際上是由檢驗人員作出的，而不是由主管作出的。因此，必須了解問題的真正本質，避免受到不客觀資料的誤導。
表13－2 資料不同的處理結果
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