2.名詞解釋
各專業指：鍋爐專業、汽機專業、電氣專業、熱控專業、焊接專業。
3.歸口管理和劃分
3.1 工程部為專案部工程資料歸口管理部門。
專案部各部門為各自職能範圍內的資料管理對口責任部門，負責職能範圍內的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統一向業主移交和向公司檔案室歸檔。
3.2工程資料的存檔劃分：
3.2.1工程管理檔案資料：
1）工程合同、協議、招投標檔案、租賃協議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業；
2）圖象、**、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；
3）行政檔案，歸綜合管理部；
4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部；
3.3 工程資料管理網路和人員網路
工程專案中標後乙個月內由專案總工組織，建立專案工程資料管理網路（應包括各部、室、專業組、專業公司等），明確負責人（負責人應為本現場技術負責人）、管理人員和各單位資料管理員。
4.檔案的編寫
檔案資料的編寫按以下規定執行（業主無特殊要求時）
4.1檔案的編寫一律採用a4紙張，用雷射印表機或噴墨印表機（黑色墨水書寫亦可）的列印件。規格要求參考作業指導書標準樣式（尺寸及頁邊距）。
4.2檔案必需採用雙釘裝釘（橫向、豎向均可）裝釘尺寸要求如下：①橫向裝釘的，左側留裝訂線2.
5cm，上邊距2 5cm，右邊距、下邊距1.5cm；②縱向裝釘的，上下留出2 5cm的距離；③釘與紙張的邊緣留出1cm的距離。對影印件a4紙豎向左側裝訂線留2.
5cm。
4.3正文文字一律採用四號宋體、1.5倍行距，標題為小三號宋體。
凡是正文應有頁首和頁尾，頁首頁尾均使用五號，頁尾居中設定。
頁尾使用三位阿拉伯數字，從「第001號」開始，卷內目錄、卷內備考表及某一檔案的附圖無正文的部分，不編寫頁號，但應在檔案目錄中標明總頁數。
4.4檔案中附圖的幅面、構件代號均應符合我國國家或行業標準，圖紙的尺寸一律以公釐為單位。
4.5案卷封面宜採用外封面形式，內外封面的式樣同作業指導書封面。
4.6檔號：專案代號+分類號+案卷號
專案代號：是公司指定的，專案中標後由公司檔案室給出。
分類號：科技檔案材料參考《火電施工企業檔案分類表》中6--9大類的有關規定，其它部門採用0--5大類的有關分類規則。
案卷號：即為案卷順序號。
移交資料的檔號按業主要求編制填寫。
4.7案卷題名應簡明、準確揭示卷內專案的名稱、代字、代號及其元件、部件、階段的代號和名稱等。
4.8編制單位欄填寫卷內科技檔案材料形成的單位或主要責任者。
4.9編制日期填寫案卷內科技檔案材料的起止日期。
4.10保管期限填寫其劃定的保管期限，將來移交時在資料管理人員管理人員的統一指導下填寫。
4.11密級依據保密規定填寫(移交時業主給出，統一填寫)。
4.12縮微號和檔案館號由竣工檔案接收單位或部門填寫。
4.13卷內目錄及卷內備考表（各種**）的格式由資料料室統一提供。
4.14竣工移交所使用的卷盒由綜合管理部根據公司檔案室要求統一購置。
4.15編寫受控檔案時均應標明檔案編碼。(檔案編碼按《質量部工程質量體系檔案編碼與受控編號方法》進編寫)。
5.工程中使用的**
工程中使用的各種**包括：質保、過程控制、試驗與檢驗、工程管理與技術管理、有條件發生的記錄**。各種**的使用按以下規定執行：
5.1國家、部或局已經下發現成**（或有要求）的，使用其統一**。
5.2《專案部管理制度彙編》已給出工程專案管理工作中的**，這些**按類別存在專門的資料庫中,如需使用可直接提取使用，簽名為手寫。
5.3如上述**不能滿足施工要求，可根據需要自製**，經專業部室領導批准(按審批許可權)，方可使用。
6.工程資料的收集
工程專案的檔案資料，是整個工程專案從醞釀、決策到建設投產（使用）全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計算書、聲像資料等不同形式、不同載體的資料，包括專案的提出、調查、可行性研究、評估、決策、計畫、勘測、設計、施工、除錯、生產準備、竣工、試生產等，專案部有責任盡量將資料收集齊全 。
6.1工程專案開工後由總工組織編制《xx專案部歸檔檔案資料目錄》。其中應至少明確第一批開工專案應歸檔的檔案資料目錄。
（1） 技術檔案內容依據公司規定執行。各類檔案資料的收集策劃應以分項或分段工程為單位。
（2）隨工程進展對歸檔檔案資料進行補充，待工程圖紙80%或專業系統圖100%到達專案部後15日內，對目錄進行修改，分別報業主和公司各職能處室，作為正式檔案執行。
（3）各項資料在單位工程未完時，由劃分的檔案收集、整理部門儲存，待階段性檢查之後，或單位工程施工結束，按資料管理人員要求的時間，將資料移交給資料管理人員，正式歸檔。
6.2任何單位、部門和人員不管以何種渠道獲得技術資料，均應交資料管理人員登記、備案，由有關領導核准後方可使用。
6.3各部門收集的資料除歸檔資料外，還應根據上級單位監檢大綱的有關條款，對其它工程資料進行收集整理。
7.工程資料按以下要求進行整理和組卷
7.1專案檔案資料一般按其專業、單位工程專案和形成時間先後進行整理組卷。
7.2有關裝置的檔案按依據性材料、裝置開箱驗收、裝置安裝除錯、裝置執行維修、隨機圖樣等排列，隨機圖樣也可單獨組卷。
7.3管理性檔案按問題、時間或重要程式排列。
7.4案卷內技術性檔案材料排列要求文字材料在前、圖樣在後。
7.5每一單位工程專案的卷內檔案按管理、依據、施工安裝記錄、檢測試(實)驗評定、證明等排列。
7.6檔案材料組卷時，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件一起立卷，不得分開。檔案材料的排列：
批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；**檔案在前，被**檔案在後；立卷人填寫卷內目錄，立卷人和有關負責人應在卷內備考表的簽署欄簽署姓名；卷內目錄和卷內備考**式由資料管理人員統一提供。
7.7卷內備考表(各種**)、卷內目錄、卷內檔案的裝釘尺寸及頁邊距應一致。
7.8存檔檔案材料應盡量使用原件，如沒有應標明原件的存放地點。
7.9資料管理人員編制《工程管理案卷總目錄及卷內目錄》，工程部長審核、總工批准。
8. 檔案資料的傳遞
檔案資料的傳遞包括發放與往來。
8.1檔案發放：
檔案資料在發放前，發放部門應填寫《檔案發放審批表》，根據審批許可權審批檔案確定資料發放的範圍，並建立《檔案發放登記表》臺帳。
從業主、監理方接收領取的檔案資料兩小時內在網上公布，24小時內發放到使用單位、部門
8.2檔案往來
往來檔案指與專案部以外單位的檔案往來，一般包括與業主、監理、當地**有關部門、設計院、裝置廠家、除錯部門、公司等的檔案。
（1）接收：資料管理人員建立《檔案接收登記表》對接收的檔案資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關的檔案資料，都應交到資料管理人員，由資料管理人員組織識別並登記 。
對接收的檔案資料，資料管理人員根據審批許可權送交領導審批 。
（2）專案部任何部門、任何人向專案部以外單位發出與專案有關的檔案資料，都應根據審批許可權進行審批，在發出前在存檔部門進行備案，對反饋資訊及時歸檔。
（3）專案部各部門、各專業公司也應建立《檔案接收登記表》。
9. 檔案、資料審批許可權
9.1接受專案經理委託，由生產經理、商務經理、總工（副總工）發放（傳閱）審批的範圍：
國家、行業有關本工程的檔案、要求，業主、監理公司檔案、會議紀要、工程聯絡單（確認有效性和發放範圍後下發）、通知等，設計院檔案，裝置圖紙、涉外技術檔案資料，外單位交流資訊，業主委託、工程變更（根據確定的範圍），公司有關本工程的檔案和要求，專案部有關工程管理的檔案、要求、通知，工程演示文稿，上報業主、監理、公司的檔案和材料，施工組織設計等。
9.2各部門負責人的審批範圍：
本部門分管專業範圍體系內的檔案、資料、規程規範、標準、制度、規定，本部門編制的管理制度、規定、辦法、計畫、通知等，本部門所組織的專業會議紀要、總結、工作聯絡單，處罰通知等。
9.3資料管理人員發放審批：施工圖紙、圖集，作業指導書、施工措施（包括監理批覆意見），圖紙會審記錄，設計變更，技術例會紀要、專業會議紀要、工程總結等。
10.檔案資料的更改和作廢檔案處理
10.1檔案更改由更改提出人或提出部門的負責人填寫《檔案更改審批單》，重要更改要附上文字依據，由該檔案、資料的原審批人或部門進行審批。
檔案更改申請獲批准後，由原檔案發放部門（單位）按《檔案發放登記表》的名單發放《檔案更改一覽表》，檔案領用人按《檔案更改一覽表》對所持檔案進行更改，如換頁更改則進行換頁。
10.2檔案的失效和作廢
檔案經多次更改或檔案需進行大幅度修改時應進行換版，原版本作廢，換發新版本。
檔案發放部門(資料管理人員)應根據《檔案發放登記表》把失效和作廢的檔案及時通知給各部門（單位）。作廢檔案應根據發文登記及時更換或撤回；收回的失效或作廢檔案由發放部門填寫《作廢檔案資料銷毀申請及銷毀記錄》，經總工批准後執行。 需要作為資料儲存的作廢檔案應加蓋「作廢參考」標識。
10.3檔案中有關問題處理結果的反饋
檔案的接收部門（單位或人員），接到工程檔案後要對照檔案中有關要求及領導的批示意見，及時處理有關問題，並將辦理結果以文字形式反饋（也可在網上反饋）。
11. 工程資料管理辦法
11.1 工程圖紙管理辦法
11.1.1工程圖紙的收發統一由資料管理人員管理。
11.1.2各個專業的圖紙在工程開工前，由各專業工程師按施工進度計畫編制專業《圖紙需求計畫》，遞交資料管理人員，由資料管理人員編制專案工程《圖紙需求計畫》，工程部長審核，總工批准，提交建設單位和設計單位，並在資料管理人員存檔。
資料員擬訂工程圖紙發放範圍和《檔案發放審批表》，正式施工圖紙的發放範圍由資料管理人員審批，裝置圖紙和非正式圖紙由總工或副總工審批 ，資料員發放。 圖紙發放時要特別注意留出用於移交和歸檔的圖紙。
11.1.3資料員統計圖紙到位情況，按圖紙交付計畫向建設單位催交，接收的圖紙進行登記（《檔案接收登記表》），接到圖紙兩小時內在網上公布，未按計畫到的圖紙及時向資料管理人員和專業工程師匯報。
工程技術檔案管理制度
一 工程技術檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。二 管理機構及職能 一 組織機構 1 山東通冠電子科技 成立以總工程師為首的工程檔案管理小組，該管理小組由下列人員組成 組長 總工程師 組員 開發部 經管部 工程部 材料裝置部的經理及各部門指定的檔案員。2 參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工...
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3.3 檔案資料管理 3.3.1 專案經理部檔案資料管理工作責任部門為辦公室。3.3.2 工程檔案資料收集管理內容 1 工程竣工圖。2 隨機技術資料 裝置的出廠合格證 裝箱單 開箱記錄 說明書 裝置圖紙等。3 監理及業主資料 監理實施細則 監理所發檔案 指令 信函 通知 會議紀要 工程計量單和工程款...
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