集團公司程式檔案
管理性檔案控制程式
發布實施
集團公司發布
集團公司管理性檔案控制程式
目的和適用範圍
為了便於對質量體系中管理性檔案進行控制,確保體系良好的執行;使各單位使用的管理性檔案都是有效版本,特制定本程式。
本程式適用於集團公司質量體系執行中受控的各種管理性檔案。
相公檔案
《管理性檔案編寫規定》
《管理性檔案編號規定》
目標與原則
通過實施本程式,使體系更加完善,保證檔案處於受控,使公司管理規範化、制度化。
檔案控制的原則:有效,運用。
職責企管辦負責對管理性檔案統一歸口管理；包括對檔案對檔案的登記、編號、發放、**、存檔。
辦公室負責協助企管辦對檔案的發放。
各公司,各部門負責設立專門的資料員對檔案的管理。
管理內容
檔案的編寫與審批
5.1.1質量手冊與程式檔案由管理者代表組織編寫；質量手冊經管理者代表審核，由總裁批准。程式檔案由各職能部門負責人會審，由總裁批准。
5.1.2管理性其它檔案由企管辦組織編寫，檔案編寫參照《管理標準編寫規定》部門級工作檔案由各部門負責人批准；公司級管理性檔案由企管辦審核，由總裁批准。
檔案的發放
5.2.2檔案的發放前，由資料員根據集團公司特點制訂「檔案發放《領用》規定
表」，具體規定發放部門、人員和數量，經部門負責人審批後，資料員嚴格按「發放規定」發放檔案。
5.2.3檔案發放時應在檔案的在每頁上加蓋發放編號、是否受控印章；資料員將發放的檔案登記在「發放登記表」上，使用部門經手人簽字。每件檔案都應有不同的規定號，以便於追溯。
5.2.4在下列三種情況之一時，檔案使用單位（使用人）需填寫「檔案領用申請表」（錶號：
質管），**件管理部門負責人審批後，資料員可按條規定發放。使用單位（人）不得隨意借用他人檔案影印。
.在「發放規定」中沒有要求發放的；
.發放的數量多於「發放規定」要標的；
.領取後遺失的。
5.2.5當檔案使用人的檔案破損嚴重影響使用時，應到檔案管理部門辦理更換手續，交回破損檔案，補發新檔案。新檔案的分發仍沿用原檔案的分發號，資料員並此破損檔案銷毀。
檔案的**
5.3.1在上列情況之一時原檔案應收回：
.原檔案現已修訂更加；
.生產性檔案再次發行；
.使用單位合併撤消或使用人調離。
5.3.2資料員對收回的有效檔案可按規定重新發放，無使用價值的檔案應蓋「作廢」印章，按條規定及時銷毀。
5.3.3**的檔案由資料員驗收，並在「發放登記表」（錶號：質管）上簽字，寫明**日期。
檔案的更改和挽版
.1程式檔案的更改時要由提出人或提出部門負責人填寫「體系檔案更改通知」註明更改原因和更改情況；並在需更改的條文右邊寫上更改標記。更改標記用加圓的小寫英文本母表示，（例如：
＠）經相關部門負責人審核，由總裁批准。
5.4.2當程式檔案的同一條文更改多次或多次更改後閱讀理解困難，可採用換頁更改，換頁後該頁修訂碼序號要遞增，例如：「00」填至「01」。
5.4.3質量手冊一般採用換頁更改方法。
5.4.4管理性檔案更改按條執行。
5.4.5當質量體系檔案更改後，使檔案結構發生變化或集團經營環境、產品結構、管理體制發生較大變化時，相應的檔案應予以挽版，挽版後版本號要按英文本母順序遞增，例如：
「」版改辦「」版。
檔案的銷毀
5.5.1檔案銷毀的物件與條件
.凡符合5.4.1條、兩條規定的檔案；
.經清理和鑑定，確屬無法使用及無保管價值的檔案；
.已超過保管期限的檔案。
5.5.2檔案的銷毀程式
5.5.2符合銷毀條件的檔案由資料員填寫「銷毀清單」（錶號：質管），經部門負責人批准後方可銷毀。
5.5.2資料員憑簽字手續齊全的銷毀清單負責執行銷毀，銷毀時應由部門負責人或部門負責人指定一人參加監銷，銷毀後參加銷毀的資料員和監銷員應在「銷毀清單」上簽字，並註明銷毀日期。
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