二零零三年九月
北大縱橫管理諮詢公司
根據公司財務工作的特點，結合公司實際情況,為了確保財務管理資訊系統的正常執行，保證財務資料的正確性、及時性、安全性，特制訂本制度。
本管理制度包括五個方面的內容:組織管理制度、操作使用管理制度、操作記錄制度、帳務系統管理制度、系統維護制度。
第一部分財務電算化組織管理制度
為建立與日常執行相適應的組織結構，明確有關人員的職責、裝置的配置及分工，明確人機關係、保證人機協作，制定本制度。
根據目前實際情況和實現電算化的需要，財務部需具備如下職責：系統管理、系統維護、資料錄入、資料複核、資料管理。
財務部崗位和財務電算化職責對應關係如下:
1、系統管理（財務部經理）
（1）參與制定本公司財務電算化發展規劃；
（2）根據財務軟體的特點和本單位業務發展實際情況來建立本單位的財務電算化體系和核算方式。會計科目的設定必須符合會計制度與本單位核算管理的要求，報表資料格式必須符合財政部門和其他有關部門的要求；
（3）負責會計電算化系統的日常管理工作，並保證和監督系統的有效、安全和正常運轉，發生故障時應及時查明原因，盡快糾正；
（4）協調系統內各類人員之間的關係；
（5）負責系統執行環境的建立、完善以及系統建立中的各項初始化工作；
（6）負責系統資訊資源（包括裝置、軟體及文件資料等）的呼叫，提出更新軟體的需求報告；
（7）對系統的安全性、正確性負責，並做好上機記錄的整理工作和系統運**況的總結，按規定及時歸檔；
（8）負責管理上機人員的使用許可權。
2、系統維護（公司資訊管理員）
（1）定期或不定期地檢查硬體和軟體的運**況；
（2）負責監督系統的安裝和除錯工作；
（3）按規定的程式對實施軟體的質量性、適應性和正確性進行維護；
（4）除實施資料維護外，不允許隨意開啟系統資料庫進行操作，實施資料維護時不准修改資料庫結構。
3、資料錄入（會計）
（1）執行財務部經理和資訊管理員對資料錄入的具體指揮和要求；
（2）按規定標準輸入手工記帳憑證，以生成機制憑證及帳本；
（3）及時、準確地為領導提供所需資料；
（4）嚴格執行財務電算化管理中有關操作、使用的各項規定；
（5）發現問題，及時反映給財務部經理和資訊管理員。
（6）根據有關財務規定，及時進行對帳、結帳、結轉下年等工作
（7）對硬碟上的會計資料和作為正式備份軟盤上的會計資料和作為正式備份軟盤上的會計資料負責，不允許任何人進行非會計系統許可的任何操作；
（8） 注意保管、查閱計算機操作記錄，發現問題及時向資訊管理。
4、資料複核（財務部經理）
（1）對輸入計算機的憑證負責質量把關，保證錄入憑證與手工憑證的一致性；
（2）對已錄入的憑證及時複核，最遲應在次日複核完畢；
（3）發現憑證錯誤，分析責任原因，通知有關人員進行修改，財務部經理不得擅自修改；
（4）複核後的憑證要加蓋本人印章，並對審核結果負責。
員報告並負責操作記錄的整理、裝訂及歸檔。
第二部分財務電算化操作使用管理制度
為了避免因誤操作而導致資料失真和丟失，保證發生故障時能及時發現、糾正，同時保證財務電算化資訊資源正確性、完整性和連續性，現就操作使用制定以下規定：
１、財務部經理、資訊管理員、會計以及其他財務部有關人員有權上機操作本系統。
2、上機操作人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦洩密，操作人員有權修改自己的口令，否則，出現問題，操作人員和資訊管理員有不可推卸的責任；
3、上機人員必須按照各自的許可權進行操作，不得越權，為防止此類情況的發生，上機人員操作完畢後，必須退出系統；
4、應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發生；
5、不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；
6、未經財務部經理和資訊管理員批准，不能執行格式化和刪除等命令；
7、嚴禁在微機內安裝或執行遊戲軟體；
8、上機操作注意事項參見附錄。
一、開機步驟
１、開啟電源開頭；
２、開啟ｕｐｓ電源開關；
３、開啟印表機開關；
４、開啟顯示器開關；
５、開啟主機開關。
二、關機步驟
１、關上主機開關；
2、關上顯示器開關；
３、關上印表機開關；
４、關上ｕｐｓ電源開關；
５、關上電源開關。
三、每次關機後再一次開機要間隔一至二分鐘。
四、停電後ｕｐｓ不間斷電源會發出警告聲，要及時將資料存檔，通過ｅｓｃ鍵退出。
五、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打。
第三部分財務電算化操作記錄制度
為更好地完成系統維護任務，及時、全面、準確地了解故障發生原因、地點、時間以及處理方法和處理結果等情況，為此規定如下：
一、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作人員姓名、操作內容、執行時間行運**況。
二、操作過程中若沒有問題則應在運**況欄填寫執行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄，並向資訊管理員報告。
三、資訊管理員在維護過程中發現的異常現象和處理方法，處理結果都應有明確記錄。對於嚴重或重大執行故障，除按規定登記外還須填寫執行故障報告單，並向總經理匯報。
四、操作記錄每月裝訂成冊，日常由資訊管理員妥善保管，年終整理歸檔。
五、要真實完整地填寫操作記錄。對發生問題不登記者，將根據問題的嚴重程度，按有關制度予以處理。
第四部分帳務系統管理制度
本制度包括操作管理、帳務處理程式、業務標準等內容。
１、日常業務管理
①必須以自己的真實姓名進入帳務系統，工作完畢後要及時退出系統，以免他人利用系統進行其他操作；
②不得將口令洩露給他人，並定期修改自己的口令；
③原始憑證的審核：資料錄入人員在收到原始憑證後，應首先根據公司有關財務制度的規定審查其真實性和合法性，確認無誤後，錄入系統
④記帳憑證的審核：財務部經理應及時、認真地審核憑證的規範性、清晰性，會計分錄和資料的準確性、合法性。如無誤後再檢查憑證科目的平衡關係，審核制單人是否蓋章。
要將審核後的憑證及時交會計複核；
⑤憑證錄入的管理：會計錄入憑證時應簡潔、完整地錄入摘要，摘要要反映實際業務情況；
⑦及時進行目錄（包括單位、部門、個人及支票）維護；
⑧複核後的記帳憑證必須列印輸出，和原始憑證一起裝訂存檔。
２、年度結轉
會計應依照《年初帳務工作流程圖》在新會計年度開始後的２０天內完成年初結轉，根據公司現行財務制度，運用當前在用系統的規則，正確地設定、調整全部級次的會計科目，年初餘額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以後如有調整，只能通過記帳憑證進行，會計年度中間可以增刪會計科目，但對於已製單或記帳的會計科目不得修改或刪除，以上操作必須進行書面登記。
３、其他
①任何登記入帳的經濟業務都必須填製記帳憑證，摘要應簡明規範。在計算機填製的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應中斷號後的第一張憑證上註明間斷的編號，並在列印輸出的該張憑證上註明間斷的原因並簽字蓋章。
②資料複核必須在螢幕上直接對計算機儲存的記帳憑證進行複核簽字，同時要對列印輸出的記帳憑證或代用憑證簽字蓋章。同一張記帳憑證，製單和複核不能是同一人，記帳憑證在記帳前，必須列印輸出《科目彙總表》，沒被彙總的記帳憑證不得登記入帳。
③出納人員可根據需要設輔助帳。
④資訊管理員根據計算機使用和人員分工情況以及工作需要確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業務全部登記入帳。
⑤每月電算化財務資訊都都必須進行資料備份，備份是通過對硬碟上的會計資料建立軟盤副本來實現資訊儲存的。備份前應填寫《備份資料登記簿》，每月備份不得少於一次，此項工作由會計執行。資料備份實行雙備份，備份軟盤應分別存入在兩個地點，乙份交會計，乙份密封後交秘書存檔。
⑥ 每年定期對備份資料整理，燒錄到光碟上存檔儲存。
１、日常帳務處理程式見附錄１《帳務系統工作流程圖》
２、年初帳務處理程式見附錄２《年初帳務工作流程圖》
１、總帳及現金和銀行存款帳均可採用計算機列印輸出的活頁帳裝訂。出納人員每天必須將當日發生的現金收支資料以《庫存**表》的形式列印輸出，並在表上簽字或蓋章後交財務部經理，作為歸檔正式資料。
財務管理電算化
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