深圳市益田商業管理****
編制部門：營運部
編制時間：二○○七年十月二十日
修訂時間：二○○九年二月十二日
深圳市益田商業管理****
第一章總則
第一條為了加強對營運部工作中往來的檔案資料進行及時歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使營運工作得以更有效開展，特擬制定本制度。
第二章檔案的管理
第二條需歸檔的檔案
（一）**下發的重要檔案及相關部門來函；
（二）公司下發的重要檔案
（三）商戶資料
1、商戶基本資訊資料（公司背景資料、營業執照、衛生許可證等）
2、商戶日常往來檔案（包括傳真、聯絡函、申請書等）；
3、檔案：與商家洽談的會議紀要、各種問題的解決方案等；
4、商戶公共場地租用協議、vip折扣協議等；
（四）部門檔案：會議紀要、工作聯絡單、請示、報告、函件等；
（五）內部管理資料（客戶投訴登記、營運日誌、各類報表報告總結）；
（六）場地租賃收費標準；
（七）部門年度工作計畫；
（八）部門制度建設及人員配置；
（九）其它重要資料。
第三條檔案的收、發管理
營運部收發檔案管理以租戶和樓層為單位進行歸檔管理，由專人負責租戶資料管理及儲存工作。
（一）收文：部門檔案統一由資料管理員進行收取、登記，然後交由部門長簽批處理
意見，再由資料管理員進行分發。
1、資料管理員在接到檔案時應及時進行登記，並做好電子文件備份；
2、資料管理員須跟進需要回覆的檔案處理情況，進行存檔；
（二）發文：發文分為兩種情況：
1、對內發文：對內發文是指發給公司內部的工作聯絡單、工作請示等，對內發文根
據檔案分為兩類：
（1）需說明的檔案：經辦人在資料管理員處取號，登記檔名稱——經辦人草擬檔案，並走公司內部檔案簽批流程——經辦人將處理檔案原件進行存檔；
（2）無需說明的檔案：經辦人在資料管理員處取號，登記檔名稱——經辦人草擬檔案，並走公司內部檔案簽批流程，需集團領導簽批的檔案交資料管理員——資料管理員統一將檔案交集團總裁辦——集團領導簽批意見後，由資料管理員統一領取，存檔後再分發；
（二）對外發文：對外發文是指以公司名義或部門名義對外發文，包括通知、覆函等。
（1）公司名義：經辦人在行政人事部取號，登記檔名稱——經辦人草擬檔案，並走公司內部檔案簽批流程(需集團領導簽批的參照對內發文流程二)——經辦人將簽批檔案影印件進行存檔；
（2）部門名義：經辦人在行政人事部取號，登記檔名稱——經辦人草擬檔案，交部門長審批——經辦人將簽批檔案影印件進行存檔；
第四條檔案的傳閱、借閱管理
（一）傳閱、借閱程式、範圍及時限：
1、檔案需在部門內傳閱時，由資料管理員將檔案交部門長審核，簽字認可後發放部門員工進行傳閱，檔案傳閱後必須即刻歸還，一般不超過兩個小時；
2、部門員工在看過檔案後需簽字確認，由最後簽字的員工將檔案交回資料管理員處進行歸檔；
3、部門員工需借閱本部門的檔案資料、專業書籍等，需在資料管理員處填寫《檔案借閱登記表》，並由部門長簽字認可，方可借閱。檔案借閱根據不同的保密要求，資料管理員控制借出範圍和使用範圍，借閱檔案必須當日歸還；
4、檔案、書籍歸還時資料管理員應認真進行檢查，如無問題需簽字確認；
5、檔案、書籍等資料借閱後逾期未還者，資料管理員需及時進行催還；
6、部門及其它部門員工借閱檔案後應妥善保管，並按時歸還；
（二）建立檔案網上發布制度，定期在公司內網上向部門員工發布部門性檔案
1、周一網上發布部門周小結及本週計畫、部門周例會紀要等；
2、發布人：資料管理員；
3、發布程式：所有發布檔案須經部門長審核簽字後方可進行發布。
第五條檔案的保管、儲存
1、設立獨立資料櫃儲存部門重要資料；資料櫃應有標註，如：營運部l1層資料櫃。檔案櫃鑰匙由部門長和資料管理員各執一串。
2、所有資料嚴格按照類別實行分類管理，統一對檔案進行規範編號，並建立檔案目錄，以便日後檔案的快速查詢（報告、分析、總結、資料、制度、辦法、規定、會議紀要要有電子文件備份）；
3、商戶資料按租戶、業態和樓層為單位對資料進行分類歸檔保管；
4、租戶撤租後資料管理員對租戶資料及時進行為整理、裝訂、儲存；跟進新租戶的相關資料，並做好歸檔工作；
5、資料儲存時間（每年10月—12月對部門所有檔案進行整理，對需歸檔的檔案進行歸檔，儲存日期由部門長確定）；
6、保管方式：要求書面文件(原件或影印件)和電子文件。
第六條檔案的保密
（一）機密檔案係指：
1、租戶與公司的合作條件；
2、涉及具體資料的相關資料；
3、對租戶和公司有重要影響的檔案等；
（二）根據檔案的重要性設定不同的密級及保密時效，具體如下：
1、ⅰ-絕密檔案：絕密檔案須由部門長批示後方可傳閱、借閱；
2、ⅱ-機密檔案：機密檔案須由副總監批示後方可傳閱、借閱；
3、ⅲ-秘密檔案：秘密檔案須由總監助理批示後方可傳閱、借閱；
（三）資料管理員與借閱檔案的人員要嚴格遵守公司的保密制度，樹立高度的責任心，加強保密意識；
第七條檔案的銷毀
1、對於超過儲存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經管理員和部門長共同簽字認可後，方可進行銷毀；
2、銷毀檔案需由專人負責銷毀，嚴禁將銷毀檔案作為它用或作廢紙處理。
第三章附則
第八條本制度由益田商業管理****營運部制定，並負責修改、解釋。
第九條本制度自發布之日起執行。
附件一：
發文登記表
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