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財務會計檔案管理制度
第一章總則
第一條為加強會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀工作，根據財政部、國家檔案局頒布的「會計檔案管理辦法」及本公司的實際情況，特制定本辦法。
第二條本辦法適用股份公司本部及所屬分店（分公司）、全資子公司、控股公司及所屬市場部（辦事處）等的各種財務會計資料。
第三條本制度規範的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表、銀行對帳單、銀行存款餘額調節表、會計軟盤、內外部財務會計、審計規章制度、預算、財務分析報告及其他會計核算專業資料等。
1、會計憑證。包括原始憑證和記帳憑證。原始憑證包括外來及自製的各種原始憑證及原始憑證彙總單（表）。
2、會計帳簿。包括總分類帳、明細分類帳、日記帳及各種輔助帳簿（包括應收票據貼現登記簿、股份公司股東登記簿等）。
3、會計報表。包括月份、季度、年度會計報表，會計報表的編制說明和所屬子公司、分公司、控股公司、市場部（辦事處）等上報及對外公布的各種報表及報表說明、財務分析等。
4、 統計、稅務報表及勞動工資報表。
5、其他資料：包括銀行對帳單、銀行存款餘額調節表，各種財產物資清查盤點表、清產核資或公司改制材料，各種抵押、質押、擔保、保函、借款、長期投資立項審批檔案、財產物資產權及使用權檔案、企業購併（合資）及專案的可行性研究報告及實施方案、工商稅務（企業**證書）等的年檢資料、臨時公告、重大公告、上市輔導及申報材料（包括驗收材料）、招股（增發、配股）說明書、發行公司債券（可轉換債券）說明書、證管辦及證監會巡檢材料、股東大會、董事會、經理會會議決議、盈利分配及虧損彌補方案、股東及股份變動明細情況表、審計報告（包括盈利**審核報告、內部控制制度評價報告及管理建議書）、券商巡檢專項意見、財務顧問公司的專項意見、法律意見書、會計崗位交接清冊、檔案保管、銷毀清冊、會計軟盤、國家財稅**等方面的法律法規及公司內部財務規章制度、財務系統發文以及其他具有儲存價值的有關會計核算資料。
第二章會計檔案的整理立卷
第四條會計憑證：檔案保管員必須忠於職守、嚴守公司的保密制度，維護會計檔案的完整和安全。在每月初結帳後15天內，檔案保管員應將記帳憑證連同所附原始憑證和原始憑證彙總表（單）、科目彙總表按記帳憑證號前後順序加以整理，並加具封面、封底、裝訂成冊。
在封面上註明所附記帳憑證的日期、編號，同時在原始憑證上註明「附件另訂」，隨同記帳憑證一併保管，會計憑證一旦裝訂成冊，不得任意撤頁、換頁、加頁或塗改，以防舞弊的產生。
會計帳簿。按年立卷，在辦完年終決算後乙個月內將手工帳簿或所列印的各種帳簿，按種類立卷。
第五條會計帳冊：
1、總分類帳、現金日記帳、銀行存款、銀行借款日記帳、債權債務明細帳、長期投資明細帳等帳簿,應把帳簿首頁、封底各項填齊、印簽和蓋章齊全。銀行對帳單應與銀行存款餘額調節表一起歸檔。
2、各種活頁帳簿、卡片帳，除了按會計制度規定可以跨年度繼續使用的以外，都應歸檔，並應撤出空白帳頁，並將最後一頁未用完的欄目劃掉封死，分類編寫連續頁號，裝訂成冊，每本帳簿要加具封面及目錄表。在封面上註明企業名稱、帳簿名稱、所屬期限、分冊號和共計本數及其總頁數、會計主管及經管人員簽章，在目錄表上按會計科目的順序號寫明會計科目和起止頁數。
3、 有關的輔助帳、登記簿也應按規定整理裝訂、編制清單、統一歸檔。
第六條會計報表：會計報表按年立卷，年度報表與季度、月份報表要分別組卷。全資子公司、控股公司、股份****或
一、二級市場部等上報的各種會計報表應分別裝訂或合訂成捲。各種報表裝訂時都應加上封面，註明年、季、月，蓋好有關人員名章。在目錄表內要逐項寫清報表名稱、起訖頁數。
會計報表說明應與會計報表一起組卷歸檔保管。
第七條其他會計核算材料。對其他如有儲存與參考價值的會計資料如：財產物資產權及使用權檔案、抵押、質押、擔保、保函、借款、長期投資立項及審批檔案、各種內外部財務會計及審計規章制度、財務系統發文等分別種類、按年整理，加具封面，按要求填寫卷內資料目錄、統一編號、歸檔保管。
財務人員工作調動或崗位變動時，其工作交接清單按單編號裝訂、歸檔。
第三章會計檔案的保管
第八條會計檔案按期歸檔時，由經辦人將應歸檔的會計資料填寫歸檔清單一式兩份，乙份由經辦人存查，乙份隨案卷交財會檔案保管員審查點數無誤後要求填列會計檔案保管登記簿，進行歸檔保管。
第九條財務部應在通風並保持一定溫度、乾濕度的地方設定獨立的檔案室。檔案室內存放檔案的箱櫃應是鐵櫃。要對各類檔案定期進行檢查，做到不散、不亂、不丟、不壞，發現問題要及時匯報、認真處理。
檔案室內要配備必要的防盜、防火裝置。
第十條為便於了解會計檔案的存放及查閱，要對會計檔案進行系統歸類。歸檔的會計資料登記後，即應固定位置並及時填寫檔案保管標籤，貼在存放檔案的箱櫃上，做到存放整齊，系統排列。
第十一條機構變動或檔案人員調動時，應辦理交接手續，由原檔案保管員編制移交清冊，將全部案卷逐一點交，並由監交人、移交人、接交人簽字並蓋章。
第十二條各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3、5、10、15、25年5種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了後第一天算起。
具體期限見附表。
第十三條會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，總經理批准，報上級有關部門批准後執行。由會計檔案管理人員編制編制銷毀清冊，銷毀時應有審計部和財務部有關人員參加，並在銷毀單上簽名或蓋章。
第十四條會計檔案保管期滿銷毀：
1、由財務檔案保管員提出銷毀意見，由財務部同公司審計部、檔案部門、辦公室共同鑑定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，並寫出銷毀書面申請報告，說明需銷毀的情況和理由，並經公司總會計師及總經理審查，報董事會進行審批。對於其中未了結的債權債務的記帳憑證及所附的原始憑證，以及有可能產生或有負債的財務檔案，應單獨抽出，另行立卷，由財務部檔案室保管到結清債權、債務時為止。
2、在會計檔案銷毀書面申請報告批准後，根據「銷毀會計檔案審批單」有會計檔案保管員負責執行。銷毀時應由財務部、審計部及辦公室共同派員進行監銷。監銷員在銷毀會計檔案以前，應認真進行清點核對。
銷毀後，監銷員要在「銷毀清冊」上註明「已銷毀」字樣和銷毀日期，並在「銷毀清冊」和「銷毀審批單」上蓋章，一併歸入會計檔案備案，並將銷毀情況書面報公司財務主管領導。
第四章會計檔案調閱
第十五條本單位財務人員、分店（分公司）、子公司、控股公司等部門財務人員（應持該部門領導簽字）及外單位人員（應持正式介紹信及身份證等）借閱會計檔案時，需先經會計主管人員的同意，方可進行。辦理借閱時，應在會計檔案借閱登記簿上填寫必要的內容。會計檔案借閱登記簿格式如下：
會計檔案借閱登記簿
第十六條借閱人員一般不得將檔案的原件攜帶外出，只限室內閱覽,以防檔案被撤頁、換頁、加頁或更改後發生舞弊。特殊情況必須外借使用時，須經財務部書面批准，填寫會計檔案借閱登記簿，由借閱人簽字或蓋章。借閱檔案的必須是財務人員（檢察院、法院人員、證管辦、證監會例外）並必須做到妥善保管，對丟失、洩密者應追究責任；歸還時，檔案管理人員應認真清點無誤後登出登記。
第十七條外單位人員對借閱的會計檔案進行複製應出具證明及持正式介紹信中提出所要複製的材料名稱、分數、用途，經財務系統經理或財務總監簽字後由本公司有關財務人員複製交外單位人員後方可進行。
第七章附則
第十八條本制度由公司董事會負責解釋。
第十九條本制度自發布之日起施行。
會計檔案保管期限表
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