機械公司採購管理程式

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檔案編號qp-7.4-01

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採購管理程式修訂內容

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生管課版

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1.01.目的：為使本公司採購作業及管理系統能有明確的規定，使採購功能能夠

充分的發揮，特制定本規範。2.範圍：本規範作業程式，適用於原料、外協件、輔料等均屬之。3.定義：

3.1輔料：非生產產品所需的直接材料,如:

螺母、阻尼板等。3.2原料：

生產產品所需的直接材料(如:鋼板、鋼捲)均屬之。3.

3外協件：生產產品所需組立的部件。3.

4供方：提供原物料類與輔料類之廠商。4.

職責：4.1生管課：對所需物料提出請購（如有特殊要求需註明在請購單

中），並負責原物料之跟催和監控。4.2品保課：負責輔料、原料、外協件之進料檢驗、品質記錄審

查。5.執行程式：5.1請購：

5.1.1輔料由生管課根據海馬所下『滾動訂單』，並提前1個月填寫『輔料用量需求表』經部門主管核准後，轉交給資材採購下『輔料訂購單』作為訂購依據。

5.1.2原料請購由生管課提前3個月填寫『鋼材**委託函』,經

部門主管核准後，轉交給資材採購作為訂購依據。5.1.3外協件請購由生管課根據海馬所下『滾動訂單』，並提前1個

月向供方下『月需求量』，再根據海馬所下的『生產計畫進度表』

提供『月供貨清單』經部門主管核准後，轉交給資材採購下單作為訂購依據，再根據每天需求量提前1天下『備貨通知單』給供方。

5.2詢議價：

5.2.1輔料和原物料詢議價

由部門主管依供方提供之**單等各相關檔案進行議價。

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1.05.2.1.1詢價以2家以上或需求單位所指定之供方為原則，

若未按原則，則需部門經理核准後行之，凡有詢價過之廠商，均應列入議價之物件，避免漏失最有競爭力之廠商。

5.2.1.2原物料之供方，須為取得iso9001：2023年版或ts

16949：2023年版之認證廠商，未經認證之廠商不予以採納。

5.2.1.3評估結果及評估所產生之任何必要措施之記錄加以

存檔。5.2.1.4所有採購之原物料需符合法規要求。

5.2.1.5生管課接收經辦之採購案件時，應先確認採購內容

（品名、規格、數量、需求日期及所需之相關表單）之完整性及請購核准許可權之合法性。

5.3呈核：

5.3.1輔料:部門主管依與各廠商談妥之單價及付款方式等條件後,

呈部門主管以上級領導核簽回傳給供方。

5.3.2原料：經與廠商議定之單價、付款方式等條件後，由生產部主

管核簽回傳或與廠商簽訂合同。合約書訂購由部門主管以上級領導使用公司章核准。

5.3.3外協件：部門主管與各廠商議定之單價、付款方式等條件後，

由生產部主管核簽回傳或與廠商簽訂合同。合約書訂購由部門主管以上級領導使用公司章核准。

5.4採購：

5.4.1用於生產的所有採購產品或物料，必須符合**現行適用的

相關法規要求及顧客的要求。5.4.2採購資訊傳達給供方前，須確保下列適切性；

5.4.2.1產品程式，過程要求之核准；5.4.2.2人員資格之要求；5.4.2.3品質管理系統之要求。

5.4.3採購:

5.4.3.1輔料採購：生管課根據海馬所下『滾動訂單』

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1.0轉換成『輔料用量需求表』，經部門主管核准後，轉交

給資材採購轉換成『輔料訂購單』傳真給供方作為訂購依據。

5.4.3.2原料採購：生產用物料之採購，需配合生產及顧客訂單

需求時間，充份掌握購置前置時間,以滿足對顧客之交貨需求。

5.4.3.3請購件採購：生管課依需求單位所下『滾動訂單』及

物料庫存量作需求展開並直接作成『每月訂單』,再根據需求單位的『生產計畫進度表』提供『月供貨清單』給供方經課主管審核部門主管核准後，直接傳真給供方作為訂購依據，供方依採購要求交貨日期和數量準時交貨。5.4.

3.4合約有規定，本公司之顧客，可會同本公司代表，

至本公司之分包商或其分包商作品質驗證。該相關驗證不能免除提供允收產品之責任。亦不能排除日後顧客拒收之情事，供方不得以此項查證當做分包商對產品品質有效管制之證明。

5.5進料及驗收：

5.5.1輔料:生管課須檢視交貨品之規格、數量、外觀品質，是

否符合採購之要求，並在供方之『出貨清單』上簽名確認規格及來料數量，並根據『出貨清單』轉換成『物料入庫單』提供給品保課，符合者予以接收，不符合者可根據『退貨單』進行剔退或當場退貨，品保課驗收合格後須在『物料入庫單』上簽名,以此作為合格依據。5.5.

2原料:

5.5.2.1分包商依據公司生管課之訂購通知，原則上於約

定之交貨日期，將所訂購之物品送交公司指定地點，進行點收、檢驗作業。5.5.2.2如供方因不可抗力或其它因素，無法按時交貨時,

生管課應與供方協商，議定新交期並加以管制，所發生的額外運費加以記錄。5.5.3外協件：生管課須檢視交貨品之件號、件名、數量、外觀

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1.0品質，是否符合採購之要求，並在供方之『來料加工送貨清單』上簽名確認來料數量，再提供給品保課，符合者予以接收，不符合者可根據『退貨單』進行剔退或當場退貨並在『來料加工送貨清單』上簽名，以此作為合格依據。5.

5.2.4所發生的額外運費，責任歸屬須明確並記錄。

5.5.2.

5若經檢驗為不合格品，由品保課會知生管課,並由

生管課通知廠商處理。

5.5.2.6供方於交貨時一律須附驗收單。

5.5.2.7公司需實施必要之檢驗，及計畫之查證安排及產品

放行之方法。5.5.2.8收料人員須檢視交貨品之規格、數量、外觀品質，

是否符合採購之要求，符合者予以接收，不符合者由生管課與供方協商處理。

5.5.2.9收料後，收料人員應在驗收單據上簽名,屬於原物

料類之驗收，詳依各部品之「進料檢查規定」辦理。

5.6儲存∕管理：經檢驗單位（品保課）檢驗合格後，由生管課依

【搬運、貯存、防護管理程式】進行儲存並管理之。6.相關附件：

6.1滾動訂單（qf-7.4-0101）6.2輔料用量需求表（qf-7.4-0102）6.3輔料訂購單（qf-7.4-0103）

6.4鋼材**委託函（qf-7.4-0104）6.

5月需求量（qf-7.4-0105）6.6生產計畫進度表（qf-7.

4-0106）6.7備貨通知單（qf-7.4-0107）6.

8物料入庫單（qf-7.4-0108）6.9退貨單（qf-7.

4-0109）

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7.參考檔案

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1.07.1搬運、貯存、防護管理程式（qp—7.5-09）8.附表：8.1流程圖

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附表一:流程圖管理迴圈

過程輸入生管課依需求

過程流程圖請購

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1.0過程輸出請購單核准

許可權單位

**生管課物料訂購單

及鋼材**委託函

計畫提出請購計畫

請購單的確認及依需求單位指定廠商

對廠商貨源的規格、質量等的

議價詢價

廠商的**

將議價的結果登入

生管課**單

部門主管

採購議價單

零件估價單

執行評定

將採購訂單呈閱

單價議定

收料採購呈核

單價議定

生管課對貨源的跟催與監控

對廠商所交的貨進行驗收

生管課採購單

品保課生管課

檢查採購

處置生管課對使用/改物品使用狀況進

處置與改進

要求廠商進行不斷的改善

的反饋出貨清單/物料入庫單

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