環境體系檔案編制

環境管理體系是個檔案化體系。建立體系的過程，就是結合組織性質和特點將標準具體化為組織的環境管理體系檔案的過程。按標準要求所建立的體系檔案是組織實施環境管理的規範。

一、環境管理體系的結構

參照iso10013≤質量手冊編制指南≥附錄a的描述，環境管理體系檔案可採用三層次結構，即：

管理手冊：按iso14001標準描述環境管理體系

環境管理體系程式檔案：描述實施環境管理體系要素所涉及到的各職能部門有關活動

其它環境檔案：詳細作業檔案及其它有關檔案

在iso14001標準中沒有明確要求組織一定要編制環境管理手冊，只是提

到了可將環境管理納入組織的全面管理活動之中。標準的引言建議組織可選取多個與iso9000系列相符的現行管理體系，作為具體環境管理體系的基礎。因此，組織可以在環境管理體系檔案方面實行環境與質量的一體化。

這樣做的結果，可使質量管理體系檔案和環境管理體系檔案具有完整性，避免重複，也便於實施管理。但是，鑑於目前大多數組織落後的環境管理現狀，同時為了加強環境意識，突出重點，在建立環境管理體系的初期仍建議組織編制獨立的環境管理檔案。

二、環境管理體系檔案的要求

1在編制檔案過程中，應重點考慮以下幾個問題：1、檔案的系統性

體系檔案反映了組織環境管理的特徵，對與產生環境因素和環境影響有關活動的技術、管理和人員等因素的控制作出了規定。體系檔案的各層次間，檔案與檔案之間應做到層次清楚、介面明確、結構合理、協調有序。為此在策劃編制環境管理體系檔案時，應從組織環境管理體系的整體出發，統一思想、統一規劃、統一步驟地進行。

2、檔案的權威性

體系檔案是組織實施環境管理和保證環境因素得到控制的行為準則，體系檔案應遵循iso14001的要求，以及國家有關法律、法規及其它的要求。

環境管理體系檔案一旦經組織最高管理者發布實施，就成為組織所必須執行的內部法規性檔案，是指導組織一切活動的行為規範和實施審核的依據之一。3、檔案的見證性

環境管理體系檔案可以做為客觀證據（適用性證據和有效性證據）向管理者、向相關方、向第三方審核機構證實本組織環境管理體系的運**況。例如：對內審或外審來說環境管理體系檔案可作為下列方面的客觀證據。

1）、環境因素己被識別、重要性已經評價；2）、有關活動的程式已被確定並得到批准；3）、有關活動處於全面的監督檢查之中；4）、程式更改處於控制之中………..4、檔案的適宜性

2環境管理體系檔案應充分反映出組織活動的特點、組織規模、環境因素的識別、技術水平以及人員素質等因素。同時環境問題也是乙個發展的問題，隨著科學技術的進步、國家環保法律法規要求的強化，環境管理體系也反映出動態特性，為了達到可持續發展的目的，確保體系的持續適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到環境管理體系要不斷跟蹤環境法律、法規要求的更新及企業發展對環境帶來的新變化。5、檔案的符合性

環境管理體系檔案內容應符合iso14001標準條款的要求，充分體現出「標準要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效」。為此，草擬的檔案應經過充分的討論和評審，以具備可操作性，並反映組織環境管理活動的客觀需求。

三、環境管理手冊

1、手冊的作用

①對環境管理體系總體性描述；

②描述組織的環境方針、目標、指標和管理方案，展示組織環境管理體系重點解決的問題；

③向組織各級管理人員提供本組織環境管理的總框架；④向各級管理人員提供查詢所需檔案與記錄的途徑；⑤明確組織中各部門的職責及相互關係。2、手冊的內容

環境管理手冊通常包括如下內容：

3①環境方針、目標、指標和環境管理方案；

②影響環境管理、執行、審核或評審工作的人員職責、許可權和相互關係；③關於程式檔案的說明及查詢路徑；④關於手冊評審、修改和控制的規定。

環境管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決於組織的性質、規模、技術要求及人員素質，以適應組織的需要。對於中小型組織，可以把環境管理手冊和程式檔案合成一套檔案，但是許多組織為便於管理仍把環境管理手冊、程式檔案分開。

3、手冊的結構和格式

環境管理手冊是對組織環境管理體系的書面描述，它是全部體系檔案的索引，對體系的建立和執行具有特殊意義。環境管理手冊的結構和格式沒有統一的要求，但應準確、全面、簡明地闡述組織的環境方針、目標和指標、組織機構、職責許可權以及相對應的程式的描述。環境管理手冊一般的結構和格式如下：

1）範圍和應用領域：應清楚表明手冊和體系檔案的適用範圍和應用領域。包括

組織的行政範圍、地理範圍和應用領域。

2）目錄：應列出手冊各章、節的題目和頁碼，包括章、節、主要附錄等。3）前言：介紹組織的概況、手冊梗概等。主要內容：

組織簡介：應包括組織的位址、投資方、建立日期、投資規模、組織活動等組織的基本資訊。

組織生產工藝：流程簡圖，主要汙染物，危險品、原材料。

4組織使用土地狀態：地質條件、土地使用歷史。

組織所在社群簡圖：範圍隨環境問題的性質和嚴重性而定。簡圖中應至少包括組織內現有排汙口、潛在危險所在地、廠內建築物功能名稱，以及周圍社群。

環境管理手冊管理規定。

4）編寫環境管理手冊時建議使用統一的環境標準術語，或通用詞典中的標準術

語和定義，但有時還應包括某些專用術語和定義，這些定義就需要在環境管理手冊中給出乙個完整的、統一的和明確的解釋。5）環境管理手冊要求

環境管理手冊中應包含有與本標準要求相對應的程式內容，如果對中小企業，把環境管理手冊與程式檔案合成一套，則本部分就是整個體系的檔案化程式：若組織決定把環境手冊與檔案程式分為各自獨立的部分，則此時在環境管理手冊的程式中是作簡要的描述，具體內容大致包括：

標準要求所對應的程式檔名稱程式適用的內容和範圍

該程式的主管部門及相關部門的職責與任務對該過程的控制及要求等附錄

5例：手冊的結構和格式章節011．11．21．3

標題目錄、發布令、分發清單組織介紹環境管理體系概況

環境管理體系的範圍、目標環境管理體系檔案的結構環境手冊的管理

iso14001的對應章節頁次4．1

1．3．1制定環境手冊的目的1．3．2手冊的批准、分發和控制1．3．3手冊的修改1．41．52．03．03．13．23．33．4

環境管理組織機構定義和術語環境方針環境管理策劃環境因素和影響環境法律和其它要求環境目標、指標和績效引數環境管理方案

4．24．34．3．14．3．24．3．34．3．4

64．04．16．07．08．09．0

實施與執行機構和職責

管理評審和持續改進查詢相關檔案的途徑

4．44．4．14．64．4．4

附錄（平面圖、社群圖、工藝流程圖）更改頁

4．4．5．4．5．3

四、環境管理體系程式檔案

按iso9000:2000標準，將程式定義為「為進行某些活動所規定的途徑」，就是為完成環境管理體系要素所規定的方法。在程式檔案中通常包括活動的目的和範圍：

做什麼和誰來做；何時、何地以及如何做：應採用什麼材料、裝置和檔案，如何對活動進行控制和記錄。其內容是描述為實施環境管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動，是環境管理體系檔案結構中的第二層次檔案。

1、程式檔案的作用

1）程式檔案是對那些產生環境影響的活動進行策劃和管理所用的基本檔案，是

環境管理手冊的支援性檔案。

2）每乙個程式檔案都應包含環境管理體系要素中乙個邏輯上獨立的內容，可能

是環境管理體系乙個要素：或要素中的乙個部分：或幾個環境管理體系要素相關要求的一組活動等。

程式檔案的數量、內容、格式和外觀由組織自行確定，環境管理體系程式檔案一般不應涉及純技術性的細節，細節通常在作業指導書中規定。

3）程式檔案有效的實施，才能體現環境管理體系的功能，因此程式檔案的內容

7及要求，要密切結合組織的實際情況。程式檔案展開的廣度和深度，取決於組織任務的複雜性，採用的工作方法和對執行活動人員的水平、能力、技術與培訓所達的程度。

4）程式檔案實質是組織環境管理中的科學的管理制度，是法規性檔案，要強制

執行，因此程式檔案應有可操作性和可檢查性。2、程式檔案的內容和格式

組織在建立環境管理體系的程式檔案時，建立應以相同結構和格式編制每乙個檔案化程式，這樣便於使用者熟悉體系每項要求的固定格式，也體現了整個體系滿足了要求。其內容可參照如下：

1）檔案編號和標題：編號可以根據活動的層次進行編排，同一層次的程式檔案

應統一編號，以便識別。標題應明確說明開展的活動及其特點，如「環境因素的識別和評價程式」、「環境管理體系內部審核程式」等。

2）目的和適用範圍：一般都應簡單說明開展這項活動的目的和涉及的範圍。3）相關檔案：相關檔案指需引用的或與本程式相關聯的檔案，如其它程式檔案

和作業指導書。

4）定義：定義指本程式中涉及到的並需說明的術語或名詞。

5）職責：指明實施該程式檔案的主管部門及相關部門、職責、許可權、介面及相

互關係。

6）工作程式：如何合理的開展此項工作。

7）報告和記錄格式：確定使用該程式時的記錄和報告格式，記錄和儲存期限。

程式檔案必須簡練、明確易懂，並得到主管部門負責人同意和接受，以及相關部門對介面關係的認可，經過審批、實施。

83、程式檔案的編制

1）清理和分析組織原有的規章制度

組織原有的各種企業標準、規章和制度等檔案，其中有許多是行之有效的制度，有些也具有程式的性質，當然也有不足之處，因此，對原有企業的各種管理檔案在保證環境管理體系有效執行的前提下，按標準要求對原有檔案進行清理和分析，摘其有用、刪除無關，按程式檔案內容及格式要求進行改寫。2）編制程式檔案明細表

根據環境管理體系的總體策劃，按所確定的環境因素，特別是重大環境因素及標準要逐級展開，首先制定出程式檔案的明細表，明確程式檔案的主管部門及相關部門的職責，對照己有的程式檔案，確定哪些檔案重寫，哪些檔案改寫及哪些檔案需完善，制定計畫逐步完成。

為了清晰地指明體系檔案的關係，還應給出檔案查詢途徑，形式如下：序號

iso14001章節

14．1

iso14001章節標題總要求

××-××-001檔案編號

檔案標題環境管理體系手冊

24．2

環境方針

××-××-001

2.0章

34．3

環境因素

××-××-001

3.1節

環境方針環境因素及響響

9五、程式檔案清單

按iso14001標準要求，有以下程式檔案是必須要寫的：（1）環境因素識別及評價程式（2）法律與其他要求的識別及獲取程式（3）環境培訓程式（4）資訊交流程式（5）檔案控制程式

（6）執行控制程式（標準未明確要求）（7）應急準備和響應程式（8）環境監測和測量程式

（9）遵守法律法規情況定期評價程式（10）不符合、糾正和預防措施程式（11）環境記錄控制程式（12）環境管理體系審核程式

（13）環境評審程式（標準未明確要求）

六、關於幾份清單的處理

重要環境因素記錄、法律法規清單、目標和指標清單、環境管理方案、培訓計畫等五份檔案，因為要定期修改、補充，批准的許可權也不一致，可單獨給予檔案編號，也可放手冊的相關章節，作為手冊的一部分。10

環境體系檔案編制

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如何編制ISO質量體系檔案

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