大酒店檔案酒發［2012］16號
國際大酒店
會議接待服務制度
為了規範會議/宴會接待程式，切實提高酒店服務質量，特制定本制度。
1、做好聯絡接洽，了解會議內容。
1.1參會人員抵、離店時間、會期及活動安排。
1.2參加會議人數、房間數、房間類別，其中重要客人的人數。
1.3了解付款方式及整個活動的收費方法。
1.4特殊消費品、洗衣單及長途**費的承擔方。
1.5整個會議的有效簽單人，會議客人（重要客人）是否享有簽單權。
1.6餐廳用餐時間、餐桌安排。
1.7會場布置要求：主席台人數、颱型、話筒、錄音、時間、會標等。
1.8整理會議情況，填寫《會議/宴會接待通知單》，分送總經理及各有關部門。
1.9有無其他特殊要求等。
1.10簽訂預訂協議。
2、落實。
2.1落實房間預訂情況，如有房間衝突的，要提前做好調整工作。
2.2落實會場準備情況。
2.3落實餐廳預訂情況。
2.4檢查各方面落實情況。
3、接待。
3.1集中抵達的，大堂管理員要提前15分鐘安排加人加崗迎接參會人員。
3.2安排人員妥善疏散會議代表，保持大堂秩序井然，避免過於擁擠嘈雜。
3.3指導行李員迅速準確地將行李送到客人房間。
4.會議期間檢查。
4.1檢查用餐情況。
4.2檢查會場服務。
4.3提醒客人隨時關閉房門、注意安全。
5.協調其他事宜。
5.1指導收銀處催收各處賬單，避免遺漏。
5.2收集客人意見。
6.成立會務接待小組。
6.1分管經理任組長，負責會務總協調。各有關部門經理任組員。各負其責，分工合作。
7.各部門職責。
7.1客房部職責：
7.1.1會議預定（前廳、商務中心）：單位、人數、會期、填寫《會議接待單》。
7.1.2會議服務（前廳、商務中心）：導引牌、標語、迎賓、燈光、水幕、記賬、收集客人意見、結算等；代客列印、影印、傳真、代買機票、火車票，聯絡計程車、聯絡旅遊景點等。
7.1.3客房安排：位置、數量、標準、時間、**、特需物資等。
7.1.4會議室：時間、位置、總人數、主席台人數、颱型、音響、話筒、鮮花、投影儀、會標、飲料等。
7.1.5衛生：房間、大堂內外、通道、電梯、樓梯等。
7.2餐飲部職責：
7.2.1餐飲預訂：就餐時間、人數、、位置、桌數、菜品類別、菜譜編制、餐券管理、酒水菸茶、特殊要求。
7.2.2自助餐券管理:
客方會務組統一領取自助餐券，與會工作人員憑蓋有客方印章的自助餐券就餐，自助餐廳工作人員全數收取就餐人員餐券，除住宿人員早餐免費外，按餐券數量結算自助餐費。
7.2.3服務人員調配安排，員工作息時間、用餐調整。
7.2.4迎賓、導引人員安排。
7.2.5餐廳大螢幕、音響安排。
7.2.6衛生清理。
7.2.7收集客人意見，結算。
7.3康體中心職責：
7.3.1了解與會人員住宿、作息、娛樂安排情況，做好針對性接待。
7.3.2做好各個娛樂健身場所的設施保障工作。
7.4安保部職責：
7.4.1加強執勤，提高執勤質量。
7.4.2車輛排程。
7.4.3檢查消防設施，做好防火、防盜。保障客人財物安全。
7.4.4保障安全，做好突發事件應急準備。
7.4.5大門水幕、標語管理。
7.5經營部職責:
7.5.1了解與會人員商品需求情況，備好相應物資。
7.5.2準備會議禮品。
7.5.3做好棋牌室、咖啡廳、禮品店服務。
7.6機電部職責
7.6.1對機電裝置、供電、供暖、供水設施進行事前大檢查；確保正常運轉。
7.6.2對電腦、電視、**、照明、音響、電梯、預訂結算系統進行檢查，確保萬無一失。
7.6.3標語懸掛。
7.7財務部職責：
7.7.1派一名財務人員具體協助會務財務工作。
7.7.2安排監督核實會議結算。
7.8辦公室職責：
7.8.1會務協調。
7.8.2宣傳報道。
7.9總結。
7.9.1會議結束後，各有關部門要進行認真總結，找準不足和差距，總結成功經驗，對優秀員工給予獎勵。
8、本規定自公布之日起執行。
附：會議/宴會接待通知單
二○一二年十二月四日
發：辦公室人力資源部財務部客房部餐飲部康體中心
機電部經營部營銷部**部安保部留檔
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