公司會議制度

為進一步規範會議內容和程式，提高公司工作執行力和工作效率，特制訂本制度。

一、會議要求：

1、會議應根據實際工作需要召開，著眼於有效溝通、協調公司內部各方面關係、解決問題、安排部署工作。

2、會議應注重質量，提高效率。會議發起人會前應做好充分準備，做到充分溝通，心中有數；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精幹、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。

3、講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。

4、嚴格會議紀律。會議主辦部門應加強會議管理，做好會議安排；與會人員應認真準備、準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人及公司緊急事務需要請假的，須向會議主辦部門負責人請假。

二、公司工作例會

1、公司工作例會每週召開一次。

2、公司工作例會出席人員為公司領導成員，列席會議人員為各部門負責人。

3、公司工作例會的主要內容是：各部門負責人報告本部門上週工作情況及本週工作計畫，對照上週會議安排，逐項檢查落實完成情況，提出需要公司協調解決的問題和工作建議；總經辦成員商議解答問題，做出總結，做具體工作安排。

公司專項會議

1、公司專項會議是公司領導依據公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經理委託，就專項工作召開的辦公會議。

2、專項會議由總經理或其他公司領導成員召集和主持，有關部門負責人參加。

3、會議由專項工作主辦部門負責組織和記錄，行政人事部配合。會議議定事項形成《專項會議紀要》，由專項工作主辦部門起草，經行政人事部審核，報主持會議的公司領導簽發。

部門例會

1、部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負責人根據工作需要決定，但必須提前告知行政人事部，開會時間、參會人員等，不得與公司會議衝突。

2、部門例會由各部門負責人主持，該部門全體員工參加。

3、部門例會的主要內容是：每名員工匯報上週工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本週工作安排；與會人員討論有關事項；部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；總結本週工作計畫完成情況，提出部門下週工作要點、具體安排和有關要求。

4、部門例會由部門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應載明會議主持人、議題、發言概要、工作要點及時限要求。

公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。

三、會前準備

1、會前通知：會議前須擬定乙份詳細的會議通知，包括會議時間、地點、方式（本地、**或**會議）、參會人員；提前準備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）；落實並布置會場，行政部準備好會議所需的各種設施、用品等；

2、公司召開的公司級會議會務服務統一歸行政人事部負責。

3、各部門召開會議需用公司會議室的，應向行政人事部提出，由行政人事部統籌安排。

四、會議進行

1、如約參會：參會人員須準時到場，避免出現遲到或缺席現象。如確實有事不能按時出席的，應提前告知會議負責人，指定代表人員出席，並確保代表人員了解參會目的及收到相關資訊。

2、如約開會：會議負責人負責組織會議須按約定議題和事項逐項討論，避免出現偏離議題的情況。公司將為會議室配備會議專用鈴，當會議出現無序，偏離議題的狀況時，由會議負責人按鈴，恢復會議秩序或回歸約定議題。

3、會議成果：會議過程中由指定人員進行會議紀要，並在會議結束時當場與參會人員逐條確認會議中落實的工作事項、責任人、時間進度及方案。

五、會後工作

1. 維持環境：離開會場時，整理自己的座位，不遺留資料及物品，椅子歸回原位，關閉電源裝置。

2. 發布會議紀要：會議結束後半個工作日內，將會議紀要發給參會人員和相關人員。

3. 落實工作：大家要自覺按會議約定事項及時跟進、落實與反饋。

六、公司級會議的保密

1、與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外洩露。

2、會議議決事項，應嚴格保密，除按規定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

3、故意洩漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。

七、處罰

1、遲到：參會人員在會議規定召開時間後未到的，計為遲到；無正當理由遲到每次處50元的罰款。

2、早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前提前離開會場的，計為早退；無正當理由早退每次處50元的罰款。

3、缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批准而不參加會議的，計為缺席；無正當理由缺席每次處以100元的罰款。

八、附則

本制度由行政人事部負責解釋。

本制度自簽發之日起實施。

湖北奧星糧油工業****

行政人事部

二年一一年十月十三日

公司會議制度

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