公司檔案檔案管理制度
1 產生目的
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司各種檔案、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 檔案資料的收集
3.1.1 收集範圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的檔案、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、**等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1 上級來文
（1） 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要檔案材料及上級機關頒發的要求公司執行的檔案；
（2） 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、**和有特殊儲存價值的錄音、錄影等材料。
3.1.1.2公司檔案材料
（1） 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案和領導的講話稿等；
（2） 公司發布（包括**）的各種正式檔案的簽發稿、印製稿、重要檔案的修改稿；
（3） 公司的請示與上級批復檔案，下級單位的請示與公司的批復檔案；
（4） 公司各職能部門在工作中形成的工作計畫、總結、報告；
（5） 反映公司業務活動和科學技術管理的專業檔案材料；
（6） 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要檔案材料；
（7） 公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機碟片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等檔案材料；
（8） 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要檔案材料；
（9） 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、**記錄；從外單位帶回公司有關的未**書處理登記的檔案材料；
（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型裝置的檔案材料，公司直接管理的科研、建設專案的科技檔案材料；
（11）公司成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等檔案材料；
（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑑、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽**、錄音、錄影等檔案材料；
（13）公司制定的工作條例、章程、制度等檔案材料；
（14）公司幹部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、幹部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及幹部獎懲等檔案材料；
（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；
（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；
（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；
（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計畫、考察總結、重要演示文稿、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往檔案等；
（20）各種普查工作中形成的檔案材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
3.1.2.1 公務電報要同其他檔案材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般檔案只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的檔案例外。
3.1.2.4 作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的檔案，一經發現要補充完整後再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領導重要批示意見的檔案處理單，應隨檔案一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批覆的檔案，應當查明原因，採取補救措施補齊，沒有書面檔案的，應註明情況，並加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、原子筆或複寫的檔案底稿，應退回檔案撰稿單位複製。
3.1.2.8 經多方查詢，證明確實已丟失的檔案，應用公用信箋寫上檔名稱，註明丟失原因，加蓋公章，替代所丟檔案歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據其相互聯絡、儲存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
3.2.2 檔案材料的分類
應先按檔案材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然後依據事先編好的立卷類目，從檔案材料的聯絡中採取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的檔案，自行立卷；
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的檔案，由承辦單位立卷；
3.2.3.3 上級單位頒發的專業性檔案，由承辦單位立卷；非專業性檔案，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位於4月底前將上年度檔案材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。
3.2.4.2 各種檔案、資料，按一定的特徵進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內檔案目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便於查詢，避免暴露或捆紮堆放。
3.3.2 膠片、**、磁帶要專櫃密封保管，膠片和**、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，並辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過乙個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記簿上及時登出。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要資料資料，必須經公司領導批准，否則一律不准借閱、抄錄、影印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對於過期並失去儲存價值的檔案材料，經公司領導批准，可以定期銷毀。
3.6 檔案統計
3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數量、鑑定情況、利用情況進行統計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
3.6.4 統計數字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期儲存的檔案資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不准接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不准帶到公共場所。
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