企業首腦或部門管理人員與部下的談話主要分四種功能。
監督功能——籍以獲取管理工作進展的詳情，監督各部門執行領導決定；
參與功能——藉此研究執行決定過程中發生的問題，**和尋求解決辦法，使領導由「觀察」地位進入參與地位；
傳遞功能——從中傳遞上級指示或本人決定，
激勵功能——由此接觸工作人員，了解他們本身的各種心理品質，做到知人知心，適時激發下屬的工作熱情。
談話，既是一種資訊交流，又是一種人際間的接觸，因而它必然帶有人所特有的情感色彩。這種情感色彩同資訊內容互動作用，使談話變的微妙而富有藝術性。那麼，乙個領導人員應如何同他的部下談話呢？
1、 要的是激發部下的談話慾望
談話是領導和部下的雙邊活動，部下若無講話的願望，談話不免要陷入僵局。因此領導首先應具有細膩的情感、分寸感、注意說話的態度、方式以至語音、語調、旨在激發部下講話的願望，使談話在感情交流的過程中完成資訊交流的任務。
2、 重要的是啟發部下講真情實話
談話所要得到的是真實的情況。但是，有的部下出於某種動機，談話時弄虛作假，見風使舵；有的則有所顧忌，言不由衷。這都使談話失去意義。
為此，領導一定要克服**、蠻橫的作風，代之以坦率、誠懇、求實的態度，並且盡可能讓對方在談話過程中了解到自己所感興趣的真實情況，並不是奉承、文飾的話、消除對方的顧慮或各種迎合心理。
3、 抓住主要問題是關鍵
談話必須突出重點，扼要緊湊。
4、 表達對談話的興趣和熱情
正因為談話是雙邊活動，一方對另一方的講述予以積極、適當的回饋，使談話者更津津樂道，從而使談話愈加融洽、深入。
5、 評論要把握分寸
在聽取部下講述時，領導不應該發表評論性意見。
6、 克制自己，避免衝動
部下在反映情況時，常會忽然批評、抱怨起某些事情，而這在客觀上由正是在指責領導自己。
7、 善於把握談話節奏
部下在講述時停頓，有兩種情況。須分別對待。第一種停頓是故意的，它是部下為檢查一下領導對他講話的反映、印象、引起領導做出評論而做的。
這時，領導有必要給予一般性的插話，一激勵他進一步講述。第二種停頓是思維突然中斷引起的，這時領導最好採用「反響提問法」來接通原來的思路。其方法就是用提問的形式重複部下剛才講的話。
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