（四級秘書）
第一章會議管理
一、會前籌備
（一）擬定會議議程和日程
（二）確定會議召開的地點
（三）布置會場
（四）發布會議資訊
（五）安排食宿和交通
（六）邀請會議嘉賓
（七）準備會議材料和用品
（八）安排會議服務
（九）檢查會議使用的裝置設施
擬定會議議程和日程
1、會議議題、議程和日程的定義
議題：是會議要集中研究和討論的問題或事項。
議程：是對會議要研究或討論的問題（事項）的概略安排，是會議主持人主持會議的依據。
日程：是根據會議議程逐日作出的具體安排。通常以天為單位，將會議的各項活動進行分割，分別安排在不同的時段進行，注重會議的舒張有度、勞逸結合，保障會議達到預期的目標，收到好的結果。
2、如何制定會議議程
（1）明確會議的主題（內容）；
（2）確定會議的時間；
（3）確定與會人員和列席人員；
（4）確定要研究和討論的議題（會議的每一項具體內容）的先後順序；
此項須遵循的原則：輕重緩急原則；時間明確原則。
（5）範例
a、學院辦公會議議程
b、慶典大會議程
c、小型會議議程
3、如何制定日程
（1）編排原則
習慣性原則
集中性原則
重點性原則
（2）會議日程的格式
通常採用**式，包含以下要素：
會議的名稱、會議召開的時間、地點（大會地點、討論地點）、參會的人員、主持人、備註等要素
在內容上，除會議各項議程外，還要注意把會議的就餐、休息、參觀等事項列進去。
（3）範例
4、議程和日程的區別
見p.6-7
5、會議議題、議程、日程的審批
一支筆原則；唯一性原則；計畫性原則；可行性原則。
會議召開地點的選擇
1、選擇會議地點要考慮的主要因素
（1）會議的性質和規模
（2）會議組織者和與會者的實際需求
（3）會議地點的交通、住宿、餐飲、休閒、購物等情況；
（4）會場的條件。（容量、燈光、音響、**等）
2、選擇會場的主要要求
（1）交通要便利；
（2）會場的大小要與會議的規模相適應（每人2－3m2左右）；
（3）場地要有良好的設施裝置；
（4）環境要安靜；
（5）有足夠的停車場；
（6）合理的費用。
3、會議地點的確認
（1）實地檢查相關的條件和設施
會場；住房；餐飲；交通；服務；會議的報到和參會者是否能夠方便地參加會議等等。事無鉅細，越細越好。
（2）談判和簽訂合同
詳見p.13.
會場布置
1、會場布局的內容
主席台的設定
座位的安排
會場的裝飾
相關設施的布置
2、會場整體布局要求
（1） 莊重、舒適，體現氣氛和會議主題；
（2） 整體風格和氛圍要與會議的性質協調；
（3） 大中型會議要突出中心，小型會議要集中，不能過於分散和零亂。
3、會場整體布局的型別
（1） 大型會議一般採用方形、半圓形布局；設定主席台，主席台面對與會者。
（2） 中小型會議一般採用方拱形、半月形、圓形、長方形、t字形等；一般不設主席台，但須突出會議主持人或會議主席的位置。
4、主席台座次的安排
主席台一般就座的是貴賓、主辦方負責人、領導或主席團成員。因此，座次非常重要，應遵循以下慣例：
（1） 以職務高低和選舉結果排序，職務高者居中，爾後先左後右、由前至後依次排列。若是代表大會，還要遵循正式代表在前居中，列席代表在後居側的慣例。
（2） 主持會議的有時可在前排邊座就座，有時依其職務順序就座。
（3） 在每個座位的左（上）側放置座席牌。
座次表要事先編製成表，報主管領導審查後印好，或發給代表本人，或張貼在主席台入口處。
5、場內其他人的座次安排
（1） 大中型會議：橫排法；豎排法；左右排列法。（場內區域的劃分）
（2） 小型會議：突出主持人、發言人；分清上下座。
會議食宿交通的安排
（一）確定接待規格的原則
1、根據客人的身份和來訪的目的；
2、上司具有最終決定權；
3、對我方的利益和關係的重大程度；
4、參照以往接待規格。
（二）接待計畫的擬定
1、確定接待規格：接站，陪同，宴請的規格，賓館的等級，房間的標準，用車的標準等等。
2、安排日程：宴請的時間、地點、參加人員；會談（會見）的時間、地點和參會人員；參觀訪問的地點、時間和陪同人員等等。
3、預算相關經費（見p.94）
4、確定接待工作人員和分工
5、與本單位相關部門溝通
6、與客人方溝通
7、報單位領導批准。
（三）接待車輛的安排
1、原則
人數少用小轎車，人多用大轎車；小轎車接待主賓，大轎車接待其他人員。
2、乘車座次的安排和乘車次序（ppt001）
3、團隊的迎送禮節
a、 迎接：事前製作大牌子；準備鮮花；
b、 見面：主人方先自我介紹，從職位高的依次介紹；客人方介紹；主人方的司機或秘書幫助客人提較重的行禮，放到車上。
c、 送別：提前話別，時間控制在半小時之內；提前饋贈禮品；提前告知送行的時間、車輛和人員；主人應當送別到機場或車站、碼頭。
4、食宿的安排
1、 餐飲、住宿安排的原則（見p.26－28）
2、 預定餐廳和住宿房間（見p.103-104）
3、 席位安排
a、 桌次：以離主桌的遠近來確定桌次的高低，一般為左低
右高。桌上應放置桌次牌。（見ppt.002）
b、 座次：遵循左低右高的習慣。席上擺上席籤。
國外的習慣為：以女主人為準，男女穿插就座，主賓在女主人的右上方，主賓夫人的男主人的右上方，以後依次就座。
中國的習慣：按職位高低就座。女主人通常同主賓夫人併排就座，主賓就座於男主人的右上方。（見ppt.002）
4、 進餐的相關禮儀（見p.100-102）
①夾菜時，不可用筷子在盤子時挑挑揀揀，應該在靠近自己的一邊夾。
②夾菜時，筷子上不可粘有飯粒，更不得用嘴吸吮筷子。
③不要把菜從盤子裡直接夾入口中，應先放入自己的盤或碗裡，然後再送入口中。
④不要把筷子架在公用的菜盤上，可架在筷架或自己的盤子上。
⑤不要用自己的筷子為客人夾菜。有些人視為客人夾菜為一種禮節，其實沒有這個必要。用自己的筷子不衛生，哪怕是用公筷也不太好，因為這樣一來，客人就必須吃下這道菜，可是他也許並不愛吃。
⑥談話時，不要拿著筷子比比划划。
⑦用公用匙盛滑溜、切得比較細小的菜餚，自己的匙只有沒進過嘴的才可用來盛菜。
⑧用公用湯匙盛湯、調料，自己的湯匙只用來喝湯。
⑨用湯匙的時候，筷子就應該放下來。不應該「左右開弓」。
⑩筷子不能插在公尺飯碗裡，也不可橫放在碗或盤子上。
喝咖啡的時候，勺不能躺在杯子裡，也不可用勺喝咖啡。
（2）席間禮節
1）「主不動，客不食。」在餐桌前坐下後，手要放於大腿上，客人不可先於主人拿起筷子。要看第一主人的動作行事。不論男女，在餐桌不能梳理頭髮。
2）進餐時，不拿餐具的那隻手不要垂下去，要扶著自己的碗或盤子。吃公尺飯及喝湯時要端起碗。身體略向前傾，胳膊肘不能上桌，不要趴在桌上。
3）用公筷夾菜，或者請服務員分菜。
4）吃饅頭時最好不要整個地咬，可以用手掰下約一口大小的一塊，放入口中。
5）吃麵條、喝湯都不能發出吸吮的聲音。不論吃什麼，都要閉嘴咀嚼，不能出聲。
6）如果湯太燙，不要用口吹或用勺攪，放在一邊涼一涼再喝。
7）不可站起來夾菜。放在遠處的菜轉到自己面前再夾。
8)盡量不在餐桌上剔牙或用手伸到嘴裡去掏。剔牙時要用乙隻手或餐巾遮擋一下。有人把牙籤插在牙縫裡卻還對別人說話，這是非常粗俗無禮的。
9）在席間要控制自己不要打嗝、咳嗽，不要發出異常的聲響。如果忍不住，就趕快用餐巾捂住嘴，頭轉向一邊，事後對旁邊人說聲「對不起」。
10）餐桌中間的轉盤要順時針轉，每道菜上過之後，要先轉到主賓面前。看到有人夾菜時就先等一等再轉。
11）談話聲音不要過高，兩邊的人能聽清就夠了。宴請外賓時尤其要注意這一點。
12）與兩旁的人談話時，要把嘴裡的飯菜嚥下去再說，不要一邊嚼一邊說。看到別人正在進食，就要等一等，先別和他講話。
13）意外情況的處理方法。如果酒杯、飲料杯被碰翻的話，不要驚慌，趕快用餐巾擦拭。旁邊的人可以把自己的餐巾遞給他或幫他擦拭，主人可用手示意服務員幫忙，切勿大聲叫喊。
其他的人就裝作沒看見，繼續談話或進食。這是最大限度減少當事人尷尬的禮貌做法。
安排會議禮儀服務
（一）工作人員服務禮儀
1、挑選服務人員
2、培訓服務人員
3、執行禮儀服務：傳送請柬；接待（接站、報到）；引領；會場服務。
（二）參會人員禮儀
（p.35-36）
檢查視聽裝置
應當注意的幾個環節：
1、會議正式開始之前秘書一定要仔細檢查每乙個環節，對相關裝置進行預演；
2、對一些重要的、容易出故障的裝置要有備份；
3、對重要裝置要熟悉其使用方法，出了問題要自己能夠快速排除故障；特別專業的，要有乙個專業人士在場，或者有乙個救急的通道；
4、在會議進行中，裝置如果出現故障，無論其難易，都不要手忙腳亂，尤其是不要讓與會人員和發言人參與緊急搶修。
二、會中服務
（一） 會議值班
（二） 接待新聞**
（三） 作會議記錄
（四） 收集會議意見和建議
（五） 編髮會議演示文稿
（六） 安排集體合影
第四節辦公用品與裝置的使用和管理
一、辦公用品的管理
（一）庫存
最大庫存量、最小庫存、再訂貨量
（二）庫存控制
有效控制庫存量，實現辦公用品的有效管理，達到「兩個不必要」（資金不被不必要的庫存占用、空間不用來儲存不必要的物品）。
（三）庫存控制的作用 p164.
（四）辦公用品管理的注意事項 p169.
二、數位相機的使用
（一）了解數位相機的幾個專業術語
ccd，解析度，光學變焦與數碼變焦，相當感光度（iso），白平衡，色彩位數。
（二）了解與成像質量有關的幾個因素
光線，光圈，快門，鏡頭，焦距，測光，影象格式，儲存卡，光學取景器，lcd顯示屏，閃光燈，電池。
（三）數位相機的工作原理
（四）數位相機與傳統相機的區別
（五）數位相機的保養
（六）使用數位相機應注意的問題
三、掃瞄器的使用
（一）理解幾個術語
dpi（解析度）：影象每英吋所含有的畫素。
bit（色彩位數）：每個畫素點上顏色的資料位數。
點陣圖ocr（二）掃瞄器的工作原理
（三）使用掃瞄器應注意的事項
四、光碟燒錄機的使用
（一）光碟的分類
cd與***，cd-r與cd-rw。
（二）了解幾個與燒錄機效能相關的幾個指標
倍速：傳輸資料的速度，1x表示1秒鐘傳輸150k資料。
燒錄速度、擦寫速度、讀取速度。
快取：暫時存放資料的空間或能力。
相容性：硬體和軟體相容。
行政秘書職業資格證
行政秘書職業簡介 行政秘書職業主要指從事辦公室程式性工作 協助上司處理政務及日常事務並為決策及實施提供服務的人員。它包含了從企業基礎文書 專職文秘到高階行政助理等乙個完整的行政輔助人員體系，要求從業人員具備較強的文字和語言溝通能力，綜合協調與合作能力，邏輯思維和分析能力等 背景 行政秘書職業主要指從...
秘書職業資格考試簡介
編輯秘書職業主要指從事辦公室程式性工作 協助上司處理政務及日常事務並為決策及實施提供服務的人員。它包含了從企業基礎文書 專職文秘到高階行政助理等乙個完整的行政輔助人員體系，要求從業人員具備較強的文字和語言溝通能力，綜合協調與合作能力，邏輯思維和分析能力等。本職業共設四個等級，分別為五級秘書 國家職業...
秘書國家職業資格認證簡介
3 經本職業五級秘書正規培訓達規定標準學時數，並取得結業證書。四級秘書 具備以下條件之一者 1 連續從事本職業工作3年以上。2 連續從事本職業工作2年以上。經本職業四級正規培訓達規定標準學時數，並取得結業證書。3 取得本職業五級職業資格證書後，連續從事本職業工作2年以上。4 取得本職業五級職業資格證...