目錄word2003長篇文件排版技巧(1) 1
一、設定紙張和文件網格 1
二、設定樣式 2
三、檢視和修改文章的層次結構 7
四、對文章的不同部分分節 8
五、為不同的節新增不同的頁首 10
六、在指定位置新增頁碼 11
七、插入目錄 12
八、小結 13
word2003長篇文件排版技巧(2) 15
一、預留裝訂線區域 15
二、設定節和頁首頁尾 16
三、新增不同內容的頁首 17
四、新增不同型別的頁碼 20
五、雙面列印設定 23
六、小結 25
八招挽回受損word文件 27
一、自動恢復尚未儲存的修改 27
二、手動開啟恢復檔案 27
三、「開啟並修復」檔案 27
四、從任意檔案中恢復文字 28
五、禁止自動巨集的執行 28
六、建立新的normal模板 28
七、轉換文件格式 29
八、顯示混亂的解決 29
要點：（1）製作長文件前，先要規劃好各種設定，尤其是樣式設定；
（2）不同的篇章部分一定要分節，而不是分頁。
下面就看看如何製作一篇幾十頁的長文件。這份報告要求的格式是：a4紙；要有封面和目錄；單面列印；除封面和目錄外，每頁的頁首是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側，封面和目錄沒有頁碼，目錄之後為第1頁。
寫文章前，不要上來就急於動筆，先要找好合適大小的「紙」，這個「紙」就是word中的頁面設定。 從選單中選擇【檔案】|【頁面設定】命令，顯示「頁面設定」對話方塊，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。
圖1通常紙張大小都用a4紙，所以可採用預設設定。有時也會用b5紙，只需從「紙張大小」中選擇相應型別的紙即可。
很多人習慣先錄入內容，最後再設紙張大小。由於預設是a4紙，如果改用b5紙，就有可能使整篇文件的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設定，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內容和排版是否適宜，避免事後的修改。
考慮到閱讀報告的領導年齡都比較大，對於密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調整一下文字。通常，很多人都採用增大字型大小的辦法。其實，可以在頁面設定中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字型大小，也能使內容看起來更清晰。
在「頁面設定」對話方塊中選擇「文件網格」選項卡，如圖2所示。
圖2選中「指定行和字元網格」，在「字元」設定中，預設為「每行39」個字元，可以適當減小，例如改為「每行37」個字元。同樣，在「行」設定中，預設為「每頁44」行，可以適當減小，例如改為「每頁42」行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。
現在，還是不用急於錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字後，用「字型」、「字型大小」等命令設定文字的格式，用「兩端對齊」、「居中」等命令設定段落的對齊，但這樣的操作要重複很多次，而且一旦設定的不合理，最後還要一一修改。熟悉word技巧的人對於這樣的格式修改並不擔心，因為他可以用「格式刷」將修改後的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。
然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔心。
樣式是什麼？簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的「格式」往往指單一的格式，例如，「字型」格式、「字型大小」格式等。
每次設定格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較複雜，就需要多次進行不同的格式設定。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設定時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設定到文字和段落上。
樣式在設定時也很簡單，將各種格式設計好後，起乙個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用word提供的預設樣式就可以了，如果預設的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。
從選單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側的任務窗格中即可設定或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務窗格底端的「顯示」中的內容，在圖3中，「顯示」為「有效格式」，則其中的內容即有格式，又有樣式。例如，「加粗」為格式，「標題1」為樣式，「標題1+居中」為樣式和格式的混合格式。
對於初學者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的「顯示」下拉列表中選擇「有效樣式」，則顯示如圖4所示的內容。這時，將只會顯示文件中正在使用及預設的樣式。
圖3圖4
「正文」樣式是文件中的預設樣式，新建的文件中的文字通常都採用「正文」樣式。很多其他的樣式都是在「正文」樣式的基礎上經過格式改變而設定出來的，因此「正文」樣式是word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基於「正文」樣式的其他樣式的格式。
「標題1」~「標題9」為標題樣式，它們通常用於各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1~9。這樣，就能夠通過級別得到文件結構圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了「標題1」~「標題3」的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的「顯示」下拉列表中選擇「所有樣式」，即可選擇「標題4」~「標題9」樣式。
現在，規劃一下文章中可能用到的樣式。
（a）對於文章中的每一部分或章節的大標題，採用「標題1」樣式，章節中的小標題，按層次分別採用「標題2」~「標題4」樣式。
（b）文章中的說明文字，採用「正文首行縮排2」樣式。
（c）文章中的圖和圖號說明，採用「注釋標題」樣式。
規劃結束之後，即可錄入文字了。
首先，錄入文章第一部分的大標題，如圖5所示。注意保持游標的位置在當前標題所在的段落中。從選單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務窗格中單擊「標題1」樣式，即可快速設定好此標題的格式，如圖6所示。
圖5圖6
用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設定該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的「顯示」下拉列表中選擇「所有樣式」，即可為文字和段落設定「正文首行縮排2」和「注釋標題」樣式。當所需樣式都被選擇過一次之後，可顯示「有效樣式」，這樣不會顯示無用的其他樣式。
文章的部分內容錄入和排版之後的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側列出了對應文章段落所用的樣式。
在錄入和排版過程中，可能會經常在鍵盤和滑鼠之間切換，這樣會影響速度。對樣式設定快捷鍵，就能避免頻繁使用滑鼠，提高錄入和排版速度。
圖7將滑鼠指標移動到任務窗格中的「標題1」樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示「修改樣式」對話方塊，如圖9所示。
圖8圖9
單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示「自定義鍵盤」對話方塊，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設定的快捷鍵，例如【ctrl】+【1】，在「請按新快捷鍵」設定中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。
單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。
圖10用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。
現在，在文件中錄入文字，然後按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設定好格式。
文件中的內容採用系統預設的樣式後，格式可能不能完全符合實際需要。例如，「標題1」樣式的字型大小太大，而且是左對齊方式，希望採用小一點的字型大小，並居中對齊。這時可以修改樣式。
將滑鼠指標移動到任務窗格中的「標題1」樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示「修改樣式」對話方塊，如圖9所示。選中「自動更新」選項，單擊【確定】按鈕完成設定。
這樣，當應用了「標題1」樣式的文字和段落的格式發生改變時，就會自動更改「標題1」樣式的格式。
選中採用了「標題1」樣式的某段文字，例如「一、中國網際網路絡巨集觀狀況」，然後利用「格式」工具欄設定字型大小和居中對齊。注意文章中所有採用「標題1」樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。
因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。
文章比較長，定位會比較麻煩。採用樣式之後，由於「標題1」~「標題9」樣式具有級別，就能方便地進行層次結構的檢視和定位。
從選單選擇【檢視】|【文件結構圖】命令，可在文件左側顯示文件的層次結構，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。再次從選單選擇【檢視】|【文件結構圖】命令，即可取消文件結構圖。
圖11如果文章中有大塊區域的內容需要調整位置，以前的做法通常是剪下後再貼上。當區域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。
從選單選擇【檢視】|【大綱】命令，進入大綱檢視。文件頂端會顯示「大綱」工具欄，如圖12所示。在「大綱」工具欄中選擇「顯示級別」下拉列表中的某個級別，例如「顯示級別3」，則文件中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。
圖12圖13
如果要將「使用者職業」部分的內容移動到「使用者年齡」之後，可將滑鼠指標移動到「使用者職業」前的十字標記處，按住滑鼠拖動內容至「使用者年齡」下方，即可快速調整該部分區域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字內容一起移動。
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