我們可以通過在文件中嵌入詞的索引來減少檢索長 pdf 的時間。 acrobat 檢索索引比在文件中檢索更快。 嵌入索引包括在已分發或已共享的 pdf 副本中。
使用者使用嵌入索引檢索 pdf 和他們不使用嵌入索引檢索完全一樣；不需要額外的步驟。
1、新增索引到 pdf
使用 acrobat 中開啟的文件，選擇「高階」>「文件處理」>「管理嵌入索引」。
在「管理嵌入索引」對話方塊中，單擊「嵌入索引」。
閱讀出現的說明，並單擊「是」。
在 outlook 和 lotus notes 中，當我們轉換電子郵件或資料夾到 pdf 時有嵌入索引的選項。 特別建議針對資料夾包含很多電子郵件時使用。
更新或刪除 pdf 中的嵌入索引
選擇「高階」>「文件處理」>「管理嵌入索引」。
單擊「更新索引」或「刪除索引」。
在確認訊息中單擊「確定」。
2、準備 pdf 來構建索引
首先，建立資料夾來將所需構建索引的 pdf 檔案包含到其中。所有 pdf 應該內容和電子功能完整，例如鏈結、書籤和表單域。如果要構建索引的檔案包含掃瞄文件，確保文字可檢索。
將長文件分割成短文件，按章節分割文件，可以增加檢索效率。我們還可以新增資訊到檔案的文件屬性來增加檔案的可檢索性。
在我們為文件集合構建索引之前，我們必須在硬碟驅動器或網路伺服器卷上
設定文件結構並驗證跨平台檔名。在跨平台檢索中，檔名可能被截斷並難於恢復。要防止這種問題，注意以下幾點：
使用 ms-dos 檔案命名規則（8 個或 8 個以下字元檔名加 3 個字元副檔名）重新命名檔案、資料夾和索引，尤其我們計畫在 iso 9660 格式 cd-rom 上傳送文件集合和索引的情況更應注意。
刪除檔案和資料夾名稱中的擴充套件字元，例如重音字元和某些非英文本元。（「編錄」功能使用的字型不支援字元編碼 133 到 159。）
如果文件結構中包含我們不想構建索引的子目錄，可以在構建索引過程中排除它們。
3、使用編錄功能
我們可以將特定的一組 pdf 定義為「編錄」，並為整個集合的文件建立統一的索引。當使用者檢索已編錄的 pdf 的特定資訊時，索引可以加快檢索處理。
當在 cd 上或**上分發或發布集合時，我們可以在 pdf 中包含索引。
我們可以編錄羅馬、中文、日文或韓文本元的文件。我們可以編錄的專案包括文件文字、注釋、書籤、表單域、標籤、物件和文件元資料、附件、文件資訊、數字簽名、影象
xif（擴充套件影象檔案格式）元資料和自定義文件屬性。
4、新增元資料到文件屬性
要使 pdf 便於檢索，我們可以新增被稱為「元資料」的檔案資訊到文件屬性。具體步驟是：
選擇「檔案」>「文件屬性」，然後單擊「說明」標籤來檢視當前開啟 pdf 的屬性。
我們也可以從桌面輸入和閱讀資料屬性資訊。在 windows 的「資源管理器」中右鍵單擊文件，選擇「屬性」，然後單擊「pdf」標籤。我們在本對話方塊中鍵
入或編輯的任何資訊均會在開啟檔案時出現在「文件屬性」的「說明」中。
當新增文件屬性資料時，考慮以下因素：
在「標題」域中使用說明準確的標題。文件的檔名會出現在「檢索結果」對話方塊中。
總是為相似資訊使用相同選項（字段）。例如，不要為一些文件新增重要專案到「主題」選項，而另一些新增到「關鍵字」選項。
為相同的資訊使用單
一、統一的專案。例如，不要為一些文件使用生物學而為另一些使用生命科學。
使用「作者」選項來標識文件的負責方。例如，教研室文件的作者可能是「區電教館」。
如果我們使用文件部件號，將它們作為關鍵字來新增。例如，新增「doc#=m234」到「關鍵字」選項來在關於特殊物件的一系列數百個文件中指名特定的文件。
單獨或同時使用「主題」或「關鍵字」選項來按型別對文件分類。例如，我們可以使用狀態報告作為「主題」專案，並使用「每月」或「每週」作為單個文件的「關鍵字」專案。
如果對 adobe pdf 非常熟悉，我們可以在建立索引時定義自定義資料域，例如，「文件型別」、「文件編號」和「文件識別符號」。建議僅高階使用者使用，且在acrobat「完整的 acrobat 幫助」中並未加以說明。
5、為集合建立索引
當我們構建新的索引時，acrobat 建立「.pdx」副檔名的檔案和新的支援目錄，其中包含了乙個或多個「.idx」副檔名的檔案。idx
檔案包含索引條目。所有這些文件必須對要檢索索引的使用者可用。
檢視完全大小圖形
對於建立索引處理的對話方塊
在「索引標題」中，鍵入索引檔名。
在「索引描述」中，鍵入一些關於索引型別或意義的單詞。
單擊「選項」，選擇我們希望應用的索引的高階選項，然後單擊「確定」。
在「包含這些目錄」選項下，單擊「新增」，選擇包含要構建索引的 pdf 檔案的資料夾，然後單擊「確定」。要新增其他資料夾，重複本步驟。
任何包含資料夾下的子資料夾也會包含在構建索引的處理中。如果我們不打算移動索引或任何文件集合中專案，我們就可以從多個伺服器或磁碟驅動新增資料夾。
在「排除這些子目錄」選項下，單擊「新增」，然後選擇包含不要建立索引的 pdf 檔案的子資料夾。單擊「確定」，如果需要重複本步驟。
審閱我們的選擇。要更改包括或排除的資料夾列表，選擇我們要更改的資料夾，然後單擊「刪除」。
單擊「構建」，然後指定索引檔案的位置。單擊「儲存」，然後： 當構建索引完成後，單擊「關閉」。
單擊「停止」來取消構建索引處理。
如果停止構建索引，我們無法繼續同一索引構建過程，但是無須重複上述工作。選項和資料夾選擇仍然完整保留。我們可以單擊「開啟索引」選擇部分完成的索引，進行修改。
如果長路徑名在「包含這些目錄」和「排除這些子目錄」選項中被縮短，將指標懸停到每個省略號（...）上方，直到工具提示出現為止，其中會顯示包含和排除資料夾的完整路徑。
6、修改索引
我們可以更新、重建或清空現有的索引。
為索引查詢並選擇索引定義檔案（pdx），然後單擊「開啟」。
如果索引是使用 acrobat 5.0 或更低版本建立的，選擇「建立副本」來新建索引（不替換早期版本），或者選擇「替換舊索引」來替換早期版本索引。
在「索引定義」對話方塊中，根據需要更改設定，然後單擊想要 acrobat來執行：選項說明
「構建」使用現有資訊新建 idx 檔案，並通過新增新專案並將更改的或過期的專案標記為無效來進行更新。如果我們做了大量的更改，或者重複使用本選項，而不是新建索引，檢索時間可能會增加。
「重建」 新建索引，替換現有的索引資料夾和其內容（idx 檔案）。
「清空」刪除索引內容（idx 檔案），而不刪除索引檔案本身（pdx）。
7、編錄首選項
我們可以為構建索引設定首選項，以後它將應用於我們構建的所有索引。我們可以在索引定義過程中選擇不同設定來使個別索引忽略其中的某些首選項。
我們可以通過選擇「編輯」>「首選項」（windows）開啟編錄首選項，然後在「種類」下選擇「編錄」。許多選項的描述與索引構建工程中的完全一致。
定時更新索引。我們可以使用「編錄」功能和編錄批處理 pdx 檔案（.bpdx），來設定自動構建、重建和清空索引的時間和頻率。
bpdx 檔案是包含與平台有關的編錄索引檔案路徑和標誌的列表的文字檔案。可以使用計畫任務應用程式（例如 windows 的「計畫任務」或 mac os 的 scheduler）來將 bpdx 檔案顯示在acrobat。 acrobat 會按照 bpdx 檔案中的標誌重新建立索引。
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