隨著建築施工行業的平均利潤率不斷降低，加強施工過程的成本控制越來越被施工企業所重視。一些具有實力的軟體公司在深入研究施工專案成本控制客觀規律的基礎上，研製開發了適用於施工專案成本管理的軟體系統，以在資料、流程、決策等3個層面以及準確實時的專案成本核算、權責明確的過程控制、動態的「盈虧分析」、改變人的工作狀態等4方面進行提公升。
「三個層面」變化
一是資料的資訊化。長久以來專案部成本資料的歸集都倚靠手工操作進行，部門之間成本資料的互動倚靠紙介質進行，無法進行成本資料的統計、查詢、分析，而一般的工具軟體可以方便地進行成本資料的歸集、分析、查詢，但滿足不了專案成本管理的系統性要求。軟體系統將各種與成本相關的資料如消耗材料的進庫、出庫、退庫、報損；周轉材料的進場、出場、報損等等都以一定的資料格式錄入到計算機裡，以數字的形式儲存起來，可以隨時進行成本的歸集、查詢、分析。
此外，各相關部門的成本資料通過區域網路傳輸，實現成本資料的共享，從而實現了資料的資訊化。
二是流程的規範化。目前，建築企業在專案成本管理工作中面臨的乙個普遍現象是操作流程不規範，造成了成本浪費的隱患、成本管理的低效及管理漏洞。軟體系統作為一種管理手段，輔助企業的管理制度，將企業已經規範的一些科學的專案成本管理流程以軟體程式的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規範高效，加強了成本管理中的約束，減少人為控制和"拍腦袋"的管理行為，堵塞了管理上的漏洞。
三是決策的科學化。在落後管理模式下，決策缺乏對成本物件的「定量」分析，只能作「定性」的分析，使得決策往往依靠管理者個人積累的經驗。而且管理者要等每個月報表出來後才知道哪兒超了、哪兒省了，若要等此時才決策為時已晚，根本無法控制住專案成本。
此外，由於專案成本管理的「一次性」特點，也在客觀上決定了決策的「一次性」，決策失誤無「後悔藥」可吃。軟體系統通過對那些成本原始資料進行科學的加工處理，運用一定的計算模型，實現了專案成本管理的事前計畫、事中控制、事後分析等全過程的「定性」、「定量」分析，更重要的是通過這些分析使專案管理者對成本過程控制中的「薄弱環節」作到心中有數，及早應對。所有這些從理論上保證了決策的科學性。
此外，這套軟體系統可實時動態的進行成本資料歸集、查詢，從而真正起到對專案成本管理科學決策的支援作用,從某種意義上來說，這套系統也是專案成本管理的決策支援系統——輔助專案管理者科學決策。
解決的四個主要問題
第一是準確、實時的專案成本核算。軟體系統本身就是乙個業務平台，從根本上消除了各業務部門的「隔離」，財務部門不但能了解專案成本產生的全部過程，而且伴隨著各相關業務部門的每乙個作業，財務都有相應的反應。如材料部門在記錄一筆材料出庫、退庫的同時，財務也得到了這個資訊，並將相應的材料費用計入實際成本；經營部門對分包商每完成一筆結算，財務就產生相應的應付款等等。
可以看出正是這種成本資料資訊的通暢、透明，才保障了專案成本的準確、實時成本核算才成為可能。
第二是權責明確的過程控制。專案部不僅要進行管理範圍內的權責劃分，還要處理外部錯綜複雜的權責關係：專案部建築主材往往由公司或甲方**；專業分包中公司與甲方也往往參與其中；專案部對公司的承包方式多種多樣等等。
哪些成本由材料部門負責，哪些由機械部門負責；哪些成本是由公司負責，哪些由專案部負責；哪些成本由a分包隊負責哪些由b分包隊負責等等。而且，在市場經濟條件下要作到權責明確還必須進行「量價分離」，如公司**主材時「價」對專案部是不可控的，而「量」是可控的，此時這種材料的成本就由公司和專案部共同產生。對專案部來說就要對所有這些權責進行劃分並跟蹤，否則，成本的「過程控制」將無法控制好。
已往在某些建築企業也實行了「全員、全過程成本管理」，但由於成本管理手段的落後及制度方面的原因，使得責任成本制定容易、跟蹤難、考核更是難上難，這就造成專案成本誰都負責，而實際上又誰都不負責的局面。
軟體系統可以很方便地幫助專案部進行目標成本分解，依實際情況將目標成本明晰地劃分為「可控」及「不可控」部分，對「不可控」部分成本的盈虧專案部能說明盈虧的原因，對「可控」部分成本進行進一步的權責劃分，將其落實到責任部門及責任人，實時利用計算機系統對其發生成本進行計算、資料歸集、分析，並對其進行跟蹤，使得成本的「過程控制」「有章可循、有據可查」，配合專案部相關成本管理制度使「成本誰都負責，誰又都不負責」這個局面得以徹底改觀。
第三是動態的盈虧分析。專案管理者關心在專案實施過程中到底是盈了還是虧了，盈了——盈了多少，虧了——虧了多少，這在過去往往是誰也說不清，其中乙個重要的原因是——專案施工環境的「動態性」。在專案施工過程中的不可預見因素很多，各關鍵因素又是緊密關聯的，如進度、成本、質量三者中某一因素發生變化都會導致其它因素發生變化。
如在施工過程中進度計畫發生了延誤，這將導致一系列的變化，控制工期的關鍵工序可能發生變化，為保證工期可能要改變施工方法又會導致材料、機械等資源使用計畫的變化等等，這是乙個複雜的、系統的邏輯、數學模型。動態的施工環境決定了施工過程中的「盈虧分析」必然是動態的，單靠人手工計算及已往的經驗積累就會出現「盈虧誰也說不清」的現象。
軟體系統利用計算機強大的資料處理功能，將與專案成本有關的各因素按成本費用的邏輯關係，建立起數學模型，採用人機結合方式，面對施工環境的動態變化系統自動進行成本的歸集。現在，使用者在應用了此套軟體系統後，隨時都可進行準確的成本的「盈虧分析」。 前面也提到專案部隨時可面對投影儀（計算機）顯示屏進行「成本核算」，其實它同時也可進行成本的「盈虧分析」，它的過程同樣可以作到實時、動態。
第四是改變人的工作狀態。軟體系統集專案施工現場管理與成本管理於一體，它以提高專案部成本管理的整體水平為目標，不僅從業務上保證成本管理的更趨科學和規範，同時從人的角度對提高整體水平也有重要作用，如該軟體系統構成乙個人與人之間、部門與部門之間、員工與領導之間溝通的平台，提高了工作效率。由於這套軟體系統將專案成本形成過程「透明化」及「可控化」使得專案部員工能積極參與到專案成本的管理中來，增強了員工的成本責任感。
專案管理者在決策時可以掌握更為詳盡的資訊，也就減少了決策失誤產生的可能。同時由於成本形成過程「透明化」及流程「規範化」，堵塞了管理上的漏洞，使少數人不能「渾水摸魚」。並營造了一種溝通、參與、信任、高效、權責分明的氛圍，保證和促進了專案部成本整體管理水平的提高。
總之，系統的應用使得專案部業務流程、管理制度、人員工作狀態得到很大的改善。相信，隨著軟體公司對施工管理過程的深入了解以及施工企業對資訊化的不斷認識，軟體公司作為施工企業提高管理的強大支援必將發揮更大的作用。
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