1.0 目的
為進一步加強會議的組織性和紀律性，提高會議質量，特制定本規定。
2.0 範圍
本規定適用於重慶分公司各種工作會議，所屬各專案客戶服務中心參照執行。
3.0 職責
3.1 行政人事部負責本規定的制定、修改及廢止。
3.2 行政人事部和各專案客戶服務中心客戶服務部履行會議管理職能。
4.0 工作內容
4.1 會議的召開必須以高效、精簡、節約為原則。
4.1.1 按照規模和級別將重慶分公司會議分為公司會議和部門工作會議兩類。
4.1.2重慶分公司會議：由重慶分公司主要領導主持、各部門與各專案客戶服務中心負責人參加的會議，包括重慶分公司周例會、重慶分公司培訓學習會議等。
4.2 部門工作會議：由重慶分公司主要領導授權其他領導或部門領導主持的協調會及其他部門會議。
4.3 召開會議的審批
4.3.1重慶分公司會議不需審批。
4.3.2 部門工作會議。由重慶分公司本部部門或下屬各專案客戶服務中心牽頭組織召開的協調會或其他部門會議，須認真填寫《會議召開審批表》，經行政人事部平衡意見後，報領導審批。
4.3.3 公司其它人員未經審批，不得擅自召集其它部門開會，不得擅自占用會議室。
4.4 會議組織與安排
4.4.1 會議主持人：
重慶分公司會議結合主管領導意見，由分公司負責人主持（崗位空缺的情況下由行政人事部負責人主持）；部門工作會議由牽頭部門負責人主持；有上級領導、**部門領導或其他重要來賓時由主管領導主持。
4.4.2重慶分公司會議由行政人事部根據領導授意進行組織安排。
4.4.3 部門工作會議，由牽頭部門進行組織安排，並將召開會議的議程及參加會議人員等情況報送行政人事部；行政人事部負責提供會議室。
4.4.4 會議召開前，應由行政人事部或牽頭部門做好會議準備工作，包括各種會議議程設計及材料、會議簽到、會議記錄等。
4.4.5 會議通知
4.4.5.1 與會人員名單的確定既要精簡也要有代表性，並能夠及時準確的加以貫徹落
實。重慶分公司會議由會議主持人提議並報主管領導審定；部門工作
會議由主持人確定。
4.4.5.
2重慶分公司會議由行政人事部負責在會議召開8小時以前下發或傳真書面會議通知（臨時緊急會議除外），並告知會議主題和準備事項。在書面通知不便的情況下，由行政人事部專人負責**通知。
4.4.5.3 部門工作會議由會議主持人安排牽頭部門人員在會議召開8小時前書面或**通知與會人員，並告知會議主題和準備事項。
4.4.5 會議考勤
4.4.5.1 參加會議者不得遲到、早退或擅自不參加會議。會議由專人負責考勤；因事不能參加會議人員需書面向會議主持人請假，特殊情況可**請假，請假獲批准後不列入考核。
a. 重慶分公司會議，由行政人事部負責考勤。
b. 部門工作會議由會議主持人安排專人負責考勤。
c. 會議考勤人員必須在會議開始前15分鐘準備好考勤表，開始考勤。
d. 與會人員擅自不參加會議，按照當天曠工記入當事人當月出勤記錄；與會人員遲到10分鐘者、未經會議主持人批准擅自離會者，按照當天遲到記入當事人當月出勤記錄；考勤人員未按時準備好考勤表和未按規定考勤，按照當天遲到記入考勤人員當月出勤記錄。
e. 會議考勤結果由考勤人員於會議結束後報會議主持人簽字，並負責在24小時送達行政人事部。
4.4.6 會議紀律。與會人員在會議上手機必須調到無聲狀態，在會議上不得隨意走動，不得交頭接耳，不得打瞌睡，未經主持人同意不得接聽手機。
4.4.7 會議質量管理。
4.4.7.1為保證會議質量，提高效率，與會人員在接到會議通知後要認真準備，匯報內容要有重點有條理，發言時間控制在5分鐘以內。
4.4.7.2 會議須遵循「有議必有果」的原則，對會議上提出的問題必須得出結論；每項會議決定事項必須有明確的責任人、完成時間、完成標準；有爭議事項以會議主持
人決定為準，而不論其職位高低；與會人員的表態代表其所在部門的表態。
4.4.8 會議紀要
4.4.8.1重慶分公司會議紀要由行政人事部指定專人擬寫；部門工作會議紀要由主持人指定專人擬寫。
4.4.8.2 會議紀要要體現會議時間、會議地點、會議主持人以及參加人等；對於內容須擇要而記，包括與會人員提出的問題及意見、會議主要決定事項等內容。
4.4.8.3會議紀要必須在會議結束後二十四個小時內完成擬寫並報主持人審核。
5.0 相關檔案
無6.0 記錄**
6.1《會議紀要qr-5.5.3-01-01)
6.2《會議簽到表qr-5.5.3-01-02)
6.3《會議召開審批表qr-5.5.3-01-03）
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