4.6 記錄的日常管理和儲存
4.6.1各部門應指定人員負責記錄的日常管理，辦公室指定檔案保管員負責記錄的統一保管、儲存。
4.6.2記錄要存放在適宜的環境中，採取防蛀、防潮措施,防止損壞和丟失，保證記錄完整，並便於查閱利用。
4.6.3合同規定需要驗證記錄時，在記錄規定儲存期限內，辦公室檔案室應能提供所需的記錄，以便給客戶或其代表及認證機構查閱。
4.6.4記錄的儲存期限，於「有效記錄圖表清單」中逐一規定。其中gap記錄、gap監控記錄、糾偏行動記錄和檢驗記錄的儲存期限應40個月。
4.6.5記錄的借閱手續：對於已經集中歸檔並儲存至檔案室的記錄。各部門因工作需要借閱時，應到辦公室辦理借閱登記手續。
4.7 記錄的處理：超過儲存期限的記錄，辦公室檔案保管員可提出處理記錄檔案的申請，並填寫「記錄處理單」，經管理者代表批准後統一銷毀。
5 記錄
5.1 有效記錄圖表清單 202-01
5.2 記錄處理單 202-02
5.3 記錄借閱登記表202-03
5.4 記錄圖表歸檔清單202-04
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