醫藥公司疫苗採購管理規定

1．採購需求的確認和採購計畫。

1.1疫苗採購的數量：公司只經營第二類疫苗，應根據最低和最高庫存量，以不積壓，不脫銷，保證**，提出採購需求。

1.2採購中心與銷售部門每月根據藥品質量情況及銷售部門的進銷存業務業績和未執行合同，編制月《採購計畫》。

1.3編制疫苗採購計畫必須考慮供貨單位或購入途徑和到貨週期的不同情況，並考慮疫苗冷鏈運輸受不同季節氣溫影響等因素。

1.4疫苗《採購計畫》的主要內容：要貨部門、採購人員、藥品名稱、規格、劑型、生產企業、供貨單位、計畫數量、進貨期限和金額等。

1.5疫苗採購計畫審批：由採購中心經理審核其銷量、庫存、總量、斷貨情況等，質量管理部審核質量情況。

2.首營企業、品種的採購。

2.1藥品採購凡未與公司建立供需關係的企業和首次從某企業採購新品種（新劑型、新規格、新包裝）的疫苗，均應按《首營企業管理規定》（首營資質審核：應有國家食藥監部門核准的生產/經營的範圍）、《首營品種管理規程》進貨申請審批，已通過首營審批的企業、品種方可實施採購。

2.2查詢公司供銷鏈網路系統，對已通過錄入公司供銷鏈系統的合格**廠商和已在經營的品種，可直接實施採購。

3.合同的訂立

3.1簽定採購合同：採購部在進貨前應就有關原則與**廠商簽定《採購合同》（採購協議）（附有質量保證內容）

合同的內容應包括以下方面：

1）明確所購疫苗質量應符合國家的標準和有關要求，包括交貨期、售後服務等。

2）明確所購疫苗（國產）供貨時每件包裝應附產品合格證。（每批到貨均應附該批疫苗《生物製品批簽發合格證》影印件。）

3）明確所購疫苗包裝標準，標籤和說明書應符合國家有關規定

4）疫苗的運輸，應符合《疫苗儲存和運輸管理規範》的規定

5）進口疫苗除上述外，還應附有供貨單位原印章的《生物製品進口批件》、《進口疫苗檢驗報告書》的影印件

6）採購的疫苗應是近三個月的生產的藥品。

7）註明**及交貨方式，如遇**調整，則需重新簽定。

3.2採購合同的審批：簽定的採購合同應由採購經理審批簽字或授權的採購人員簽字同意後加蓋公章，審批不同意的則返回給採購員，重新與**商訂立合同。

3.3 採購員將加蓋公章的合同反饋給**商，要求其蓋章簽字後乙個月內寄回，採購員將合同編號整理歸檔。

4.採購的實施

4.1採購員應按《採購計畫》和採購合同的要求，向**商發出採購訂單（合同），其有效期為乙個月，過後如還須訂購必須重新發訂單（合同）。

4.2採購員根據採購合同將採購資訊輸入到供銷鏈系統中，生成電子版《採購合同》，通過網路傳遞物流，並生成電子版本的《驗收單》，內容包括：疫苗名稱、規格、劑型、**單位、生產企業、有效期、購進數量、購貨日期。

4.3採購員應根據採購訂單（合同），以不同的方式與**商聯絡，主動詢問發貨情況並跟蹤到貨資訊，如需更改訂單：1）數量的更改則重複3.

條款，2）**商更改的則重複1.條款，以確保採購訂單（合同）的履行。

4.4採購員應對未按約定執行的採購訂單（合同），應與**商聯絡進行催貨，並作為**商年度業績評定的依據。

5.到貨情況確認

5.1情況處理。

1.符合訂單：

1）倉庫疫苗驗收員根據採購到貨驗收資訊由《採購合同》生成電子版的「採購預報」轉《驗收單》。

2）採購員收到**商開具合法票據後，應與「採購進倉」《入庫單》的品規、數量、**商名稱等進行核對，無誤後在供銷鏈系統中進行勾聯，並按付款要求執行付款審批。

2. 不符合訂單：客服人員與採購人員進行**溝通，依據溝通的結果由驗收員進行驗收或拒收。

3.對於疫苗供貨異常的按不合格藥品管理規定執行。

5.2採購員將到貨入庫情況記錄在《購進記錄》中

5.3採購中心應及時將進貨質量異常情況，**商履行合同的能力，售後服務和預防糾正措施報告情況記入**廠商業績評定內容作為年度進貨質量評審的依據。