檔案編號管理規定
2023年4月13日發布2023年4月15日實施
青島世澤電子儀表****批准
檔案編號管理規定
1.目的
為了規範管理本公司的各種檔案、技術文件、記錄等檔案，對它們的編號方法作出統一規定。
2.適用範圍
適用於公司所有檔案及檔案執行過程中產生的各種技術文件、記錄、專案和合同的編號。
3.職責與許可權
3.1綜合部負責企業管理類檔案、規章制度、外來檔案和記錄的編號管理；
3.2質量部負責質量體系檔案和質量記錄的編號管理；
3.3研發部負責設計開發檔案、專案報告、圖紙、記錄和外來技術檔案的編號管理；
4.外部檔案編號規定
4.1外部檔案編號情況
由於外部檔案**渠道不同，不同的檔案可能具有各自的編號規則，也有可能根本沒有任何編號，因此，在對檔案進行編號（如需要）時，應盡可能反映出檔案的主要屬性。
如果外部檔案自身帶有編號，直接引用即可。
如果外部檔案沒有編號，企業需要根據檔案的**、主題、接收日期、接收順序進行編號登記。
4.2外部檔案編號舉例（不含記錄表單）
示例1：
2023年3月24日，購進國家標準gb/t17215.301-2007 《多功能電能表特殊要求》，那麼在檔案登記和使用時，對於該檔案編號，直接引用gb/t17215.301-2007就行了。
示例2：
收到**某部門發文。對於這類檔案，一般都有文號和主題，如2023年3月1日收到青島市嶗山區人民**安全生產委員會辦公室檔案青嶗山安辦[2009]47號青島市嶗山區人民**安全生產委員會辦公室關於公布《嶗山區生產經營單位安全生產主體責任級別評定標準（試行）》的通知。則按照如下格式進行檔案登記。
20100301-青嶗山安辦[2009]47號青島市嶗山區人民**安全生產委員會辦公室關於公布《嶗山區生產經營單位安全生產主體責任級別評定標準（試行）》的通知。
5.內部檔案編號規定
5.1公司執行管理檔案
5.1.1程式類檔案
包括：企業管理類檔案，公司章程類、社會責任類（環境保護、安全生產、消防等）、經營策劃類、組織結構類、規章制度類、員工權責類、企業檔案類。
按照如下格式進行編制。
sz-ap
公司執行檔案主分類後的順序號（用2位數字表示）
公司執行檔案主分類號（用1位數字表示）
公司檔案發布部門代號（用2位數字表示）
公司執行管理檔案代號
世澤公司代號
5.1.2記錄類檔案
按照如下格式進行編制
sz-ar
公司執行記錄主分類後的順序號（用2位數字表示）
公司執行記錄主分類號（用1位數字表示）
公司檔案記錄部門代號（用2位數字表示）
公司執行管理記錄代號
世澤公司代號
5.1.3公司執行檔案、記錄主分類號
5.1.4檔案、記錄發布部門分類代號
5.2質量手冊相關檔案
為了便於質量管理檔案與iso9001-2008《質量管理體系要求》標準協調對應，因此，檔案編號的基本原則是按照標準的條款序號來進行設計。
根據質量管理體系檔案編制習慣，我們將質量手冊作為質量控制的頂層檔案。質量管理檔案的結構參見sz-qog-423-01-a《檔案分類規則》中4.4條。
5.2.1 質量手冊編號規則
編號樣式：sz-qm詳述如下：
sz-qm
代表區域性修訂序號（以0、1、2、3……表示）
代表主版本編制年代號（以4位年代號表示）
代表主版本順序號（以a、b、c……表示）
代表質量手冊的代號。
代表世澤公司代號
編號示例：
如：2023年編制的第一版質量手冊，其檔案編號為「sz-qm-a-2010-0」。
注：a）區域性修訂：表示質量手冊中小範圍修改的情況，如修訂錯別字、職責調整等；
b）主版本：是指手冊因為企業管理方法發生重大變化、國家質量體系標準換版等原因造成手冊大範圍調整。
5.2.2 程式檔案編號規則
編號樣式：sz-qp詳述如下：
sz-qp
代表版本順序號（以a、b、c……表示）
代表順序號（以2位數字……表示）
代表對應國標的條款編號（以2～4位數字……表示）
代表質量管理體系程式檔案的標誌。
代表世澤公司代號
編號示例：
如：我們要編制乙個檔案控制程式，其檔案編號為「sz-qp-423-01-a」。
注：a）對應國標的條款編號：選擇原則，以最接近要求程式檔案的條款號為準，如上例定為423，而不是42。
b）程式檔案順序號：國標的同一條對應的程式檔案要求可能不止乙個，因此按照出現先後順序進行編排。
b）程式檔案版本順序號：是指同乙個程式檔案在換版時出現版本號調整。
5.2.3 通用作業指導書檔案編號規則
編號樣式：sz-qog詳述如下：
sz-qog
代表版本順序號（以a、b、c……表示）
代表順序號（以2位數字……表示）
代表對應國標的條款編號（以2～4位數字……表示）
代表質量管理體系通用作業指導書的標誌。
代表世澤公司代號
編號示例：
如：我們要編制乙個「檔案分類規則」作業指導書，其檔案編號為「sz-qog-423-01-a」。
5.2.4 專業作業指導書檔案編號規則
編號樣式：sz-qos詳述如下：
sz-qos
代表版本順序號（以a、b、c……表示）
代表順序號（以2位數字……表示）
代表對應國標的條款編號（以2～4位數字……表示）
代表產品產品型號
代表質量管理體系專業作業指導書的標誌。
代表世澤公司代號
編號示例：
如：我們要編制乙個型號為ddzy1271的產品出廠檢驗作業指導書，出廠檢驗對應國標8.2.
4.1章節，則該作業指導書的檔案編號可以命名為「sz-qos-ddzy1271-8241-01-a」。
5.2.5 通用作業記錄檔案編號規則
編號樣式：sz-qrg詳述如下：
sz-qrg
代表版本順序號（以a、b、c……表示）
代表順序號（以2位數字……表示）
代表對應國標的條款編號（以2～4位數字……表示）
代表質量管理體系通用記錄檔案的標誌。
代表世澤公司代號
編號示例：
如：我們要編制乙個「企業人員登記表」記錄檔案，該條款對應國標6.2條款，其表號可定為「sz-qrg-62-01-a」。
5.2.6 專用作業記錄檔案編號規則
編號樣式：sz-qrs-p詳述如下：
sz-qrs-p
代表版本順序號（以a、b、c……表示）
代表順序號（以2位數字……表示）
代表對應國標的條款編號（以2～4位數字……表示）
代表產品/工藝編號（以p帶3位數字……表示）
代表質量管理體系專業記錄檔案的標誌。
代表世澤公司代號。
編號示例：
如：我們要編制乙個型號為ddzy1271的產品出廠檢驗報告，出廠檢驗對應國標8.2.
4.1條款，則該出廠檢驗報告的編號可以為「sz-qrs- ddzy1271-8241-01-a」
5.3 存檔檔案編號規則
所謂存檔檔案，不是指某乙個獨立的檔案。獨立的檔案以檔案編號進行識別。
檔案進行存檔管理是為了備份或者檢索方便。
存檔的檔案資料應採用檔案盒進行儲存，同一類的檔案放在同乙個檔案盒內，外部貼上檔案號予以識別。
存檔檔案的分類
6.相關檔案
檔案編號規定
gt鋼鐵 受控狀態 受控 發放編號 a04 檔案編號 gt gx gl qp 0100 04 2016 版本 修改狀態 01 00 編制人 陳麗婷編制日期 2016 04 25 審核人審核日期 2016 04 29 批准人批准日期 2016 05 01 持有人 發布日期 2016 05 01實施日期...
檔案編號及版次規定 舊
1.目的 確保檔案編號與版次規範化。2.範圍 適用於品質系統之管制檔案。3.內容 3.1 檔案之編號管理 3.1.1檔案之編碼原則 表單版本編號 流水號流水號 檔案層別 部門 公司 3.1.2公司 固定為ald 3.1.3 部門 3.1.4 檔案層別 3.1.5流水號 001 002 003等序號。...
質量管理體系檔案分類與編號規定
為規範山東鳳凰城發展 質量管理體系檔案的分類與編號，便於檔案的控制 使用與儲存，制定本規定。第二條本規定適用於山東鳳凰城發展 所有質量管理體系檔案。第二章檔案分類 第三條質量管理體系檔案包括 1 質量方針和質量目標 2 質量手冊 3 程式檔案 4 制度 辦法 作業指導書等管理性檔案 5 標準 規範 ...