【關鍵詞】體系,思考,標準,管理,電子,檔案,
建立科學、合理的電子檔案管理標準體系，既是對電子檔案實行有效管理的前提，也是目前電子檔案管理研究面臨的乙個重大挑戰。近年來，人們普遍認識到，電子檔案管理標準是確保電子檔案管理目標得以實現的有效途徑，相應標準的制定在國內國際都得到了一定的重視。
一、電子檔案管理標準體系構建的理論基礎
1、英國國際數字保管中心電子檔案生命週期模型
電子檔案標準體系的設計必須要有理論基礎，其中檔案生命週期模型在檔案、檔案領域歷來是理論研究的基石。2023年，《國際數字保管期刊》(international lour-nal of distal curafion)發布了英國國際數字保管中心(distal curafion centre)研究提出的電子檔案生命週期最新模型，該模型在國際標準《iso 14721：2002開放檔案資訊系統參考模型(oais)》的總體框架下，根據電子檔案的自身特點，建立了電子檔案生命週期模型，見圖1。
**1該模型將電子檔案生命週期流程分為兩個層次：電子檔案核心流程層和特定流程層。核心流程層指貫穿電子檔案整個生命週期的流程，即電子檔案的整個生命週期都需要進行的流程活動。
核心流程層用封閉圓圈表示，圍繞著中心的電子檔案從外至內依次為：「電子檔案管理和儲存」、「電子檔案標準規範控制」、「電子檔案長期儲存計畫」、「電子檔案管理元資料」。這四個圈針對任何型別的電子檔案，是共性流程，亦即它們是貫穿整個電子檔案生命週期的。
特定流程層指僅在電子檔案生命週期的某個階段涉及到的職能活動，這些職能活動在整個電子檔案生命週期中有先後順序，所以也被稱為順序流程(sequential ac—fions)。特定流程層用模型外層的箭頭圍繞成圈表示，包括檔案的「建立與接收」、「鑑定與選擇」、「銷毀」、「移交」、「儲存」、「存放」、「利用與再使用」、「遷移」等。特定流程，由於其是特定的，所以可以根據不同型別電子檔案生命週期的特殊性而有所變化。
**2該電子檔案生命週期模型不同於傳統檔案生命週期模型的單層一維架構，分為了核心流程層和特定流程層兩個層次，其中，核心流程層相對穩定，特定流程層相對靈活，既能兼顧電子檔案生命週期的共性流程，又能兼顧電子檔案生命週期的特定流程，為電子檔案管理標準體系的構建提供了基本依據。
2、中國特色的電子檔案生命週期核心流程與特定流程
根據國際電子檔案生命週期模型，結合我國電子檔案管理實踐，具有中國特色的電子檔案生命週期核心流程與特定流程，可以設計如下：
第一，核心流程層：
(1)管理範圍，是指明確電子檔案在其整個生命週期所要涉及的範圍；
(2)管理原則，是指制定電子檔案在其整個生命週期中涉及的管理原則；
(3)邏輯檔案與物理檔案元資料需求，是指根據電子檔案管理元資料標準捕獲電子檔案的管理元資料、描述元資料、技術元資料和長期儲存元資料，以確保對電子檔案的長期控制。
(4)保管與長期儲存需求，是指在整個生命週期內電子檔案的管理需求與長期儲存需求，具體是指為電子檔案在其整個生命週期中制定儲存需求與長期儲存計畫，例如電子檔案的鑑定需求與計畫、移交需求與計畫、遷移需求與計畫等。
**3 很顯然，以上這些都是貫穿電子檔案整個生命週期的職能活動，沒有這些貫穿電子檔案
整個生命週期的職能活動，電子檔案就無法實施具體的管理。
第二，特定流程層：
(1)概念計畫階段，主要是制定電子檔案的建立計畫，包括捕獲方法和儲存方法；
(2)建立階段，主要是電子檔案的捕獲、鑑定與選擇、分類、著錄及電子檔案的歸檔移交；
(3)儲存階段，主要是電子檔案的接收、再次鑑定、儲存、遷移及更新。該階段應採取措施確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用，進而確保電子檔案的憑證性和長期儲存。
(4)利用階段，主要是電子檔案的檢索利用即利用許可權控制與使用。該階段可以採用利用控制和驗證電子檔案真實性的方法，確保電子檔案可以被特定物件利用或再使用。
(5)銷毀階段，主要是銷毀不需要長期儲存的電子檔案。為確保電子檔案的安全銷毀，銷毀必須遵循相應的法規、政策和指南。
以上電子檔案生命週期的各個階段是電子檔案管理期間必然要涉及的階段，各個階段中的各項具體職能活動，是電子檔案生命週期中的特定活動，具有順序性和階段性。
根據以上對我國電子檔案管理生命週期模型核心流程層及特定流程層的設計，我們就可以形成具有中國特色的電子檔案生命週期模型，見圖2。
對應我國電子檔案生命週期模型的核心流程，我們可以建立起貫穿電子檔案整個生命週期的全程類標準體系；對應其特定流程——即概念計畫與設計階段、建立階段、儲存階段、利用階段和銷毀階段，我們可以建立起相對於電子檔案生命週期相應階段的四個標準子體系，並且根據電子檔案具體的職能活動，一方面通過調研歸納出相關標準，另一方面通過功能需求分析演繹出相關標準，形成一系列標準規範，最終形成我國電子檔案管理標準體系。
二、我國電子檔案管理標準體系的構建
1、電子檔案管理標準體系框架
根據上述電子檔案生命週期模型，我國電子檔案管理標準體系框架的構建需包括：
(1)電子檔案管理全程類標準：包括電子檔案管理原則標準、電子檔案管理範圍標準、電子檔案元資料需求標準、電子檔案管理需求標準、電子檔案儲存需求標準。
(2)電子檔案管理階段類標準：包括電子檔案管理概念計畫與設計階段的標準、電子檔案管理建立階段的標準、電子檔案管理儲存階段的標準、電子檔案管理利用階段的標準、電子檔案管理銷毀階段的標準。
其中，我國電子檔案管理標準體系框架與電子檔案生命週期模型的對應見圖3。
2、電子檔案管理標準體系
根據以上電子檔案管理標準體系框架，進一步展開細化，就可以構建出更為全面詳盡的電子檔案管理標準體系。
(1)電子檔案管理全程類標準體系
電子檔案管理原則標準子體系，包括通用電子檔案管理原則標準和專門電子檔案(如cad電子檔案、衛星地**件、電子郵件等)管理原則標準。
電子檔案管理範圍標準子體系，包括通用電子檔案管理範圍標準和專用電子檔案(如cad電子檔案、衛星地**件、電子郵件等)管理範圍標準。
電子檔案元資料需求標準子體系，包括通用電子檔案管理元資料需求標準和專用電子檔案(如cad電子檔案、衛星地**件、電子郵件等)管理元資料需求標準。
電子檔案儲存需求標準子體系，具體指電子檔案長久儲存標準，包括通用格式電子檔案長久儲存標準和專門格式電子檔案(如影象檔案、**電子檔案、多**電子檔案等)長久儲存標準。
電子檔案管理需求標準子體系，具體指基礎保障類標準，包括電子檔案管理術語標準、電子
檔案管理評估標準、電子檔案安全管理標準、電子檔案鑑定、移交與遷移標準等。
(2)電子檔案管理階段類標準體系
電子檔案概念計畫與設計階段標準子體系，包括電子檔案管理系統及其檔案管理需求、電子檔案分類方案、電子檔案保管期限表、電子檔案命名規範等標準。
電子檔案建立階段標準子體系，包括電子檔案登記標準、電子檔案捕獲標準、電子檔案整理規範、電子檔案著錄規則、電子檔案真實性保障標準及其他標準規範。其中電子檔案著錄規則又可細化為資料值標準規範、資料內容標準規範、資料結構標準規範(又可分為目錄資料庫、全文資料庫和多**資料庫)。
電子檔案儲存階段標準子體系，包括電子檔案再次鑑定標準、電子檔案移交歸檔標準、電子檔案轉換標準、電子檔案更新標準、電子檔案儲存標準及其他標準。
電子檔案利用階段標準子體系，包括電子檔案檢索標準、電子檔案訪問標準、電子檔案使用標準及其他標準(如電子檔案利用許可權、電子檔案的密級管理等標準)。
電子檔案銷毀階段標準子體系。包括電子檔案處置標準、電子檔案銷毀許可權等標準。
以上由全程類和階段類電子檔案管理標準構成的體系，科學地建立了我國電子檔案管理標準體系的明細表。隨著我國電子檔案管理實踐的發展，我們應逐步形成對電子檔案管理標準體系進一步細化的明細表，從而更詳盡地建立起符合電子檔案管理需要的單項標準，為電子檔案的科學管理提供更為細緻的管理指南，為實現前端控制提供更具操作性的指導和規範。
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