(受控檔案)
1 目的
對工程系統檔案和資料進行控制，明確檔案和資料的管理規程，確保工程系統檔案資料處於受控狀態。
2 適用範圍
適用於碧桂園專案工程技術類檔案和資料的控制。
3 職責
3.1專案公司工程部內務主管負責本管理規程的具體實施，工程部經理負責實施的巡查；
3.2專案公司分管領導督促和支援本規程的實施；
3.3集團公司對本規程的執行進行檢查。
4 工作程式
4.1 外來檔案控制
4.1.1 施工圖紙的發放流程為：
對於工程部自留圖紙需加蓋收文印章和「受控」印章；對於公司內部其他部門留存圖紙，工程部應在圖紙目錄頁加蓋「受控」印章並編寫分發號；發給施工單位、監理單位及其他外單位的圖紙可不蓋「受控」印章。
4.1.2 設計變更、勘測資料、樁基測試報告等技術資料，發放流程為：
彙總此類檔案為受控檔案，由工程部負責具體發放。對勘測資料、動測報告等須送設計單位乙份，此類檔案不需蓋收文印章和「受控」印章，但須做收文登記和發放記錄。勘測資料、動測報告在專案結束後，彙總至工程部內務主管保管。
4.1.3 對外來圖集、規範、標準等技術檔案，由工程部做好收文登記，填寫《外來檔案處理單》，報專案公司總經理審批是否列入「受控」及發放範圍後，發放給相關使用部門和人員。
4.2 工程管理中的「工程聯絡單」、「圖紙會審紀要」、「會議紀要」等檔案均為受控檔案，由工程部進行發放和日常管理，並彙總至工程部內務主管。各種會議紀要、會審紀要的發放範圍為各參加單位及註明抄送單位。
4.3 所有受控檔案的發放由檔案發放部門做好《受控檔案發放臺帳》或《工程類受控檔案發放臺帳》的填寫工作。
4.4 檔案編碼
4.4.1 檔案的編碼以「碧桂園·所在省名稱·專案名稱·檔案型別【2008】001」為總形式，詳釋如下：
4.4.1.
1文字部分用拼音的第乙個字母，如「bgy·ah·wh·紀要【2008】001」，「即表示：碧桂園·安徽·蕪湖專案紀要」，檔案型別須採用文字表示，以便於識別，檔案型別有質量記錄、請示、報告、工程技術聯絡單、會議紀要等。
4.4.1.
2檔案的編碼由表式編碼和記錄編碼組成，如 「bgy·ah·wh·紀要」為表式編碼，「【2008】001」為記錄編碼，其中「【2008】」為記錄所屬的年份，「001」為編碼順序號。
4.4.1.3當專案分割槽和分期開發，且質量記錄是針對某一區塊或某一期時，記錄編碼專案號後還須加上分割槽號和分期號，如bgy·ah·wh-a區-ⅰ期·紀要【2008】001。
4.4.2 設計變更通知單、勘測資料、動測報告的編號採用發文單位原編號；圖紙、圖集、規範等外來受控檔案的編碼參照執行。
4.5 工程技術檔案、資料的更改。
4.5.1 當質量記錄內容填寫出現筆誤時，由原記錄人進行更改，更改方法為：用兩條橫線將筆誤記錄劃去，在邊上填寫正確記錄，並簽名或蓋章。
4.5.2 當質量記錄的表式需要更改時，由更改申請人填寫《檔案更改審批單》，報經專案總經理審批後更改，更改後的**由資料主管進行分發，工程系統的發放範圍為工程部各工程主管，由工程部主管負責對本專案新舊**進行更換。
4.5.3 工程技術檔案(非質量記錄)的更改可根據實際情況採用發《工程聯絡單》或補發修改檔案的方式進行更改。更改的審批可採用在《工程聯絡單》或修改檔案上簽字、蓋章等形式。
4.5.4 圖集、規範、標準等換版時，重新辦理蓋章、登記、借閱手續。同時，工程部負責收回舊版圖集、規範、標準等檔案，加蓋「作廢」印章後留用備查。
4.6 工程技術檔案、資料的管理
4.6.1 工程技術檔案和資料由工程部內務主管負責日常的管理。
4.6.2 工程部內務主管負責做好日常技術檔案和資料的整理工作，分類建立受控檔案及質量記錄的臺帳。
施工圖紙、設計變更單、圖集、規範、標準等外來檔案以收文登記代台帳。對於工程聯絡單、整改通知單、施工聯絡單、圖紙會審紀要、設計變更單等，各工程管理人員必須每月整理，並於每月最後乙個工作日前交專案公司資料員編目、存檔。
4.6.3 工程部對於影響平面、立面、改變使用功能、調整戶型布局的變更，需立即向策劃營銷部傳遞書面的變更資料；對於超出原**部門批覆的變更，還必須向集團公司前期分管領導及相關人員提供詳細的變更資料。
4.6.4 各種工程技術檔案和資料於專案完成後，由工程部內務主管整理後交專案公司資料員統一歸檔。
5．相關記錄
5.1外來檔案臺帳。
5.2受控檔案發放臺帳。
5.3技術檔案臺帳。
6．附加說明
6.1本規程自2023年01月01日起執行。
6.2本規程由集團工程管理總部負責解釋。
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